Üzlet

Így dolgozz hatékonyan otthon! – tippek a produktivitáshoz, digitális nomád szemlélettel

Nagy Gábor
2020. december 11. 9 perc olvasás

Az otthoni munkavégzésnek vannak kétségtelen előnyei és komoly hátrányai is. Vendégszerzőnk digitális nomád, aki segít eligazodni abban, hogyan érdemes jól csinálni.

Van, akinek az otthoni munkavégzés inkább kényszer, de van, akinek az irodába járásnál sokkal komfortosabb megoldás. Én az utóbbi táborba tartozom. Habár a vírushelyzet senkinek sem könnyítette meg az életét, arra remek alkalmat adott, hogy tökéletesíteni tudjam a munkaszervezési módszereimet, amik már a lezárások előtt is távoli munkavégzésre voltak kihegyezve.

A digitális nomád életmód mindig közel állt hozzám. Nemcsak a hosszabb utazásokat szeretem, hanem azt is, hogy mindent képes vagyok belepakolni egyetlen hátizsákba, amire szükségem van – beleértve a teljes „munkahelyem” is, a laptopom formájában. Persze nem minden szakmában lehet távolról munkát végezni, de szerencsére SEO-szakértőként bárhonnan tudok online dolgozni.

Persze nem minden szakmában lehet távolról munkát végezni. A legnagyobb kihívás ilyenkor az, hogy produktív tudjak maradni, amikor szükség van rá. Ebben sokat tanultam a digitális nomád közösségtől, akik nem csak az „egy hátizsákba pakolás” mesterségét tökéletesítették, hanem azt is, hogyan lehet minden körülmények között, és a rendelkezésre álló idő alatt a lehető leghatékonyabban dolgozni.

A produktivitás nem egy állapot, hanem képesség, ami azt jelenti, hogy ezt fejleszteni is lehet, a megfelelő rendszer kialakításával.

Ilyen rendszere pedig mindenkinek van, csak nem feltétlenül tökéletes. Fejleszteni pedig úgy lehet, hogy elimináljuk a zavaró tényezőket, a „dolgoznom kellene, de most nincs energiám belevágni a feladatba, ezért inkább emailezek”-időszakokat, és javítunk a priorizáláson.

Ha ez sikerült, akkor nincs más hátra, mint betartani a kialakított optimális munkarendet. Még ha kötött, fix 8 órás munkanapokkal is dolgozol, akkor is érdemes átgondolni, hogyan optimalizálhatod az idődet: ez lehet ugyanis a különbség a „ma alig tudtam haladni”-, és a „minden mai napra tervezett feladatommal sikeresen megvagyok”-munkanapok között.

Ebben az írásban összegyűjtöttem azokat a tippeket, amik nekem a legjobban beváltak az elmúlt évek alatt.

Készíts feladattervet, minden egyes nap!

Mindegy, milyen feladataid vannak, érdemes minden napot tervezéssel kezdeni. Az emberek ugyanis jellemzően túlbecsülik, hogy mi mindent képesek befejezni egyetlen nap alatt (azt egyébként alábecsülik, hogy hosszú távon milyen célokat képesek elérni).

A standupok, vagyis a munkanapok reggelén a csapattal közösen átbeszélt feladatok nem véletlenül sok cégnél a napi rutin részei. Ezt viszont akkor is érdemes megcsinálni, ha egyedül dolgozol, otthonról.

Ad egy keretet az adott nap feladatainak, így pontosan látod, mik az aznapra kitűzött céljaid, így nincs szükség nap közben újratervező szünetekre, hanem folyamatosan tudsz haladni a feladataiddal.

Esélyes, hogy eleinte sokkal több teendőt gyűjtesz össze magadnak, mint amivel képes vagy végezni, de ez teljesen természetes. Azt is meg kell tanulni, hogy minél pontosabban meg tudd becsülni a reálisan elvégezhető feladatok mennyiségét, így idővel minden napot elégedetten tudsz majd lezárni, mert elkészültél minden betervezett feladatoddal.

Szabadúszóként ez a képesség még többet ér: minden új projektet úgy tudsz majd elvállalni, hogy tudni fogod, pontosan mivel, és mikor fogsz tudni haladni. Hidd el, az ügyfelek értékelni fogják a pontosságod.

Alakíts ki napi rutint!

A rugalmas munkaidő legnagyobb veszélye pont az, ami a legnagyobb előnye is: nincs fix eleje és vége. Ez elsőre jól hangzik, hiszen reggelente nincs ott a stressz, hogy időben beérsz-e az irodába, illetve napközben is tudsz bármit ügyintézni, ha cserébe este tovább dolgozol.

Ilyenkor saját magad a legnagyobb ellenséged: mivel senki sem kéri számon, hogy időben leültél-e dolgozni, ezt önmagaddal szemben kell megtenned. Reggel, félálomban pedig igen nehéz észérvekkel meggyőzni a még félig alvó éned, hogy fel kellene kelni dolgozni.

Ugyanilyen veszélyes a vég nélküli esti munkavégzés is: én egy időben este 11 és éjjel 1 között voltam a leginkább produktív, és ezalatt a két óra alatt félelmetes mennyiségű feladatot tudtam ledarálni. A probléma ezzel az, hogy másnap délelőtt nagyon le lehet lassulni tőle, ugyanis

az elalvás előtti produktivitás annyira felpörgeti a gondolkodást, hogy nehezen „lassul le” az agy az alváshoz ideális állapothoz. Ezért tartom már jobbnak a korán kelést, a pihenést pedig szigorúan az esti órákra időzítve.

A jó napi rutin nem feltétlenül azt jelenti, hogy minden perced előre be van tervezve: elég, ha fix pontokat, időszakokat tervezel bele egy napba. Például, fixen délben ebédelsz, így az egész nap máris pontosabban tervezhető „ebéd előtti” és „ebéd utáni” feladatokra.

A megbeszélések időzítése is pont ilyen témakör. Jó, ha vannak megszokott óráid, vagy időkereted, amibe a megbeszéléseket szervezed. Ez is segít hozzájárulni a napi rutin fenntartásához, és ha jól sikerül a tervezés, sosem kell megszakítani a legproduktívabb időszakaid egy megbeszélés miatt.

Munka és magánélet

A munka és a magánélet egyensúlyának fenntartása egészen addig nem tűnhet nagy prioritásnak, amíg utol nem ér egy komolyabb kiégés. Az agyadnak ugyanúgy szüksége van pihenésre, mint a szervezeted egészének.

Ha pedig állandó készültségben vagy, mert bármikor befuthat egy fontos email vagy egy új feladat, az agyad is folyamatosan készenlétben áll, aminek ára van – és nem biztos, hogy pár nap kivett szabadság után rögtön helyre is áll a szokásos kapacitás.

Én korábban az „akkor dolgozom, amikor van feladat”-mentalitással kezdtem a pályafutásom, aminek meg is lett az ára. Most pedig az egyik kedvenc funkcióm a telefonomon a „ne zavarj” üzemmód: ez minden este 10 órától másnap reggel 8 óráig aktív, így minimum ebben az időszakban fixen csak pihenésre tudok koncentrálni. Emellett

az email értesítéseket permanensen lekapcsoltam: így ahelyett, hogy az emailek akasztanák meg a folyamatos munkát, én tudom eldönteni, mikor jön a napi feladatok között a beérkezett leveleim feldolgozása.

Kezdd a leggyorsabbal!

Ha már jól megy az előre tervezés, és az általad kitalált munkarend betartása, akkor az egyik legfontosabb lépés a feladatok priorizálása. Az úgynevezett GTD- módszerből (vagyis a getting things done) én egy részt használok rendszeresen, ami nem más, mint a 2 perces szabály. Eszerint,

ha egy feladatot 2 perc alatt el lehet végezni, akkor nem arra fordítom az időt, hogy beütemezzem, hanem arra, hogy megcsináljam a feladatot.

Ez azért fontos, hogy az agy kognitív terhelése alacsonyan maradjon. Van, aki jobb abban, hogy több dologra figyeljen egyszerre, és van, aki kevésbé, de határa mindenkinek van, az agy pedig nem arra van kitalálva, hogy mindennel foglalkozzon egyszerre.

Gondolj csak bele: ha például részt veszel egy barátságos kosármeccsen játékosként, nem arra figyelsz, hogy hány néző van a nézőtéren, milyen az idő, hol tart a nap az égen, vagy szól-e a zene a háttérben, hanem csak arra koncentrálsz, hogy pontot szerezz. A többi információt az agyad kizárja, mert az abban a helyzetben felesleges.

A beütemezett „kétperces” feladatok viszont nem zárhatóak ki ilyen könnyen, hiszen előbb-utóbb foglalkozni kell velük. Így az agyad nem tudja elengedni őket, és rárakódik a szintén fontos, de időigényesebb feladatokra gondolati szinten. Így erre az a legjobb megoldás, ha az ilyen feladatokat azonnal elvégzed és eliminálod a teendők közül: így máris kevesebb dologra kell odafigyelni egyszerre, és hatékonyabban tudsz haladni az előtted következő feladattal.

Mi a legjobb produktivitási módszer?

Persze nem vagyunk egyformák, nincs „legjobb munkamódszer”, amit mindenki követhet. Így amíg nem érzed elég jónak a jelenlegi munkamódszereid, kísérletezz új ötletekkel, próbálj ki más és más módszereket!

Ami nem válik be, azt le kell építeni, amitől pedig produktívabb tudsz lenni, azt kell megtartani. Így alakíthatod ki a számodra legjobb rutint a távoli munkavégzéshez, akár digitális nomádként, akár az otthoni irodából dolgozva.

Nem vagyunk egyformák: van, akinek a komplex feladatmenedzsment rendszerek segítenek a legtöbbet, de van, aki néhány egyszerű irányt szeret követni. A lényeg, hogy

nem az a legjobb munkamódszer, ami a legalaposabban van megtervezve, hanem az, amit be tudsz tartani.

Nagy Gábor,
Senior SEO szakértő a The Pitch ügynökségnél.

A vendégszerzők külsős szakértők, nem a Forbes szerkesztőségének tagjai, véleményük nem feltétlenül tükrözi a Forbesét.

Borítókép: Bench Accounting / Unsplash