Akár a munkavállalók harmada is felmondhat, ha költözik az iroda, és nem figyelnek a dolgozók igényeire – mondja Szabó Eszter, a CBRE tanácsadója. Lejárt az az idő, amikor a babzsák és a szalonba bedobott csocsóasztal elég, a cégeknek egyre több extrát kell nyújtani, hogy becsalogassák a munkahelyre az alkalmazottakat. A távmunka terjedésével az irodák is kisebbek lesznek, egyre több helyen a személyes asztal is már a múlté, de vigaszt nyújthatnak a jógaórák és a házi pszichológus. Interjú.
Ha a munkaerőhiány nem lett volna elég, a zsúfolt irodapiac is éles versenyre készteti a munkáltatókat – ez pedig egy Magyarországon eddig alig létező szakmát is életre hívott. A CBRE nemzetközi ingatlantanácsadó felmérése szerint 2019 utolsó negyedévében alig látott szintre, 5,4 százalékra csökkent az üresen álló irodák aránya a teljes állományon belül. Bár a budapesti ingatlanpiaci boom az irodaházak esetében folytatódik, ebben a pillanatban is 576 ezer négyzetméternyi beruházás van folyamatban, de a kereslet nem apad. Szabó Eszterrel, a CBRE Magyarország munkakörnyezeti stratégiáért és változásmenedzsmentért felelős tanácsadójával interjúztunk irodapiaci trendekről és a jövő munkahelyeiről.
Kevés az iroda, munkaerőhiány van az építőiparban – miért dönthetnek a cégek egy ilyen környezetben mégis a költözés, átalakítás mellett?
Jellemzően három okot lehet megkülönböztetni. Egyik, hogy ez egy presztízsberuházás: olyan környezetet alakítanak ki, ami illik a vállalat arculatához, ahova büszkén lehet az ügyfeleket tárgyalni hívni, és erős marketingereje van munkaerő-toborzásnál. Második a helykihasználtság javítása és a hatékonyság növelése. Ez nem csak költségekről szól, hanem fenntarthatósági szempont is: a kevesebb négyzetméter, okosabb kialakítás kisebb energiafelhasználást is jelent. Harmadik, és ez a leggyakoribb, hogy az anyavállalattól, külföldi központból érkező direktíva alapján határoznak, a célja pedig valamilyen munkakultúra-váltás, a csoportos munkavégzés elősegítése az egyéni munka helyett.
Új trend a tevékenységalapú munkakörnyezet (activity based workplace), ahol úgy választod a helyed az irodában, hogy éppen milyen feladatot végzel.
Ha formális megbeszélést folytatsz a kollégáddal, akkor vannak erre kijelölt tárgyalók, informális beszélgetéshez erre szánt nyitott, közösségi terek, a koncentrált munkavégzést pedig egy fókuszszobában végezheted, telefonálásra is van egy külön helyiség. A hangsúly a választáson van, hogy a munkavállaló eldönthesse, mi számára a megfelelő.
Mekkora kihívás most egy cégnek megfelelő irodát találni a piacon, amikor alig van üresen álló irodaház?
Megoldás mindenre van, nyilván büdzsé kérdése. Van, amikor kompromisszumot kell kötni. De olyan is van, hogy költözés helyett maradnak a helyszínen, és azt modernizálják, miközben a felújítással párhuzamosan dolgoznak tovább.
Szabó Eszter pszichológusként végzett kanadai és holland egyetemeken, ezután kezdett foglalkozni munkahelyi pszichológiával. Fotó: Sebestyén László
Látszik valamilyen iránya a vándorlásnak? Inkább a külváros irányába terjeszkednek, vagy befelé mennek?
Az a benyomásom, hogy inkább a városközponthoz egyre közelebb jönnek. Az Árpád híd környéke, a Váci úti folyosó az, ami most nagyon népszerű célpont, sok munkaáltató települ át ide a külső kerületekből és az agglomerációból.
Egy új iroda kialakításánál melyik a fontosabb a cégeknek: a jelenlegi munkavállalók igényeit tartják szem előtt, vagy már a következő években magukhoz csábítandó dolgozókra, jellemzően fiatalabb generációkra gondolnak a tervezésnél?
Tapasztalatom szerint nagyon jelenfókuszú a gondolkodásuk, inkább megtartani akarják a munkaerőt, főleg ott, ahol általában 5-10 évet lehúznak a kollégák. Az a szakértelem, amit ennyi idő alatt felhalmoznak, értékes a cégeknek, és nehéz pótolni a munkaerőpiacon. De az olyan szektorok esetében, ahol eleve nagyobb a fluktuáció, mint például a szolgáltatóközpontokban, ez kevésbé szempont.
Hogyan viselik általában költözést a munkavállalók?
Ez egy drasztikus változás a cég és a dolgozók életében, amit kezelni kell. Persze nem mindegy, hogy fél órával távolabb, vagy csak egy metrómegállóval arrébb költözik az iroda. De nemcsak a lokáció, hanem a munka stílusa is számít.
Ha valaki azt szokta meg, hogy saját irodája, saját asztala van növénnyel, családi fényképekkel, annak ez egy erős kontraszt, ha az új irodában reggelente a szekrénybe rakja a személyes holmijait, és elindul munkaállomást keresni.
Tulajdonképpen az új helyből és helyzetekből fakadó kihívásokat könnyíti meg a változásmenedzsment. Amikor bizonytalanság van, elindulnak a pletykák és a nem valós elvárások az új helyszínnel szemben, akár pozitív, akár negatív irányban. Ilyenkor a legfontosabb a folyamatos kommunikáció és információátadás. El kell magyarázni a munkavállalónak, miért történik a költözés, mi a vállalat célja, és azt is, hogy ez őt hogyan érinti, hova fordulhat kérdés esetén.
Mennyire újdonság Magyarországon, hogy már ezzel is foglalkozni kell az irodapiacon?
Magyarországon viszonylag új, de a régióban, például Lengyelországban, Csehországban már viszonylag elterjedtebb, a legtöbb ingatlantanácsadó cégnek van már csapata erre. Most már itthon is kezdik felkapni. Ezt egyértelműen a munkavállalók felértékelődése hívta életre. Egyre nagyobb a verseny a vállalatok között, hogy a megfelelő munkaerőt csábítsák magukhoz, és olyan prémium szolgáltatásokat adjanak, amiért nem akarnak majd elmenni.
Belülről hogyan néz ki ez a folyamat?
Egy ideális esetben a munkáltató előzetesen felméri, hogy milyen irodára van szüksége. Csak ez a szakasz körülbelül három-négy hónapot vesz igénybe. Először azt kell megtudni, hogy mennyi helyre van szükség. Szoftveres helykihasználtsági méréssel egy-két héten át órákra lebontva követjük, hogy hányan vannak a tárgyalókban, milyen technológiát használnak, mennyien végzik a munkájukat a munkaállomásokon.
Kérdőívet szoktunk készíteni arról, hogy a
munkavállalók mennyire elégedettek, hogyan végzik a munkájukat, mi fontos nekik
a munkahelyen, min javítanának. Érdemes még elemezni azt is, ki mennyit
ingázik, honnan jár be a munkahelyre. Ez a helyszínválasztásnál fontos, hogy
mennyit változna az utazási idő. A teljes képért pedig interjúzunk a
menedzserekkel, valamint fókuszcsoportos interjúkat készítünk, akikkel
megbeszéljük a kapott eredményeket, hogy mennyire érzik reálisnak. Például, ha
kijön, hogy csak 20 százaléka az embereknek elégedett a közösségi terekkel,
akkor körbejárjuk, hogy konkrétan mi a probléma: túl kicsi a tér, rossz a
dizájn, használhatatlanok az eszközök.
Az objektív mérés később is fontos a kommunikáció szempontjából, amikor a percepció és valóság ütközik. Ilyenkor meg lehet mutatni, hogy lehet, hogy azt érzed, tömeg van az irodában, de két héten át figyeltük, és a fél iroda üres.
Fotó: Sebestyén László
Ezt egy néhány tíz, max százfős csapatnál még el tudom képzelni, de egy többezer fős cégnél hogyan lehet a folyamatos kommunikációt fenntartani?
Jó megoldás lehet erre – én is szoktam alkalmazni – a cégen belül csapatonként kiválasztani egy-egy változáskövetet. Ő lesz az összekötő kapocs, akit folyamatosan tájékoztatunk, hogyan halad az építkezés, milyen dizájnötletek vannak a belső tér kialakítására, és aztán neki mutatjuk meg, mi hogyan működik. Ez persze önkéntes alapon megy, legjobb, ha maguk közül választják ki az egyént, aki amúgy is hangadó a közösségen belül, és havi egy-két órát hajlandó erre időt szánni.
Mikor számít sikeresnek egy költözés? Lehet ezt egyáltalán valahogy számszerűsíteni?
A költözés után ugyanúgy felméréseket végzünk, hogy
kövessük az elégedettséget, és korrigáljunk szükség esetén. A legfontosabb,
hogy az első benyomás pozitív legyen: működjön minden, előre le legyenek
tesztelve a berendezések. Maga a költözési folyamat sikeresnek számít, ha a
fluktuáció, a kilépések száma nem változik a korábbi helyszínhez képest, az új
tér előnyei hosszabb távon jelennek meg.
Ha rosszul sikerül – nem jó a helyszín, nem menedzselték megfelelően a procedúrát –, akkor akár 30-40 százaléka is elmehet az embereknek a cégtől. Főleg most, hogy van hova menniük a munkaerőhiány miatt.
Persze nem másnap, hanem a költözést követő egy évben. De ha nem is mennek el ennyien, a munkavégzés hatékonysága is csökkenhet, szélsőséges esetben a felére is, ami a profiton is meg fog látszani az év végén. Ez nemcsak költözésnél merülhet fel, hanem ha a maradás és felújítás mellett döntenek, és nem biztosítanak megfelelő ideiglenes helyszínt munkavégzésre, ahol nem zavar a zaj és por.
Amikor így félrecsúszik valami, mit tehet
utólag a munkaadó, ha már sokéves bérleti időre kötelezte el magát?
Ilyenkor azért lehet menteni a menthetőt: több távmunkát engedni, plusz juttatásokat bevezetni, ha a parkolással van probléma, akkor parkolási vagy utazási megoldást biztosítani a kollégáknak. Fontos a munkavállalók igényeit szem előtt tartani – de nem lehet a végtelenségig elmenni. 5-10 százaléka a munkavállalóknak úgyis elégedetlen lesz, valószínűleg már a régi helyszínen is az volt.
Apropó távmunka: mennyire alapvető már, hogy lehet otthonról is dolgozni?
Ahol tevékenységközpontú a munkafolyamat és a környezet kialakítása, ott már bevett szokás a heti két nap, akár otthonról, akár távolról. Ez elsősorban egy juttatási forma a munkáltatótól, de egy mód is a helytakarékosságra, hogy kisebb alapterületű irodát kelljen kialakítani. Nem is mindig pozitív a fogadtatása. Elterjedhet az a narratíva, hogy kötelező otthonról dolgozni, ezen akar spórolni a munkáltató, az otthoni környezete pedig nem mindenkinek alkalmas erre, vagy nem ezt szokták meg. Ebben vannak generációs különbségek is. Ilyenkor fontos hangsúlyozni, hogy a távmunka lehetőség, amivel vagy él, vagy nem, nem kötelező.
Mennyi helyet lehet így spórolni egy
nagyobb vállalat esetén?
Általánosságban az alaposan átgondolt térelrendezés esetén tíz dolgozóra jut nyolc munkaállomás, tehát olyan 20 százalékot. De egy fejlesztéssel foglalkozó techcég, ahol a programozók amúgy is ahhoz vannak szokva, hogy bárhonnan dolgozzanak, ott ez 50 százalék is lehet – de csak akkor, ha tényleg fel van készülve a cég erre.
Nagyon sokan attól félnek, hogy nem fognak helyet találni – ilyen soha nem történik, pontosan ezért készítjük az előzetes felmérést.
A munkakörnyezet kialakításánál milyen
trendeket látni az irodapiacon?
A technológiai fejlődéssel tovább fog terjedni a
távmunka is: az irodai munkák jelentős részét bárhonnan el fogjuk tudni
végezni, így a munkahelyek kialakításánál a legfontosabb szempont az lesz, hogy
a dolgozó be akarjon menni, akkor is, ha nem is muszáj, mert olyan extrákat ér
el, amit nem kap meg otthon vagy egy kávézóban.
A cégek egyre jobban figyelnek, hogy a munkavállalók
jól érezzék magukat a munkahelyen, fontos a mentálhigiénia, a lelki egészség
megőrzése is. A legtöbb munka jelentős stresszel jár, a munkáltatók pedig
igyekeznek ezt ellensúlyozni valahogy. Ez lehet egy rendelkezésre álló
pszichológus a cégen belül, wellness-szolgáltatások, jógaórák vagy meditációs
lehetőség.
A munka-élet egyensúly megőrzésén belül a legégetőbb probléma, hogy a cégek kezdjenek valamit a kisgyerekesekkel. Külföldön már egyre népszerűbb, hogy az irodanegyedekben – akár több cég együtt – biztosítanak felügyeletet a gyermekeknek.
Ha nagyon lassan is, de Magyarországra is kezd beszivárogni, de jelenleg ez a legnagyobb hiány itthon. Az a cég, amelyik tudja ezt biztosítani, óriási előnyben lesz a munkaerőpiacon a versenytársakkal szemben.
