Mi az, amiből mindenkinek, a Föld összes lakójának, embernek és állatnak egyaránt ugyanannyi jut egy napra? Egy erőforrás, amiért nem kell megküzdenünk sem az elemekkel, sem embertársainkkal. Önmagunkkal viszont gyakran. Igen, ez az idő. Annyira igazságosan van elosztva, hogy mindenkinek ugyanannyi jut belőle: 24 óra naponta, 60 perc óránként. Elveszteni se lehet és többet nyerni se fogunk tudni. Lehet vele viszont gazdálkodni. Vagy menedzselni. Legalábbis az általános vélekedések szerint.
Ez az írás „Az Elég Jó Vezető” sorozat hetedik része. Az előző részek a sorozat facebook oldalán olvashatóak vissza.
Szerintem viszont ezek egyikét se tudjuk az idővel művelni. Akármit csinálunk ugyanis, változatlan tempóban halad előre, egyre csak múlik, és nem kérdezi meg, hogy milyen viselkedést várunk el tőle, hogy hogyan tudná még jobban a javunkat szolgálni. Az ’Elég Jó Vezetővé’ váláshoz néhány dolgot azonban mégiscsak illik megtennünk, hogy valóban vezetőként lehessünk mi a helyzet urai. Ezeket a dolgokat szedem most egy csokorba össze, hogy segítségükkel kísérleteket tehessetek.
- Hogyan priorizáljak?
Fontossági sorrendet felállítani és ennek megfelelőn dönteni percről percre, óráról órára arról, hogy mit is fogunk tenni a következő időegységben – egy soha véget nem érő feladat. Meg kell tudni határozni hozzá, hogy mi a fontos és mennyire, és itt jön a kérdés, hogy ’na jó, de mi alapján’? Annyi szempont képes beférkőzni a fejünkbe, hogy szerintem kell egy, ami mind fölött áll, mégpedig a sajátunk: mik azok a fő értékek, rendezőelvek, amely alapján élni szeretnék? Erre a kérdésre a választ a korábban már említett megoldásközpontú gondolkodásmód segít megtalálni: Begin with the end in mind! Vagyis kezdd a végén: Képzeld el, hogy a saját, nyolcvanadik születésnapi partidon ülsz a torta előtt, körbevesznek kedves emberek (kik azok?) és valaki (ki?) beszédet mond a pezsgős koccintás előtt. Mit mond? Miért örül annak, hogy ott lehet? Mit adtál te a világnak eddig? Milyen értékek szerint élsz? Mire vagy büszke szerinte? Mit tartasz fontosnak?
Ha sikerül ezekre a kérdésekre választ találnod, már az sem tűnik olyan nehéz döntésnek, hogy az idegőrlő meeting tisztességből való végigülése vagy a gyerek focimeccsének a második felére való beesés-e a választandó időtöltésed…
- Mi az én dolgom?
Nem véletlen írtam pont egy megbeszéléses példát: akikkel én találkozom, kivétel nélkül hosszú-hosszú órákat ülnek meetingeken, amiknek – saját bevallásuk szerint – jó, ha a fele értelmes. Akkor döbbennek rá erre igazán, amikor végignaplóznak egy teljes hetet, 15 perces bontásban. Ezt Te is megteheted: öt teljes munkanapon keresztül írd fel, hogy mivel megy az időd, 15 perces bontásban, ébredéstől elalvásig! Vedd bele az otthoni kómázást, az utazást, a levélmegválaszolgatást, a facebookozást, a kolléga-jött-kérdezni-egyet köröket és mindent, teljesen őszintén, amit az adott napon csináltál! Mivel ezt utólag képtelenség felidézni, javaslom, hogy óránként vagy maximum két óránként írd fel, hogy min vagy már túl, praktikusan egy, a telefonodban vagy a laptopodon nyitott Excel táblában. Célszerű a meetingekhez és a saját munkához témát is rendelni, hogy később lásd, melyik projekt vagy részfeladat mennyi energiádat köti le. Láttam már olyan verziót is, ahol a közlekedési lámpa színeivel jelölte az illető, hogy mi az, amivel tényleg neki kellett foglalkozni (zöld), mi az, ami határeset, időlegesen nála van, de már látja a fényt az alagút végén, hogy mikor adja le másnak (sárga) és piros lett az, amit egyértelműen mások helyett csinált meg. A kategorizálásban nagy segítség, ha magadévá teszed a Monkey-business elméletet, amiről például az Elég Jó Vezető sorozat harmadik részében is írtam már. Egy adott vezető két hétig naplózott és határozott sikerként számolt be arról, hogy már a második héten kevesebb volt a piros feladata. Mások (többen is) arról számoltak be, hogy pusztán a naplózási feladat tényétől kevesebbet interneteztek haszontalanul…
Akárhogy is, jó, ha eljutsz egy listához, amiben benne vannak a feladataid (és ideális esetben a csapatod feladatai is). Ez a lista persze időről-időre, sőt, lehet, hogy naponta változik, de mindenképp segít neked tisztán látni, hogy mire kell időt allokálnod. Az Eisenhower nevéhez fűződő sürgős-fontos mátrix régi, de szerintem még mindig nagyon helytálló elmélet:
Először fontosságuk, majd sürgősségük szerint osztályozd a feladatokat egyesével, mondjuk egy 1-5-ig tartó skálán! Ezután a két dimenzió alapján négy kategóriába osztott feladatokkal épp azt kell tenned, amit itt fent látsz: például ami sürgős, de nem fontos, azt alaposan átgondolva delegáld. Külön szót érdemel a nem sürgős – nem fontos metszetben látható ’Felejtsd el!’, mert ez sokszor értetlenséget vált ki, ’mi az, hogy felejtsem el, hát ha egyszer feladat, akkor feladat!’. Alap esetben igen, viszont ebben a felgyorsult világban, amikor naponta is képes változni körülöttünk a piac vagy a szabályozási környezet, simán elképzelhető, hogy a feladat, amit a társterület átlőtt hozzánk, idővel elveszti a jelentőségét (vagy sosem volt neki). Éppen ezért szeretem az alma materemben tanult szabályt még most is követni: ami nem sürgős és nem fontos, az két hét után megy a kukába, kivéve, ha időközben jött hozzá újabb input vagy a küldő fél meggyőzött arról, hogy legalább az egyik dimenzióban át kellene sorolnom másik kategóriába.
Kérdés persze, hogy kinek sürgős és kinek fontos: ehhez a döntéshez hívd segítségül az előző pontban feltett kérdésre adott válaszaidat (ha Neked követendő értéked, hogy minden feléd érkező kérést azonnal teljesíts, akkor sorold előre az ilyeneket, de ha úgy látod, hogy a 80 éves önmagad inkább egy saját feladatot végezne el, akkor legyen az egy ’nem sürgős’ feladat)!
Ha már tudod, hogy mivel akarsz foglalkozni, van még egy kemény feladatod: érvényre is kell ezt az elhatározásodat juttatni. A kommunikációs vonatkozásokról írtam Az Elég Jó Vezető második és hatodik részeiben, most inkább a naptárunk tiszteletben tartását említem csak. Alap funkciója ma már szerintem minden naptáralkalmazásnak, hogy megosztható, vagyis a kollégáid is meg tudják nézni, hogy mikor vagy szabad és mikor foglalt (a foglaltság részleteit nem kell tudniuk). Adj tehát nekik jogot ennek ellenőrzésére és tedd egyértelművé, hogy a naptárban foglalt időszakokra nem szervezhetnek rá semmiféle találkozót, mert nem tudsz egyszerre két helyen lenni! Az első néhány alkalommal, amikor ezt mégis megteszik, legyél kitartó és következetes, ne szervezd át magad a dolgokat, hogy mindenhol ott lehess, hanem hagyd ki az egyiket azzal, hogy felhívod a figyelmüket, miért került erre sor. Ez ugyanúgy meg, mint a delegálás: kezdetben be kell fektetned egy kicsit, hogy utána menjen magától is.
- Mit kezdjek az email-áradattal?
Szerintem az is általános kórkép, hogy rengeteg email és üzenet jön-megy a szervezetekben. Egy megírt levél sok mindenre jó: mutathatom vele, hogy dolgozom; védi a hátsó felemet egy számonkérés esetén; át tudom vele tolni a felelősséget a másikra; egy jól feltett kérdéssel vagy passzolt labdával időt nyerhetek; a főnökeinket másolatba téve fényezhetem magamat / bemárthatom a másikat – és még sorolhatnám, de persze most csak azokat az okokat szedtem össze, ami miatt leginkább nem is kéne megírnunk azt az üzenetet. Sokan számolnak be arról, hogy a rengeteg levél olvasása rengeteg időt is köt le, plusz a gép előtt ülve illetve az okos eszközök (telefon, karóra) világában a folyamatosan érkező üzenetek is rendre elterelik a figyelmüket más tevékenységeikről. Mit tehetünk tehát azért, hogy kevésbé legyen zavaró az email- és üzenetáradat?
- Írjunk kevesebb levelet – vagyis menjünk oda inkább személyesen, hívjuk fel telefonon, várjuk meg a következő meetinget vagy oldjuk meg önmagunk!
- Fogalmazzunk asszertíven, tisztán, érhetően, röviden, hogy minél kevesebb visszakérdezésre és félreértésre adjunk okot!
- Minden megírt emailről elküldés előtt vegyünk le egy címzettet, vagy másolatban megkapót – vagyis gondoljuk át, hogy tényleg mindenkinek szüksége lesz-e arra az infóra, ami a levelünkben szerepel, vagyis kell-e egymás idejét rabolnunk az elolvasásra szánt idővel!
- Kapcsoljuk ki az eszközeinken a push értesítéseket, pop-up ablakokat, megváltozó kurzurokat, rezgő jelzéseket!
- Állítsunk be óránkénti (esetleg félóránkénti) szinkronizálását, levélletöltést! Kevés pozíció van (pl. helpdesk), ahol ennél gyakoribb és valósabb idejű üzenetolvasásra van szükség.
- Meetingre beülve kapcsoljuk ki a telefonunkon a wifit és a mobil internet kapcsolatot is, hogy igazán csak egymásra figyelve hamarabb végezzünk a közös feladatokkal (plusz ne üljünk bent egy meetingen sem fél óránál többet – de erről majd írok még egy következő részben)!
- Allokáljunk dedikált időd a naptárunkban az emailek olvasására és megválaszolására, ezt tudassuk a környezetünkkel és tartsuk is be!
És ha már itt tartunk: azokra a feladatokra is foglaljunk be magunknak időt, amikor egyedül, nyugalomban kell gondolkodnunk vagy írnunk. Ez is a munkánk, tehát munkaidőben kell végeznünk, nem pedig este otthon, amikor lefeküdtek a gyerekek és csend van végre körülöttünk.
- Honnan nyerem az energiát?
Ha megszeged ezt, vagy valamely másik szabályodat, akkor azt veszed észre, hogy folyamatosan fáradt vagy, rohansz a feladataid után, a magánéleted szétesik és keresed, hogy vajon ki irányítja az életedet. Ha eljutottál már idáig, akkor jó az esélye annak is, hogy nem tartottad tiszteletben saját magadat, a tested – lelked – szellemed szükségleteit. Gondolj magadra úgy, mintha a mobiltelefonod lennél: ugye azt a kis eszközt minden este töltőre teszed? Lehet, hogy napközben is, az asztalodon vagy az autóban? Az csak egy elektronikai kütyü, mégis időről időre lemerül, hiszen a rajta futó alkalmazások fogyasztják az energiáját. Mit vársz akkor magadtól, ettől a bonyolult szerkezettől?!?
- Számold ki, hogy mennyi alvásra van szükséged és feküdj le időben még akkor is, ha valamilyen feladatod nincs elvégezve! Ebben segít, ha bent hagyod az irodában a laptopodat vagy legalábbis nem nyitod már ki otthon este.
- Foglalj be magadnak ebédidőt a naptáradban és ne hagyd, hogy bármit rászervezzenek!
- Figyeld meg, hogy milyen ételektől van sok energiád és azokat fogyaszd rendszeresen!
- Foglald be a naptáradban az edzéseid idejét is, még akkor is, ha reggel vagy este vannak és számold rá az utazással, átöltözéssel járó időket is!
- Írd be a masszőr / fogorvos / pszichológus és a többi látogatására szánt időket is és semmi áron se hagyd ki ezeket az alkalmakat!
- Az óvodai / iskolai tanév kezdetén megkapott menetrend szerint írd be jó előre a gyerekkel kapcsolatos kötelezettségeidet: szünet, koncert, verseny, nyílt óra (és mondanom sem kell: menj is el rájuk)!
- Tervezz be mindent, amiről tudod, hogy energiával tölt fel Téged: mozi/koncert a társaddal, sör/shopping a barátokkal, könyvolvasás egyedül bekuckózva – bármi lehet, csak csináld!
Gondoskodj a testedről, hogy megkapja amire szüksége van: alvás, megfelelő táplálék és folyadék, testmozgás, családi és társasági élet, énidő! Mindenek előtt ezeket a tevékenységeket írd be a naptáradba! Hiszen ha Te nem vagy rendben, akkor hogyan várhatod, hogy a tőled függő minden más rendben legyen?
Rajz: Marcus Goldson
Ha nem akarsz lemaradni a további cikkekről és a cikkek közötti extra tartalmakról, iratkozzon fel ’Az elég jó vezető’ facebook oldalára.
Bánhidi Brigitta, executive coach, Többet, kevesebbel!, www.banhidibrigitta.com
