A pozitívumok ellenére még mindig jobban bízunk a vásárolt szoftverben, mint a felhőkben. Persze nem is minden cégnek kell egyből felhő, nagyon meg kell nézni, ki mikor áll át a technológiára. Vendégszerzőnk írása a felhőszolgáltatások előnyeiről a vállalatirányítási szoftverek terén.
Egészen a 2010-es évek közepéig a cégek szinte kizárólag úgy juthattak ERP rendszerekhez, ha megvásárolták az ún. on-premise alapú ERP licenceket, és vagy maguk működtették azokat saját hardvereszközeiken, vagy a haladók megpróbálkoztak hosztoltatni az integrált rendszereiket. Ez gyakorlatilag azt jelenti, hogy jogilag ugyanúgy megvásárolták a licenceket, és egy szolgáltató cég üzemeltette azt a szerverein, magas rendelkezésre állást és biztonságot ígérve.
Az ERP gyártó cégek számára az eredeti üzleti modell azonban nem adott folyamatos bevételi lehetőséget, hiszen alapvetően, ha az ügyfél megvette a megfelelő számú licencet, akkor csupán az évi 15-20 százalékos úgynevezett licenc követési díjat zsebelték be, amiből aztán a törvényi követést, a hibajavítást és a verziófrissítésekhez kapcsolódó költségeket fedezték.
A felhők felett
Az egyre rohamosabban fejlődő technológiának köszönhetően azonban az iparág elindult a felhőalapú (SAAS) megoldások irányába, ami elsősorban nem a szoftver telepítési helyében különbözik, hanem az üzleti modellben.
Ez a modell folyamatos bevételt tesz lehetővé a gyártók számára, hosszú távon mindenképpen előnyösebb nekik.
Több nagy gyártónál is azt látjuk, hogy miközben marketing oldalon a CLOUD egyértelműen nagyobb hangsúlyt kap, azért az on-premise licenc is elérhető, vagy akár a dual-use lehetőséget is meghagyják, amivel az ügyfél döntheti el, milyen módon használja majd a szoftvert. A legtöbb cégvezetővel történő első találkozónkon elhangzik persze a kérdés: mitől lehet jó ez az egész az ügyfeleknek?
Skálázhatóság
Elsősorban attól, hogy skálázhatóbb – minden tekintetben: a régi modellnél, ha megvettél egyszer száz usert, azt bizony el nem tudtad adni, akkor sem, ha kisebb lett a céged útközben, gyakorlatilag állt a pénz a licencekben.
A skálázhatóság a szerverkapacitások tervezésénél is nagy érték tud lenni: ha pl. egy cég havonta egyszer végez tömeges számlázást, akkor erre kell méreteznie szerverei kapacitását, ami a hónap maradék 29 napján kihasználatlanul áll. Ezzel szemben egy felhőalapú megoldásnál az előre megkötött szerződéses feltételeknek (SLA) megfelelő szintű teljesítmény biztosítása a folyamatos monitoring miatt a szállító felelőssége, aki persze a szükséges plusz kapacitást kiszámlázza használat esetén, de nem az ügyfél pénze áll a vasban.
Forever young
A régi, on-premise rendszerek használói gyakran estek abba a hibába, hogy rengeteg egyedi fejlesztést kértek az ERP szoftverükbe, ami miatt gyakran 8-10 évig sem vágtak bele a magyar cégek az egyébként szükségszerű verzióváltási projektekbe. Emiatt ma elképesztően régi, ósdi rendszerek működnek még nagyvállalatoknál is. A felhőalapú rendszerek egyik legnagyobb előnye az lehet, hogy
maga a gyártó tartja karban, automatikusan rakja fel a frissítéseket, az ő feladata az életciklus-menedzsment.
Vagyis nincs többé verzióváltási projekt, ami óriási előnyt jelenthet a cégek számára mind költségek, mind feladatok tekintetében. Ez persze azt is jelentheti, hogy rendkívül óvatosan és okosan kell az egyedi fejlesztéseknél eljárni, mert előfordulhat, hogy egy verzióváltás keresztbe veri a régi fejlesztéseket. Emiatt az új verziók ügyfél általi megismerése és tesztelése kiemelten fontos feladat lesz a jövőben. Az alkalmazásgazdai munkakör kialakítása minden felhőalapú ERP-t használó cégnél fontos lesz a jövőben.
Az adatvagyon
Azzal, hogy egyetlen nagy adatbázisba kerül be minden, a vállalatot érintő adat, sokkal hatékonyabban lehet vele gazdálkodni. A duplikált adatbázisok, heterogén megoldások szülték a mai valóságot: a legtöbb cégnél még mindig gigantikus, sok megás Excel táblákban próbálják a vezetők számára fontos infókat összegyűjteni, akár hetekkel később, elavult adatok alapján kell kritikus döntéseket meghozniuk.
A valósidejű jelentéskészítés persze nem csak felhő alapú rendszerekkel oldható meg, de nagyban megkönnyíti a riporting folyamatok javítását.
Az adat biztonságban van
Az elmúlt években már a KKV-k is megtapasztalhatták, hogy a kiberbiztonsági réseket kihasználva akár üzleti károk is érhetik őket. Szélmalomharcnak tűnhet, főként felkészületlen cégek számára az adatok folytonos védelme. Ma már a kisvállalatok is, gyakorlatilag a havi előfizetési díjakba csomagolva, eddig elérhetetlen, nagyvállalati szintű adatvédelmet kaphatnak, aminek az értékét persze nehéz számszerűsíteni.
Akkor mindenki menjen a felhőbe?
A válasz nem egyértelmű. Rendkívül körültekintően kell eljárni a döntéselőkészítés során, megvizsgálva minden üzleti és technológiai kérdést. Számos olyan iparág van, ahol az üzleti tevékenység annyira standard folyamatok mentén működik – pl. kereskedelem –, hogy alacsony egyedi fejlesztési igények miatt ez értelmes alternatíva lehet akár rövid távon is. Gyártócégeknél, vagy számos interfésszel kapcsolt speciális szoftverek használata esetén már nem ennyire egyértelmű a helyzet.
Ugyanakkor érdemes megvizsgálni a várható költségeket is. TCO számítást (teljes tulajdonlás költsége) legalább 3-5 évre érdemes végezni. Felhőalapú megoldásnál azonban tisztában kell azzal lenni, hogy nehezebben tudjuk ezt előre meghatározni, amikor a szoftvercégek tényleges használat alapján fizettetik a díjakat. Gondoljunk csak bele, az on-premise megoldásnál nem változott a költség, ha évente nem 1000 hanem 50.000 számlát állítottunk ki. A felhőalapú megoldás használatánál ez a modell azonban alapvetően nehezebbé teszi a költségek pontos becslését.
A nemzetközi trendek a felhőalapú megoldások irányába mozdultak, a hazai vállalatok a jelentős számú nagy- és középvállalati verzióváltási (kényszer)projekt hatására
a következő 2-3 évben szerezhetnek annyi tapasztalatot, hogy bátrabban költözhessünk a felhők közé.
Kulcsár Alexandra
Partner, ERP-Consulting
A vendégszerzők külsős szakértők, nem a Forbes szerkesztőségének tagjai, véleményük nem feltétlenül tükrözi a Forbesét.
Fotó: Brooke Cagle // Unsplash
