Szabadság, intimitás

Most akkor a koronavírus. Addig sem kell klímaszorongani és a populizmus terjedése, a menekültek áradata miatt aggódni. (Rád nem vonatkozó szorongás igény szerint kihúzható.) A vírus előnye, hogy közelebb van, […]

Bővebben

Ezért lesz fájdalmas, ha végre visszatérünk az irodákba – stratégiák és lehetőségek

Munka a bezárkózás után: mennyire lesz fájdalmas az újraindulás? Számos különböző stratégia van az irodák újranyitására, viszont van bennük valami közös: a háborúkban alkalmazott csapatmozgatásokhoz hasonló logikát követnek a legfontosabb funkciók esetében.

A koronavírus kirobbanását követő bő másfél hónapban a munkaadók és munkavállalók sikeresen álltak át a távmunkás „bunkerlétre”. A következő kritikus momentum az ezt követő korszak kezdete, az újraindítás lesz, amikor sokan ugyan euforikus hangulatban fogják megélni a kiszabadulást, de a félelem továbbra is bennük marad.

A helyzetet jól kezelő, a karanténlét tapasztalatokat a mindennapokba gyorsan beépítő, a szükséges biztonsági intézkedéseken nem spóroló vállalatok óriási előnyre tehetnek szert, míg a kevésbé tudatos, vagy rossz stratégiát választó cégek egy mozdulattal zúzhatják porig megítélésüket mind fogyasztóik, mind meglévő és jövőbeli kollégáik között.

Home office: az első akadályt sikerrel vettük, de a neheze még hátra van

A home office hihetetlen sebességgel robbant be a munka világába. Az elmúlt hetekben ezen a területen is sokéves tabuk dőltek meg, és a paradigmaváltásnak köszönhetően olyan munkák költöztek be sokak otthonába, mint például az ügyfélszolgálat, amiről jellemzően azt gondolták a COVID-19 előtt, hogy csak irodai körülmények között végezhető. Ezt az akadályt sikeresen vette az emberiség, amihez jelentősen hozzájárult az, hogy elfogadtuk, otthon kell maradnunk a vírus legyőzéséhez. Bár sok helyen bíztatóan alakulnak a görbék, az igazi megnyugvás, tömeges fellélegzés a védőoltás megérkezéséig valószínűleg várat magára. Úgy tűnik, ebben az állapotban, az ellenség legyőzése előtt kell újraindulnia a gazdaságnak, aminek részeként egyre többünknek és egyre gyakrabban kell majd elhagyni a már megszokott-elfogadott otthoni bázisunkat.

Újranyitás: eufória és rettegés egyszerre?

Az irodai kapuk megnyitása szimbolikus, és valószínűleg sokakban nagyon ellentmondásos pillanat lesz: egyrészt az, hogy újra visszatérhetünk a munkahelyünkre, élőben találkozhatunk rég nem látott ismerőseinkkel, azt a katartikus érzetet keltheti, hogy megkezdődött a visszatérés korábbi, normálisnak gondolt életünkhöz; másrészt viszont, a vakcina hiányában sokan továbbra is potenciális veszélyforrásként tekintenek majd a külvilágra és az emberekre. A cégek legfontosabb feladata ebben az időszakban ennek a feszültségnek a kezelése lesz, amihez a biztonságos visszatéréshez szükséges körülmények biztosítása mellett új normarendszerek és működési módok kialakítására, valamint transzparensen, magabiztos kommunikációra van szükség.

Háborús csapatmozgásokkal vissza az irodába

Számos különböző stratégia van az irodák újranyitására, a kollégák „visszaterelésére”, viszont van bennük valami közös: a háborúkban alkalmazott csapatmozgatásokhoz hasonló logikát követnek a legfontosabb funkciók esetében, azaz

  • hullámokban fog zajlani a visszatérés, és azokat „hívják be” először, akiknek a munkája az üzletfolytonosság szempontjából kulcsfontosságú, illetve azokat, akiknek feladataik ellátásához a legnagyobb szükségük van az irodai körülményekre,
    • a hullámok „meredekségében” lehetnek különbségek: várhatóan sok helyen lassú lesz az akár csak részleges irodai munkára való visszaállás (ritkább & laposabb hullámok), és lesznek helyek, ahol rövid idő alatt próbálnak majd meg visszaállni (sűrűbb & meredekebb hullámok)
  • olyan rendszert dolgoznak ki, amiben, ha, valaki megbetegedik, az nem bénítja le a működést, azaz A-B-C csapatok rotálódnak
  • fel fog erősödni a különböző funkciók közötti horizontális mozgathatóság, a specialisták helyett a könnyebben mozgatóható generalisták értéke még jobban meg fog nőni

A kevésbé irodaigényes munkakörök esetében a vakcina megérkezéséig valószínűleg sok helyen olyan rendszert fognak kialakítani, amiben az irodába való bejárás részben/teljesen önkéntes alapon fog működni. Bár valószínűleg nem fog tömegesen elterjedni, de elképzelhető olyan forgatókönyv, ami a munkaidőt változtatja meg drasztikusan, és aminek eredményeként a korábban megszokott 9-18h közötti munkanaptól eltérő műszakokat vezetnek be, hogy az irodai létszámot a minimumon tartsák.

Biztonságos iroda: a munkavállalói Maslow-piramis alja

Bár az elmúlt időszak tapasztalatai alapján szinte biztosra vehető, hogy a távmunka aránya jelentősen meg fog ugrani, az irodák nem fognak eltűnni, csak átalakulnak. Mik azok az óvintézkedések, amikre számíthatunk?

  • A lehetőségek tárháza óriási, de a Cushman & Wakefield tanulmánya szerint rövidtávon a takarítási protokoll megváltoztatására (különös tekintettel az olyan közösen használt eszközökre, mint a nyomtatók/fénymásolók és kávéautomaták, liftek, villany- és klímakapcsolók, kilincsek), a légtisztító berendezések fejlesztésére és a munkaállomások közötti paravánok megjelenésére kell számítani.
  • Hosszabb távon az érintésmentes irodák futurisztikus képét festi fel Arjun Kaicker, a Foster and Partners korábbi vezetője, aki olyan megoldások elterjedését várja a jövőtől, mint,  a hangvezérelt liftek, arcfelismerésre nyíló ajtók, a kényelmi (pl. kávérendelés) és funkcionális (pl. villanykapcsoló, hőszabályozó) szolgáltatásokat integráló conciarge applikáció.
  • Az irodai étkezdék világa is komoly változásokon fog átesni, a korábban elterjedt mérősúlyos önkiszolgáló rendszer (amikor a fedetlen csévingeknél mindenki ugyanazt az eszközt használja a tányér megpakolására) visszatérése rövid távon szinte elképzelhetetlen, viszont beköszönthet az adagonként csomagolt fogások aranykora.

Aki nem lépi meg a minimumot, rövid távon ugyan (a válság közepén különösen) fájdalmasnak tűnő kiadásoktól óvja meg magát, de azt közvetíti magáról, hogy spórol az ott dolgozók egészségén. Ez a munkáltatói márkán okozott drasztikus károk mellett könnyen oda vezethet, hogy az emberek félve mennek be munkahelyükre, ami egyértelműen rossz hatással lesz a teljesítményükre, és ami a cég külső, fogyasztók szemében történő megítélésére is óriási csapást mérhet.

Hogy fogunk dolgozni az újraindulást követően? Tartós változások az átmeneti home office után

Nem úgy, mint most, és nem is úgy, mint a világjárvány kitörése előtt:

  • A COVID-19 széles körben megalapozta az otthoni munkavégzés elfogadottságát, a Gartner felmérése szerint a pénzügyi vezetők 74 százaléka tervezi a home office tartós bevezetését, de feltételezhetően a hibrid megoldásoké a jövő, azaz meg fog szaporodni az otthonról és irodából egyszerre, vegyesen dolgozó csapatok száma. 
  • Az otthoni munkavégzés nem olyan lesz, mint most, amikor nincs bölcsőde, óvoda, iskola, így sokan egyszerre minimum 2 sapkát hordanak otthonukban, és a munka mellett emiatt számos zavaró tényezővel kell megküzdeniük. „Békeidőben” a távmunka strukturált mederben zajlik, aminek egyik alapja a konszenzusos törzsidő, tehát minimum van eleje és vége, a másik pedig a felhatalmazottság, a vezetők beosztottakba vetett bizalma. Sokaknak új terepről van szó, nekik meg kell tanulniuk a most is aktuális alapszabályokat.
  • Szintén a távmunka generálta változás az online kollaborációs platformok sokkal magasabb fokú használata. Egészen máshogy kell kommunikálnia, motiválnia a beosztottjait egy vezetőnek a virtuális térben, mint offline, illetve ugyanez igaz a munkatársak között zajló együttműködésre is. Emellett újra kell keretezni a személyes kapcsolatok során kialakított bizalmat, az újfajta attitűd kialakítása nélkül könnyen széteshet a csapat.

A cégek munkáltatói image-e szempontjából is kritikus időszak előtt vagyunk

Az elmúlt évek egyik legfontosabb nagyvállalati kommunikációs feladata a vonzó munkáltatói márka felépítése volt, aminek hátterében elsősorban a szakemberhiány miatt kialakult, a tehetségekért folyó küzdelem állt. Úgy tűnik, a többség a drágán megszerzett munkaerő megtartására törekszik, hiszen a legérintettebb iparágakat leszámítva egyelőre viszonylag kevés létszámleépítésről hallhattunk. Az újraindulás viszont összetettségéből fakadóan egy olyan aknamező, amelyen kevesen fognak sérülésmentesen áthaladni, és könnyedén romba dönthetik az elmúlt évek munkáját. Hogyan lehet csökkenteni kockázatot?

  • Az alapvető biztonsági, infrastruktúrafejlesztési intézkedések nem spórolhatók meg.
  • Az intézkedések munkatársak felé történő egyértelmű kommunikációja a bizalom megerősítésének alapeszköze.
  • Az elmúlt hetek pozitív tapasztalatainak leszűrése, a munkatársakkal közös megünneplése, a siker közösségi átélése erőt ad az újraindulásban.
  • Az új működési modell keretrendszerének lefektetése után a munkatársak bevonása a finomhangolásba enyhíthet a feszültségen, hiszen így az új struktúrát a cég és az alkalmazottak közösen alakítják ki, aminek következtében kevésbé fogják drasztikusnak érezni a változást az ottdolgozók.
  • A laposabb hullámokban történő visszarendeződést, így a tömeges (és az otthon töltött időt nézve szinte 100 százalékos) távmunkát hosszabb távon választóknál a munkatársi kiégés az egyik legnagyobb veszély, ennek megelőzése hasznos és hálás munkaadói feladat.
    • Ezzel összefüggésben: az informális információáramlást katalizálandó alakítottak ki egyre több helyen közösségi tereket, de ezek kihasználtsága várhatóan egy ideig még alacsony lesz, ugyanakkor a munkatársak közötti kötetlen beszélgetéseknek érdemes fórumot biztosítani.
  • A működési keretrendszer sok helyen új munkakultúra kialakítását igényli majd, az ezekhez szükséges szokásokat, normákat is érdemes közösen lefektetni, a kommunikációs eszköztárat újrahangolni, és éles változás esetén elsajátításukra hosszabb távú edukációs projektet indítani.
    • Kiemelt figyelmet kell fordítani a vezetői kultúrára, hiszen ez az egyik leginkább érintett, legnagyobb változáson áteső terület: a virtuális / hibrid térben a transzparens, őszinte, empatikus, egyértelmű elvárásokat támasztó, a visszajelzésekre lehetőséget adó kommunikáció kulcsfontosságú; ennél gyakorlatiasabb, de az előzőkkel összefüggő kihívás, hogy „hibrid” meetingek esetén olyan moderációs technikákat alkalmazzanak, amik segítségével a távollévő kollégák ugyanannyira a csapat részének érezhetik magukat, mint a fizikailag egy helyen ülők.
    • A bevonó, bizalmi alapú, nagyobb munkatársi felhatalmazottsággal járó működésre való munkahelyi attitűd megteremtése létkérdés. 

Az, ahogy most cselekednek a cégek, mennyire tartják kézben a helyzetet, hogyan kommunikálnak, évekre fogja meghatározni a munkáltatói márkájukat. Aki most agilisan, gyorsan reagál a körülményekre, nemcsak hatékonyan kötelezheti el munkavállalóit, de a külső image építéséhez is olyan muníciót szerez, amivel könnyen magához csábíthatja a piac legjobbjait. Az pedig csak hab a tortán, hogy megfelelő stratégiával mindez még a fogyasztókban is pozitív érzéseket generál, azaz hosszú távon a cég értékesítési és/vagy szolgáltatási tevékenységéhez is jótékonyan járulnak hozzá a most meghozott helyes intézkedések.

Beck Márton,
kommunikációs stratéga és változásmenedzsment-szakértő

A vendégszerzők külsős szakértők, nem a Forbes szerkesztőségének tagjai, véleményük nem feltétlen tükrözi a Forbesét.

Oszd meg!