Öt tipp, hogy ne pont a te üzeneted végezze a kukában.
Naponta körülbelül 300 milliárd új e-mail köröz a világban, egy ember átlagosan 121 új mailt kap minden munkanapján – a Statista.com adatai szerint. Nélkülözhetetlenek a munkánkban, átlagosan a munkaórák 28 százalékát töltjük megírásukkal vagy megválaszolásukkal még úgy is, hogy rengeteg levélre nem is reagálunk.
De hogy ne az általunk küldött levelek landoljanak olvasatlanul a kukában, ezért Guy Katz, tanácsadó és tréningcéget vezető egyetemi tanár, TED-előadó összegyűjtött öt tippet, amivel könnyebben és hatékonyabban felkelthetjük az érdeklődést, és levelünk kiugorhat a napi mailcunamiból.
Az első benyomás
A tárgysor az első esély, amivel megragadhatod a címzett figyelmét. Legyen rövid, bíztasson valamilyen aktivitásra, és legyen benne némi (nem túl sok) bizalmasság a címzett és a feladó ismeretségére utalva. Nézzük például a következő tárgyszövegeket:
a) Beszámoló 10.31.2020
b) Üdvözlő email
c) Holnap míting, kérlek válaszolj!
d) Helló!
e) Hiányoltalak! Pénteken?
Nem nehéz kitalálni, de 300 tesztalany 47 százaléka azt mondta, hogy a C tárgyú levelet nyitná ki a legszívesebben. A válaszadók 20 százaléka a D-re voksolt.
Színek és érzelmek
A leveleink alapból fekete-fehérek, ezért unalmasak, nem árt, ha feldobjuk némi érzelemmel. Megint három példa:
- Kedves Guy! Köszönöm, hogy benéztél.
- Guy! Köszi, hogy benéztél.
- Szia, Guy! Annyira örültem, hogy benéztél!
Nyilván a harmadik a legszemélyesebb és legszínesebb, amit lehet még fokozni emojikkal, ha olyan a céges kultúra vagy az ismeretségi viszony. Túltolni nem érdemes, sőt lehet, hogy az esetek többségében egyáltalán nem célszerű őket használni, de néha jól jön, hiszen az emojik a mimikát és a testbeszédet tudják valamelyest pótolni. És ha tényleg mindent be akarsz dobni, akkor használj GIF-et.
Legyél rövid, mint egy tweet
Nagyon sok tanulmány megmutatta, hogy az emaileket nem úgy olvassuk, mint a regényt, csupán gyorsan átfutjuk (és sokszor töröljük). 40 szó fölött szinte már minden szóért kár, de a legjobb, ha olyan rövidre fogod magad, mint egy twitter-bejegyzést, vagyis megállsz 280 karakternél. Ha ennél hosszabb olvasnivalót küldesz (mondjuk egy míting memót), azt tedd csatolmányba.
Használj neveket!
Ha van varázsszó az emailekben, ami miatt jobb eséllyel elolvassák azokat, akkor az a címzett neve. Dale Carnegie, a 20. századik egyik legnagyobb hatású szónoka száz évvel ezelőtt már leírta, hogy az emberek fülének a saját nevük az egyik legkedvesebb, és ez valószínűleg ma is áll.
Ha tehát a kritikus helyen beszúrod a címzett nevét, az sokat számíthat, feltéve, ha nem írod rosszul, mert az nagyon kínos, azzal pont az ellenkező hatást éred el. Ezt sem kell túlragozni, az arányok fontosak, de jó tipp lehet. Mint ahogy egy másik ismerős nevének említése is nyomatékot adhat.
Az utolsó benyomás
Steve Jobs klasszikus trükkje volt, hogy a nagy Apple-prezentációkon mindig a legvégére hagyta a legnagyobb bombát. „Végül” – kezdte a mondatot, és amikor már mindenki azt hitte, hogy elbúcsúzik, kivett a zsebéből egy új iPhone-t, vagy más aktuális szenzációt. Levelekben is lehet ezzel élni, ugyanis amit a legvégére odabiggyesztesz, az marad meg az olvasóban a legtovább.