A céges megbeszélés kifejezés hallatán van, akinek az ásítozás, a munkatársainkkal a sarokban nevetgélés, és az unalom jut eszébe. De hogyan lehetne arra használni ezt az időt, amire valójában való: hatékonyan és produktívan megosztani egymással az ötleteinket, és ezzel valóban segíteni egymás és a vállalat előrehaladását?
Mint szinte minden munkaprojekt esetében, a céges megbeszélések sikere is nagyban a vezetői kommunikáció hatékonyságán múlik. A Harvard Business Review összegyűjtött néhány olyan kommunikációs taktikát, amelyek segíthetnek a vezetőknek és az találkozókon részt vevő munkatársaknak is abban, hogy valóban hatékonyan tudják tölteni az értekezletekre szánt fél–egy órát.
Készíts pontosabb napirendet!
Írd le részletesebben, hogy milyen témákkal szeretnél foglalkozni az adott értekezleten. Ehhez hasznosak lehetnek az alábbi kérdések:
• Milyen ötleteket szeretnék felvetni ezen a találkozón?
• Ki érdemel dicséretet vagy említést?
• Milyen kérdéseket szeretnék a leginkább megvitatni?
Mondd el az értekezlet elején a találkozó célját!
Ha az értekezlet elején egyértelmű célt fogalmazol meg, az elősegíti, hogy az teljesüljön, vagy legalábbis ellenőrizhető legyen a találkozó végén, hogy teljesült-e. Igyekezz minél pontosabban megfogalmazni, hogy mit kell eldönteni, felülvizsgálni vagy teljesíteni az értekezlet végére!
Ha homályosan fogalmazol, akkor egyrészt nehezebb is lesz eldönteni, hogy sikerült-e elérni a találkozó célját, másrészt a többiek sem fogják pontosan érteni, hogy mit vársz tőlük.
Vezesd a hallgatóságot!
Mondd el az értekezlet kezdetekor, hogy milyen napirendi pontokkal szeretnél foglalkozni, és ne hagyd, hogy a többiek elveszítsék a fonalat azzal kapcsolatban, hogy hány van még hátra, melyik lesz a következő, és melyek a fő prioritások. Ebben segíthet, ha a három–négy téma érintése után elmondod, hogy még mi mindenről lesz szó.
Legyél jó hallgatóság!
Ahhoz, hogy elérd, hogy a munkatársaid felkészüljenek az értekezletekre, megosszák az ötleteiket, és motiváltak is maradjanak, éreztesd velük, hogy valóban figyelsz rájuk. Ha lehet, mindig nézz annak a szemébe annak, aki beszél, és ne vágj közbe!
Kérdezz!
A megfelelő hallgatás mellett a megfelelő kérdezés is kiemelkedően fontos egy értekezlet hatékonyságához. Készülj előre több típusú kérdéssel is. Ezek a következők lehetnek:
Stratégiai kérdések
• Mit szeretnél pontosan a projekttel elérni?
• Hogyan alkalmazhatjuk ezt a megközelítést az egész vállalaton belül?
Felismerést segítő kérdések
• Ki segített ebben a projektben?
• Hogyan jött ez az ötlet?
Hatékonyságra irányuló kérdések
• Miben segíthetek?
• Milyen erőforrásokra van szükséged ahhoz, hogy projekted a következő szintre emeld?
Fejezd be az értekezletet egy cselekvési tervvel!
A megbeszélés utáni lendületet akkor tudod a leghatékonyabban elérni és fenntartani, ha az értekezletet egy egyértelmű cselekvési tervvel fejezed be.
Ebbe mindig fogalmazd bele azt is, hogy melyik feladatot ki fogja végrehajtani!
Borítókép: Brooke Cagle // Unsplash
