A csapatmunka kizárólag akkor visz előre, ha jól szervezett. Ellenkező esetben a legkomolyabb visszahúzó erővé válhat. Ez különösen igaz a vállalkozásokra, ahol a szervezetlenség lelassítja a folyamatokat, túlterheli az embereket. Mi a megoldás?
A csoportmunka szervezettsége már a kisebb cégeknél is a működést alapvetően meghatározó kérdés – erre jutottak a közelmúltban két amerikai egyetem kutatói. Miközben a legapróbb szervezetekben is szükség van együttműködésre, közös munkára, az ezekhez kapcsolódó folyamatok megnövekedett mennyisége hagyományos megoldásokkal már ezekben sem menedzselhető. Egyszerűsíteni, tehermentesíteni kell, pontosabban kellene.
A képletet tovább bonyolítja, hogy az említett kutatások szerint a valódi értéket hozó cégen belüli együttműködés 20-35%-a az alkalmazottak 3-5 százalékától ered. A többi pusztán adminisztratív jellegű kooperáció, amit szerencsésebb strukturálni, automatizálni, még inkább jól kitalált szoftverekre bízni. A valóságban nem ez a helyzet, márpedig a csoportmunka kötelező, tehát nem kreatív részére lekötött személyes energiák rombolják a cég hatékonyságát – véli Mark Bolio, az oklahomai egyetem professzora. Szerinte a mobilitás és a rugalmasság jelentheti a kiutat, amelyekre már a legkisebb vállalkozásokban is elemi igény mutatkozik. A rugalmas munkavégzés olyan szabadságot adhat, amely felér egy kisebb fizetésemeléssel, miközben megszűnik a túlórázás. Egyszerre javul tehát a hatékonyság és a dolgozói elkötelezettség.
Ma már nem pusztán a cégek dolgozói igényelnek idő- és helyfüggetlen munkát: ehhez kell igazítani a különböző dokumentumok, kimutatások, beszámolók kezelését is. Ezeket könnyedén és átláthatóan kell hozzáférhetővé tenni távolról, elősegítendő a hatékony csoportmunkát, a megfelelő jogosultságokkal, a résztvevők pontos helyét kijelölve a folyamatokban. A felhőalapú és a vállalati megoldások használata ráadásul több alapvető szükségletnél: ezek már olyan érzékeny területeknek is megfelelő védelmet biztosítanak, mint az adat- és rendszerbiztonság.
A legfrissebb statisztikák szerint a kibertámadások 43 százaléka kisvállalkozások ellen irányul. Ugyanakkor ezeknek mindössze 14 százaléka gondolja azt, hogy képes hatékonyan reagálni ezekre. Minden hatodik kkv-t ért már veszteséget vagy átmeneti működési problémát okozó támadás. Minden második esetben, amikor sérült az adatok biztonsága, támadás volt a háttérben, csupán a maradék vezethető vissza emberi- és rendszerhibára. A helyzetet tovább bonyolítja a jövő májusban életbe lépő uniós adatvédelmi rendelet (GDPR), amely akár súlyos megfelelési problémák elé állíthatja a cégeket.
Szerencsére a GDPR-ról is egyre több vállalkozó tud, ahogyan azzal is szinte mindenki tisztában van, hogy az ügyféladatbázisa értékes a kibertámadók számára – mégis csak minden ötödik tárolja titkosítva ezeket az információkat. A cégek nagy többsége egyetlen fillért sem különít el költségvetésében a kiberbiztonsággal kapcsolatos költségekre és háromnegyedük nem is rendelkezik olyan biztosítással, amely pont az ilyen esetekre nyújtana védelmet.
Ahogy a csoportmunka szervezési hiányosságai mögött sem a szándékos felelőtlenség áll, úgy ebben az esetben sem ezt kell keresnünk az okok között. Az alapvető gond a probléma kevéssé ismertsége, ezen kívül a legtöbben azzal sincsenek tisztában, hogy ezekre a kihívásokra kézzelfogható közelségben vannak a hatékony informatikai megoldások. Márpedig a nem technológiai profilú vállalkozások vezetőinek alaptörvénye szerint „engem csak akkor érdekel bármilyen informatikai fejlesztés, ha valódi eredményt érek el vele”. Ha egy kisvállalkozás tulajdonosa vagy vezetője eljut eddig a gondolatig, az már valódi haladás, idáig azonban rettentően hosszú út vezet, a meglévő kihívások, problémák felismerésén át a megoldások kereséséig.
Pedig utóbbiak manapság már nem is feltétlenül igényelnek megterhelő beruházásokat: professzionális, mégis egyszerűen kezelhető, magas biztonságot adó, okos termékekbe csomagolt konstrukciók vehetők igénybe, akár havidíjas alapon. Olyanok, mint a jól ismert Office365, a Windows10 és a mobil-, valamint biztonsági megoldásokat nyújtó Enterprise Mobility+Security tudását újracsomagoló Microsoft365 Vállalati (Business). Olyanok, amelyek alkalmazása elsősorban üzleti értelemben előrelépés a legkisebb vállalkozásoknak, és csak másodsorban technológiai. Olyanok, amelyek használatával a cégek valóban ki tudják hozni értékteremtő képességükből a maximumot, miközben működésük zökkenőmentes marad. Olyanok, amelyektől fellélegeznek a szervezet kreatív elméi, hiszen végre azzal foglalkozhatnak, amihez igazán értenek.
