Munka a bezárkózás után: mennyire lesz fájdalmas az újraindulás? Számos különböző stratégia van az irodák újranyitására, viszont van bennük valami közös: a háborúkban alkalmazott csapatmozgatásokhoz hasonló logikát követnek a legfontosabb funkciók esetében.
A koronavírus kirobbanását követő bő másfél hónapban a munkaadók és munkavállalók sikeresen álltak át a távmunkás „bunkerlétre”. A következő kritikus momentum az ezt követő korszak kezdete, az újraindítás lesz, amikor sokan ugyan euforikus hangulatban fogják megélni a kiszabadulást, de a félelem továbbra is bennük marad.
A helyzetet jól kezelő, a karanténlét tapasztalatokat a mindennapokba gyorsan beépítő, a szükséges biztonsági intézkedéseken nem spóroló vállalatok óriási előnyre tehetnek szert, míg a kevésbé tudatos, vagy rossz stratégiát választó cégek egy mozdulattal zúzhatják porig megítélésüket mind fogyasztóik, mind meglévő és jövőbeli kollégáik között.
Home office: az első akadályt sikerrel vettük, de a neheze még hátra van
A home office
hihetetlen sebességgel robbant be a munka világába. Az elmúlt hetekben ezen a
területen is sokéves tabuk dőltek meg, és a paradigmaváltásnak köszönhetően
olyan munkák költöztek be sokak otthonába, mint például az ügyfélszolgálat, amiről jellemzően azt gondolták a COVID-19 előtt, hogy csak irodai körülmények között
végezhető. Ezt az akadályt sikeresen vette az emberiség, amihez jelentősen
hozzájárult az, hogy elfogadtuk, otthon kell maradnunk a vírus legyőzéséhez. Bár
sok helyen bíztatóan alakulnak a görbék, az igazi megnyugvás, tömeges
fellélegzés a védőoltás megérkezéséig valószínűleg várat magára. Úgy tűnik,
ebben az állapotban, az ellenség legyőzése előtt kell újraindulnia a
gazdaságnak, aminek részeként egyre többünknek és egyre gyakrabban kell majd
elhagyni a már megszokott-elfogadott otthoni bázisunkat.
Újranyitás: eufória
és rettegés egyszerre?
Az irodai
kapuk megnyitása szimbolikus, és valószínűleg sokakban nagyon ellentmondásos
pillanat lesz: egyrészt az, hogy újra visszatérhetünk a munkahelyünkre, élőben
találkozhatunk rég nem látott ismerőseinkkel, azt a katartikus érzetet
keltheti, hogy megkezdődött a visszatérés korábbi, normálisnak gondolt
életünkhöz; másrészt viszont, a vakcina hiányában sokan továbbra is potenciális
veszélyforrásként tekintenek majd a külvilágra és az emberekre. A cégek legfontosabb
feladata ebben az időszakban ennek a feszültségnek a kezelése lesz, amihez a biztonságos
visszatéréshez szükséges körülmények biztosítása mellett új normarendszerek és
működési módok kialakítására, valamint transzparensen, magabiztos
kommunikációra van szükség.
Háborús csapatmozgásokkal vissza az irodába
Számos
különböző stratégia van az irodák újranyitására, a kollégák „visszaterelésére”,
viszont van bennük valami közös: a háborúkban alkalmazott csapatmozgatásokhoz
hasonló logikát követnek a legfontosabb funkciók esetében, azaz
- hullámokban
fog zajlani a visszatérés, és azokat „hívják be” először, akiknek a munkája az
üzletfolytonosság szempontjából kulcsfontosságú, illetve azokat, akiknek
feladataik ellátásához a legnagyobb szükségük van az irodai körülményekre,
- a hullámok „meredekségében” lehetnek
különbségek: várhatóan sok helyen lassú lesz az akár csak részleges irodai
munkára való visszaállás (ritkább & laposabb hullámok), és lesznek helyek,
ahol rövid idő alatt próbálnak majd meg visszaállni (sűrűbb & meredekebb
hullámok)
- olyan
rendszert dolgoznak ki, amiben, ha, valaki megbetegedik, az nem bénítja le a
működést, azaz A-B-C csapatok rotálódnak
- fel fog
erősödni a különböző funkciók közötti horizontális mozgathatóság, a
specialisták helyett a könnyebben mozgatóható generalisták értéke még jobban meg
fog nőni
A kevésbé
irodaigényes munkakörök esetében a vakcina megérkezéséig valószínűleg sok
helyen olyan rendszert fognak kialakítani, amiben az irodába való bejárás részben/teljesen
önkéntes alapon fog működni. Bár valószínűleg nem fog tömegesen elterjedni, de
elképzelhető olyan forgatókönyv, ami a munkaidőt változtatja meg drasztikusan,
és aminek eredményeként a korábban megszokott 9-18h közötti munkanaptól eltérő
műszakokat vezetnek be, hogy az irodai létszámot a minimumon tartsák.
Biztonságos iroda: a munkavállalói Maslow-piramis alja
Bár az elmúlt
időszak tapasztalatai alapján szinte biztosra vehető, hogy a távmunka aránya
jelentősen meg fog ugrani, az irodák nem fognak eltűnni, csak átalakulnak. Mik
azok az óvintézkedések, amikre számíthatunk?
- A lehetőségek
tárháza óriási, de a Cushman & Wakefield tanulmánya szerint rövidtávon a takarítási protokoll
megváltoztatására (különös tekintettel az olyan közösen használt eszközökre,
mint a nyomtatók/fénymásolók és kávéautomaták, liftek, villany- és
klímakapcsolók, kilincsek), a légtisztító berendezések fejlesztésére és a
munkaállomások közötti paravánok megjelenésére kell számítani.
- Hosszabb
távon az érintésmentes irodák futurisztikus képét festi fel Arjun Kaicker, a
Foster and Partners korábbi vezetője, aki olyan megoldások elterjedését várja a jövőtől, mint,
a hangvezérelt liftek, arcfelismerésre nyíló ajtók, a kényelmi (pl.
kávérendelés) és funkcionális (pl. villanykapcsoló, hőszabályozó)
szolgáltatásokat integráló conciarge applikáció.
- Az irodai
étkezdék világa is komoly változásokon fog átesni, a korábban elterjedt
mérősúlyos önkiszolgáló rendszer (amikor a fedetlen csévingeknél mindenki
ugyanazt az eszközt használja a tányér megpakolására) visszatérése rövid távon
szinte elképzelhetetlen, viszont beköszönthet az adagonként csomagolt fogások
aranykora.
Aki nem lépi
meg a minimumot, rövid távon ugyan (a válság közepén különösen) fájdalmasnak
tűnő kiadásoktól óvja meg magát, de azt közvetíti magáról, hogy spórol az ott
dolgozók egészségén. Ez a munkáltatói márkán okozott drasztikus károk mellett
könnyen oda vezethet, hogy az emberek félve mennek be munkahelyükre, ami
egyértelműen rossz hatással lesz a teljesítményükre, és ami a cég külső,
fogyasztók szemében történő megítélésére is óriási csapást mérhet.
Hogy fogunk
dolgozni az újraindulást követően? Tartós változások az átmeneti home office
után
Nem úgy, mint
most, és nem is úgy, mint a világjárvány kitörése előtt:
- A COVID-19 széles
körben megalapozta az otthoni munkavégzés elfogadottságát, a Gartner felmérése szerint a pénzügyi vezetők 74 százaléka tervezi a home office
tartós bevezetését, de feltételezhetően a hibrid megoldásoké a jövő, azaz meg
fog szaporodni az otthonról és irodából egyszerre, vegyesen dolgozó csapatok
száma.
- Az otthoni
munkavégzés nem olyan lesz, mint most, amikor nincs bölcsőde, óvoda, iskola,
így sokan egyszerre minimum 2 sapkát hordanak otthonukban, és a munka mellett
emiatt számos zavaró tényezővel kell megküzdeniük. „Békeidőben” a távmunka
strukturált mederben zajlik, aminek egyik alapja a konszenzusos törzsidő, tehát
minimum van eleje és vége, a másik pedig a felhatalmazottság, a vezetők
beosztottakba vetett bizalma. Sokaknak új terepről van szó, nekik meg kell
tanulniuk a most is aktuális alapszabályokat.
- Szintén a
távmunka generálta változás az online kollaborációs platformok sokkal magasabb
fokú használata. Egészen máshogy kell kommunikálnia, motiválnia a beosztottjait
egy vezetőnek a virtuális térben, mint offline, illetve ugyanez igaz a
munkatársak között zajló együttműködésre is. Emellett újra kell keretezni a
személyes kapcsolatok során kialakított bizalmat, az újfajta attitűd
kialakítása nélkül könnyen széteshet a csapat.
A cégek munkáltatói
image-e szempontjából is kritikus időszak előtt vagyunk
Az elmúlt
évek egyik legfontosabb nagyvállalati kommunikációs feladata a vonzó
munkáltatói márka felépítése volt, aminek hátterében elsősorban a
szakemberhiány miatt kialakult, a tehetségekért folyó küzdelem állt. Úgy tűnik,
a többség a drágán megszerzett munkaerő megtartására törekszik, hiszen a
legérintettebb iparágakat leszámítva egyelőre viszonylag kevés
létszámleépítésről hallhattunk. Az újraindulás viszont összetettségéből
fakadóan egy olyan aknamező, amelyen kevesen fognak sérülésmentesen áthaladni,
és könnyedén romba dönthetik az elmúlt évek munkáját. Hogyan lehet csökkenteni
kockázatot?
- Az alapvető biztonsági, infrastruktúrafejlesztési intézkedések nem spórolhatók meg.
- Az intézkedések munkatársak felé történő egyértelmű kommunikációja a bizalom megerősítésének alapeszköze.
- Az elmúlt hetek pozitív tapasztalatainak leszűrése, a munkatársakkal közös megünneplése, a siker közösségi átélése erőt ad az újraindulásban.
- Az új működési modell keretrendszerének lefektetése után a munkatársak bevonása a finomhangolásba enyhíthet a feszültségen, hiszen így az új struktúrát a cég és az alkalmazottak közösen alakítják ki, aminek következtében kevésbé fogják drasztikusnak érezni a változást az ottdolgozók.
- A laposabb hullámokban történő visszarendeződést, így a tömeges (és az otthon töltött időt nézve szinte 100 százalékos) távmunkát hosszabb távon választóknál a munkatársi kiégés az egyik legnagyobb veszély, ennek megelőzése hasznos és hálás munkaadói feladat.
- Ezzel összefüggésben: az informális információáramlást katalizálandó alakítottak ki egyre több helyen közösségi tereket, de ezek kihasználtsága várhatóan egy ideig még alacsony lesz, ugyanakkor a munkatársak közötti kötetlen beszélgetéseknek érdemes fórumot biztosítani.
- A működési keretrendszer sok helyen új munkakultúra kialakítását igényli majd, az ezekhez szükséges szokásokat, normákat is érdemes közösen lefektetni, a kommunikációs eszköztárat újrahangolni, és éles változás esetén elsajátításukra hosszabb távú edukációs projektet indítani.
- Kiemelt figyelmet kell fordítani a vezetői kultúrára, hiszen ez az egyik leginkább érintett, legnagyobb változáson áteső terület: a virtuális / hibrid térben a transzparens, őszinte, empatikus, egyértelmű elvárásokat támasztó, a visszajelzésekre lehetőséget adó kommunikáció kulcsfontosságú; ennél gyakorlatiasabb, de az előzőkkel összefüggő kihívás, hogy „hibrid” meetingek esetén olyan moderációs technikákat alkalmazzanak, amik segítségével a távollévő kollégák ugyanannyira a csapat részének érezhetik magukat, mint a fizikailag egy helyen ülők.
- A bevonó, bizalmi alapú, nagyobb munkatársi felhatalmazottsággal járó működésre való munkahelyi attitűd megteremtése létkérdés.
Az, ahogy most cselekednek a cégek, mennyire tartják kézben a helyzetet, hogyan kommunikálnak, évekre fogja meghatározni a munkáltatói márkájukat. Aki most agilisan, gyorsan reagál a körülményekre, nemcsak hatékonyan kötelezheti el munkavállalóit, de a külső image építéséhez is olyan muníciót szerez, amivel könnyen magához csábíthatja a piac legjobbjait. Az pedig csak hab a tortán, hogy megfelelő stratégiával mindez még a fogyasztókban is pozitív érzéseket generál, azaz hosszú távon a cég értékesítési és/vagy szolgáltatási tevékenységéhez is jótékonyan járulnak hozzá a most meghozott helyes intézkedések.
Beck Márton,
kommunikációs stratéga és változásmenedzsment-szakértő
A vendégszerzők külsős szakértők, nem a Forbes szerkesztőségének tagjai, véleményük nem feltétlen tükrözi a Forbesét.
