Előbb-utóbb mindenki számára eljön az a pillanat, amikor ráébred arra, hogy ebből az életből tényleg csak egy van – bármennyire is szeretné az ellenkezőjét hinni. Ez a megvilágosodás sokszor hatalmas változásokat hoz magával, például az egészséges élet terén. Az ember elkezd információkat gyűjteni arról, hogy mi kell a tisztább, teljesebb mindennapokhoz. Legyen szó sportról, étkezésről, öltözködésről, az inspiráció begyűjtéséről. Elindul az életünkben egy átfogó, összetett és elég hosszú folyamat, amelynek – ha eléggé hiszünk magunkban és a döntésünkben – már-már hihetetlen eredménye lehet. A változás sikeréhez azonban tökéletesen tisztában kell lennünk egyéni igényeinkkel, gyengeségeinkkel és potenciálunkkal, hogy ez ne csupán egy tiszavirág életű próbálkozás legyen. Ugyanez a helyzet nem csak az egyén szintjén, hanem a kollégákból, osztályokból, közösségekből felépülő szervezeteknél, vállalatoknál, illetve a közös teret jelentő irodánál is. Előbb-utóbb eljön a pillanat, amikor meg kell becsülnünk magunkat, a kollégáinkat és a közösen működtetett szervezetet is annyira, hogy odafigyelünk a részletekre. Mert csak így lehet egy egészséges egészet felépíteni, életben tartani és fejleszteni.
“Mindig azt szoktam mondani, hogy az őszinteség a legfontosabb. Szeretném, ha az lenne a helyzet, hogy fogok valami egyszerű brossúrát, benne hat lépéssel, amit elég lenne megmutatnom az ügyfeleknek ahhoz, hogy megtörténjen a csoda és az így-úgy működő vállalatokból, kiegyensúlyozott organizáció szülessen, nem csupán élhető, de támogató és motiváló munka környezettel. A valóság azonban az, hogy ez nem ilyen egyszerű és könnyű” – mondja Paukovics Gábor, a Kinnarps regionális piac fejlesztési- és konceptmenedzsere. Gábor a svéd cég Next OfficeTM koncepciójáért felel a régióban, ami az elsősorban irodabútorosként ismert Kinnarps, a munka környezet kutatására és annak átfogó kialakítására kifejlesztett szolgáltatása.
“Amikor a Next OfficeTM-ról szoktam beszélni, akkor nagyon sokan szinte előre bólogatnak, hogy ők aztán pontosan ismerik az ilyen felméréseket. Azt mondják, hogy abszolút képben vannak az ilyen elemzésekkel, analízisekkel, dolgozók bevonásával. Aztán, amikor leteszek eléjük egy mintaelemzést, amelyből világosan kiderül, hogy mi mivel is foglalkozunk, akkor elkerekedett szemekkel csodálkoznak” – magyarázza a szakember hozzátéve, hogy bármennyire is azt gondolják ismerik az ilyen jellegű szolgáltatásokat, csak be kell látniuk, hogy itt valami többről van szó. Hiába “bútoros” cég ugyanis a Kinnarps, de alapvetően mégsem a bútorok felől közelítenek elsőre egy-egy munka környezet létrehozásához. Hanem az emberek, sőt, az egyének felől.
A Next OfficeTM koncepció egy-egy elemzése ugyanis felér egy vállalat teljes állapotfelmérésével, amelyből olyan apróságok is kiderülhetnek, amelyekre elsőre talán nem is gondolnánk, holott a napi hatékony működésünk egyik komoly gátja – bár kétségtelenül nem annyira feltűnő.
“Általában érkeznek is sorra a kérdések az ügyfelektől: miért fontos az nekünk, hogy mennyi idő alatt érnek be a munkahelyükre az emberek? Miért fontos az, hogy mennyire tekintik az emberek a szervezetet adaptábilisnak? Miért érdekel titeket, hogy mennyit ülnek vagy állnak az emberek? Miért számít az, hogy az IT nem akar közel ülni a sales-hez? Miért vagyok én beljebb azzal, hogy tudom az összes telefonbeszélgetés ötven százaléka magas fókuszú” – idézi fel a konceptmenedzser a visszajelzéseket. “Egyszerűen azért fontos az, ha kiderül, hogy a kollégáid fele járkálva és ordítva telefonál, mert akkor az iroda tervezésnél az ő szokásaik – és a mögöttük lapuló hiányosságok- is számításba lesznek véve, sőt a büdzsédet is úgy tudod beosztani és úgy általában is pontosan látni fogod, hogy mire van szüksége annak a csapatnak, amelyikkel együtt dolgozol. Még az is megeshet hogy a fel-alá sétáló ordítva telefonáló dolgozók el tudják majd mondani hogy milyen megoldásokra is lenne szükségük az irodában, hogy másokat kevésbe zavaró módon űzzék a napi teendőiket az összes többi kolléga bevonásával egyetemben”
Példaként említi azt a – talán nem is olyan ritka – ötletet, amely fel szokott merülni: az egész irodának ki kellene költöznie vidékre, vagy legalábbis a város szélére. Egyszerűen azért, mert ugyanannyi pénzért akár kétszer akkora irodát bérelhetnek a belvárostól messzebb, így pedig akár külön bejáratú edzőtermet, éttermet, focipályát, kávézót és egyebeket is el lehet helyezni az irodák mellett. “Sok helyen úgy kommunikálnak egy ilyen jellegű és kaliberű döntést, hogy ez az embereknek nyújtott magasabb szintű irodai élményről és magukról az emberekről szól. Pedig hát valójában nagy valószínűséggel a pénzről. Ugyanannyi pénzből több mindent lehet megvalósítani egy a központtól távolabbi lokáción mint a város közepén Ez így rendben is van, de közben lehet, hogy ezek az élmény növelő megoldások igazából nem is azok amikre az egész döntési folyamat középpontjába pozícionált dolgozóknak igazából szüksége lenne, hogy jobban megbecsültnek érezzék magukat. Ezt viszont csak úgy lehet megtudni ha megkérdezzük őket. Csak hogy az sem mindegy hogy hogyan.” – mondja Gábor. Szerinte elég csak arra gondolni, hogy a többségnek valóban nagyon fontos az, hogy mennyi idő alatt ér be a munkahelyére: “az emberek többsége Európában még mindig tömegközlekedéssel, vagy alternatív módon, például kerékpárral jut el a munkahelyére. Van, akinek pici a gyermeke-, és van aki pedig egy beteg családtag miatt mozog kötöttebben. Higgyük el, hogy ezeknek az embereknek nagyon fájna az, ha a munkába járás ideje nem harminc perc lesz, hanem egy óra és a minden napokban kötöttséget jelentő lokációk sem esnének már útba.”
Na jó, de mégis hogyan lehet mindezt kikerülni?
A tervezés és a döntés hozatal előtt tisztába kell kerülni a miért-ekel és hogyan-okkal. Miért fogja ez a változás jobbá tenni az életünket? Hogyan tudok biztosra menni, hogy a legjobb helyre fektessem az időm és a pénzem?
“Ezek nagyon hosszú folyamatok, de fontos, hogy az elején ezeket felderítsük és utána maga a szervezet és annak az elemeinek, az embereknek az igényei mentén haladjon tovább a fejlesztés. Hiszen az egy dolog, hogy kibukott az új iroda létjogosultsága, mert megváltozott a piaci környezet, munkaerőt kell bevonzani, le fog járni a bérleti szerződés, új szervezeti kultúrának n kell a hely, vagy egyéb millió tényező lehet a kiváltó ok. A legfontosabb, hogy belássuk, a nap végén mindig a szervezet igényeit kell ismerni és középpontban tartani. Ugyanolyan ez, mint amikor a hétköznapokban új autót, vagy telefont vásárolunk. Rengeteg szempont lehet a kiváltó ok, de a lényeg, hogy ha már váltunk akkor a saját igényeinket elégítse ki és hogy ezeket fel is tudjuk ismerni.” – magyarázza a Kinnarps szakembere.
Ugyanakkor azt is figyelembe kell venni egy-egy ilyen döntési folyamatnál, hogy nem csak a költözés tényének megszilárdulása tart hosszú ideig, hanem az is, amíg a kollégáink igényeit felmérjük. “Ők ugyanis nem telefonkészülékek, hogy egyik pillanatról a másikra átállítsuk őket flight mode-ra. Elő kell hozni belőlük sok mindent és az pedig időbe telik” – mondja Gábor, aki arra is figyelmeztet, hogy mindez azért is fontos, hiszen alapvetően az embereknek tervezünk irodát. Ők az alapjai a sikeres működésnek, nyilvánvaló, hogy az igényeikhez legjobban passzoló körülményeket kell teremteni. Ha azonban nem így járunk el, akkor a későbbiekben egyrészt a munka minőségében, másrészt pedig az állandó irodai átalakításokban, módosításukban lesz mérhető a pontos és körültekintő tervezés hiánya.
“Azt látjuk, hogy ma a cégek egyre magasabb célokat tűznek ki, miközben egy elképesztően komplex üzleti- és szociális környezetben őrült nagy versenyben vannak egymással. Tegnap még te voltál az első, holnap pedig jön egy új trend és már hátul vagy úgy, hogy nem érted mi a fene történhetett. Ilyen környezetben próbálod megvalósítani a célokat. Nagyon fontos, hogy a megvalósítás alapját jelentő embereid, vagyis a szervezet a legbiztosabb lábakon álljon. Ehhez pedig nagyon gondos állapotfelmérésre és azon alapuló tervezésre, rengeteg információra és igen: befektetésre van szükség” – figyelmeztet Gábor. Szerinte sem elhanyagolható lépés, hogy a döntéshozók belássák: egyedül nem tudnak dönteni 10-20-100 másik ember helyett: “lehet tippelgetni, vagy azt mondani, hogy csomó tapasztalatunk van, de fontos az, hogy minél több strukturált tapasztalat és vélemény alapján határozzuk meg a végeredményt.”
Másként megközelítve: ha az emberek munkavégzéshez szükséges igényei sérülnek, nem találják a helyüket, akkor végső soron maga a biznisz sérül.
A legendás, animációs filmjeiről ismert Pixar messzi földön híres arról, hogy mennyire fontosnak tartja a kollégák közötti egyenlőséget és a kreatív alkotás támogatását. Ennek jegyében vásároltak egy nagy asztalt a szokásos hétfői meetingekhez – de egy akkorát, hogy mindenki odaférjen. Észre sem vették, de az ülésrend szinte magától úgy alakult, hogy középen ültek a vezetők, hozzájuk közelebb pedig a szervezetben fontos szerepet betöltő kollégák. A csapat bővülésével aztán voltak már olyanok, akik le sem tudtak ülni. Rájöttek arra, hogy sehogy sem állja meg a kollégák közötti egyenlőségről tartott elképzelésük a helyét, ha vannak olyanok, akik oda sem férnek az asztalhoz. Éppen ezért beszereztek hatalmas kör alakú asztalokat, ahová már mindenki odafért. Hosszú évekbe telt míg végül megvilágosodtak: a megbeszélések időnként frusztrált hangulatát nem csak ez okozta. Hanem az, hogy névtáblákkal továbbra is megkülönböztették a vezetőket és a hierarchiában feljebb állókat, óhatatlanul is a többiek felé helyezve őket. Ennyire apró gesztusok is számítanak, amikor egy szervezet felépítéséről és működtetéséről van szó.
“A lényeg az, hogy semmi értelme annak, hogy látens módon teletömjük minden „menő” dologgal az irodát, amiben ennek ellenére sem érzik majd jól magukat a kollégák” – mondja Gábor kiegészítve azzal, hogy manapság, a régióban egy új kolléga megtalálása nem ritkán összességében 3 ezer eurós költséggel jár. Ha úgy tetszik, anyagi megfontolásból sem bánhatunk velük és az igényeikkel könnyelműen. Mert komolyan megfizetjük az árát. “Ráadásul ne felejtsük el még egyszer: azokba az emberekbe kell a legtöbbet fektetnünk, akik a nap végén mégis csak a mi céljainkat fogják megvalósítani. Ez egyértelmű.”
