A magyar vállalatok nagy része az elmúlt hetekben egyik pillanatról a másikra a távmunka mélyvízében találta magát. Ami most zajlik, az egy globális kísérlet, egy éles teszt, ami hosszú távon fogja meghatározni a távmunka jövőjét.
A koronavírus által okozott rendkívüli helyzet rendkívüli megoldásokra kényszeríti az emberiséget. Nem kivétel ez alól a munka világa sem: a történelemben még soha nem volt példa ilyen mértékű távmunkára, a világ irodistáinak nagy része otthonról látja el feladatait. Bár ahogy arra az IWG 2019-es kutatása rámutat, a rugalmas munkavégzés évről évre elfogadottabbá vált, aminek köszönhetően a home office is egyre általánosabb vállalati gyakorlat lett.
Ilyen mértékű és gyorsaságú változásra azonban sem a munkavállalók, sem a munkaadók nagy része nem volt, nem lehetett felkészülve. Az, ami most zajlik, egy globális kísérlet, egy extrém körülmények között folyó terheléses teszt, ami hosszú távon fogja meghatározni a távmunka jövőjét.
Ha lehet ilyet mondani, IT-történelmi és munkakulturális szempontból szerencsés időszakban érte a földet a járvány: a Global Workplace Analytics szerint a 2005 és 2019 között 140 százalékkal nőtt a világban az otthonról dolgozók aránya, azaz a kollektív tapasztalat a nagyobb, mint valaha (gondoljunk bele, mi lett volna, ha a COVID-19 20 éve söpör végig a bolygón). Ugyanakkor még egy-két évvel ezelőtt is hatalmas volt azok aránya, akik szinte semmiféle gyakorlattal nem rendelkeztek: az Owl Labs 2018-as tanulmánya szerint a cégek közel fele (44 százalékban) egyáltalán nem engedélyezi a home office-t, 16 százalékuk működik fizikai központ nélkül, és 40 százalékuk támogatja a hibrid megoldást.
A technikát gyorsan meg lehet oldani, a kultúraváltás már nehezebb
A hirtelen jött változások természetesen nem azonos módon érintik az egyes vállalatokat. A tisztán home office-ban működő cégek üzembiztosságát feltételezhetően kevésbé rázza meg a világjárvány. Ugyanakkor azok a munkahelyek, amelyekben a megtűrt kategóriába tartozott az otthoni munkavégzés, például havonta egy olyan pénteki napot engedélyeztek az ott dolgozóknak, ami konszenzuálisan inkább tartozott a hétvégéhez, semmint a munkahéthez, vagy azok a cégek, amelyekben teljesen tiltva volt a távmunka, most nagyon nehéz helyzetbe kerültek. Nekik válsághelyzetben, óriási nyomás alatt, egy világméretű fenyegetés árnyékában kell pár nap alatt bevezetniük azt, amin mások, köztük jó eséllyel a versenytársaik is, már évekkel ezelőtt elkezdtek dolgozni.
A távmunka kettő legfontosabb pillére az informatikai háttér és a munkakultúra. Előbbit manapság szerencsére gyorsan meg lehet oldani, számos olyan dobozos, seperc alatt testre szabható megoldás érhető el a piacon, ami, ha az embernek van egy laptopja és jó minőségű internet hozzáférése, biztosítja a virtuális együttműködéshez szükséges platformokat (természetesen ezek használatát is meg kell tanulni).
Amit viszont szinte lehetetlen ennyi idő (és ilyen nyomás) alatt megugrani, az a távmunka kulturális része. Ehhez ugyanis elengedhetetlen a vezetői bizalom, az, hogy a főnökök elhiggyék, hogy a beosztottjaik akkor is elvégzik munkájukat, ha nem látják őket, valamint az, hogy az azonos (vagy hasonló) hierarchiai szinten dolgozók tudják, hogyan tudnak hatékonya kooperálni kizárólag virtuális csatornákat használva. Ennek eléréséhez a rengeteg idő mellett tudatos felkészülésre, gyakorlásra, közös tapasztalásra (és türelemre) van szükség.
Ez kell ahhoz, hogy mindenki kialakítsa saját szerepét, és megfelelő munkamódszert dolgozzon ki – például a vezető mikromenedzselés helyett a feladatok megfelelő szétosztására a munka minőségbiztosítására figyeljen, a beosztott pedig rendelkezzen az önállósághoz szükséges felhatalmazottsággal. A bizalom mellett a másik időigényes, szintén a távmunka kulturális részéhez tartozó terület a közös rituálék, működési szokások és normák meghonosítása, ami által létrejön az online térben is a strukturált, de emberarcú ügymenet. Fel lehet állítani egy szabálykönyvet (erre természetesen szükség is van), de a siker kulcsa, hogy az emberek magukévá tegyék az abban foglaltakat.
Mint az ipari forradalom idején az irodák
A magyar vállalatok nagy része az elmúlt hetekben egyik pillanatról a másikra a távmunka mélyvízében találta magát. Ahogy az Kovach Anton cikkében is olvasható, hazánkban 300 ezer alatt van azon munkavállalók száma, akik valaha kipróbálták a műfajt. Ráadásul jól érzékelhető a bizalomhiány: a DreamJo.bs és az Év Irodája friss kutatása szerint a vezetők mintegy harmadának vannak kételyei afelől, hogy beosztottjaik otthonukból is elvégzik a rájuk bízott feladatokat.
Ilyen körülmények között – mondhatni, viharban született gyerekként – robban be az irodai világba totális módon, globális szinten a távmunka. Az átállás hirtelensége és tömegessége miatt a vezetők nagy része vakon repül, ami biztos, hogy sok negatív tapasztalathoz fog vezetni.
Ugyanakkor a home office-ról alkotott elképzelések várhatóan alapjaiban fognak megváltozni: bár hasonló extrém helyzet remélhetőleg jó ideig nem lesz, ez a munkavégzési forma 2020-tól már nem csak a fiatal generációk „heppje”, hanem úgy intézményesedik a fehérgalléros munka világában, mint az ipari forradalom idején az irodák. Várhatóan egyre többen fogják felismerni, hogy a jól kidolgozott otthoni munkavégzés rendszere nem kizárólag az ingatlanok kihasználtságának racionalizálása és a munkavállalók elégedettsége miatt releváns, hanem az üzletmenet folytonosságát is biztosítja.
Egy biztos: azok, akik anno befektettek a home office informatikai és kulturális feltételeinek megteremtésébe, és mára kialakult folyamatokkal, stabil rendszerekkel, jól működő munkakultúrával rendelkeznek, most sokkal nyugodtabban néznek farkasszemet a helyzettel. Azok nagy része pedig, akiket felkészületlenül ért a COVID-19 okozta változás, a válság elültével, – a most megszerzett értékes tapasztalatokra alapozva – ismerős talajról vághatnak a távmunka beillesztésébe a normalizálódott viszonyok közepette is.
Beck Márton
kommunikációs stratéga és változásmenedzsment-szakértő
A vendégszerzők külsős szakértők, nem a Forbes szerkesztőségének tagjai, véleményük nem feltétlen tükrözi a Forbesét.
