Fotó: Chris Montgomery // Unsplash
Legyél jobb!

Így szervezz kevesebb, de hatékonyabb meetinget

Forbes
2020. november 23. 3 perc olvasás

A hosszú és nyögvenyelősen lassú meetingek nem csak a munkamorált rontják, de a cég pénzét is feleslegesen égetik. A jó hír azonban az, hogy már néhány apró változtatásnak is kézzelfogható hatása lehet.

Ahhoz, hogy vezetőként hogyan teheted hatékonyabbá, pörgősebbé, a munkatársak számára is hasznossá az értekezleteket, az amerikai Forbes gyűjtött össze néhány egyszerűen kivitelezhető, de annál hatásosabb apró trükköt.

Tarts nagytakarítást a naptáradban

A már sokat hallott közhely, miszerint a kevesebb, néha több a meetingek terén abszolút igaz. Könnyen belecsúszhatunk abba, hogy azt érezzük, szétfolyik a kezünkben az időnk, hiába van tele a naptárunk, valahogy nem haladunk a projektekkel.

A kulcs ilyenkor nem abban van, hogy még több mikromenedzseléssel tömjük tele a naptárunkat, hanem abban, hogy megnézzük, mi az, amit ki lehet belőle dobni.

Lehet, hogyha alaposan megvizsgálod az időbeosztásodat rájössz, hogy van jó néhány olyan rendszeres, heti szintű találkozó, ami többet vesz el, mint amennyit ad. Ezeket érdemes kigyomlálni, vagy legalább lerövidíteni ahhoz, hogy jobban fel tudj készülni a valóban hasznos és hatékony értekezletekre.

Ebben segíthetnek a következő kérdések:

  • Lenne-e bármi negatív hatása, ha megszüntetnéd ezt az értekezletet?
  • Hogyan értékelnék a saját hatékonyságukat azok, akik részt vesznek az értekezleten?
  • Felkészülve érkeznek-e a munkatársaid a meetingre? Szükséges-e egyáltalán felkészülni rá?

A legegyszerűbbnek tűnő lépések segíthetnek első körben a legtöbbet

Abban, hogy hatékonyabbá tedd az értekezleteket néha a legegyszerűbb és a legkézenfekvőbb megoldások segíthetnek a legtöbbet. Például, fusd végig a résztvevők listáját, és minden név után tedd fel a kérdést: valóban hasznos, ha ő ott van? Minél kevesebben vagytok egy-egy meetingen, annál fókuszáltabb lehet a beszélgetés, és annál hatékonyabb lehet a végkimenetele.

Egy ökölszabály lehet, hogy annál többen soha ne legyetek egy tárgyalóban vagy egy Zoom-találkozón, mint ahány ember jóllakhat két pizzával.

Tájékoztasd a csapatod!

Ahhoz, hogy valóban elérje a célját az értekezlet, először is tudasd a csapatoddal, hogy mi ez a cél. Minden értekezlet előtt írj egy listát arról, hogy melyek azok a pontok, amiket mindenképp át kell beszélnetek, mik azok a döntések, amik a találkozó végéig meg kell, hogy szülessenek, és mi az, amivel a csapattagok ehhez a legtöbbet tehetik.

Érdemes az értekezlet végén egy összegző e-mailt küldeni az elért haladásról, és arról, hogy pontosan kinek mi a következő feladata.

Fotó: Chris Montgomery // Unsplash