Saját üzletet építeni egyáltalán nem egyszerű. Ezért jó kis trükkök kellenek. Rengeteg dologra kell koncentrálnod, anélkül, hogy elvesztenéd a fókuszod a fő feladatodról. Mióta lediplomáztam vállalkozó vagyok, így a lehető legjobban kellett ütemeznem és menedzselnem a napom. De ezek a produktivitási szokások nem csak a vállalkozóknak hasznosak, bárki tud általuk időt megtakarítani. Az első részben szeretném bemutatni a személyes kedvencemet a Getting Things Done rendszert.
Getting Things Done
Getting Things Done (más néven GTD), egy egyszerű, lista alapú metódus. Elég egyszerű ahhoz, hogy azonnal belevágj, de ha jobban megismered, rájössz, hogy sokkal többet segít, mint gondoltad volna. A mobilos applikációja egy klasszikus bevásárlólistára hasonlít, de készíthetsz kiegészítő listákat, amelyeken be tudod ütemezni, hogy melyik feladatra mennyi időt szánsz.
De ne vesztegessük az időt, lássuk, hogy mi is az a GTD 2 percben!
Az elméd nem arra van, hogy minden feladatot fejben tarts. Írd le az összes apró feladatot, ami csak eszedbe jut, így ki tudod tisztítani a fejedet. Ezek mennek az aktuális listába
Szánj fél órát minden héten arra, hogy kitakarítsd az Aktuális listádat, és átrakd őket az Egyéb listára.
Készíts további listákat. (további listákat is hozzáadhatsz később):
- Aktuális: Ez az a lista ahová mindent azonnal leírsz. Tedd fel magadnak a kérdést, hogy sürgős-e, továbbá, hogy az a bizonyos feladat elvégezhető-e 2 percen belül. Ha igen akkor csináld meg. Olyanokra gondolok mint például „elküldeni egy emailt XY-nak”.
- Valamikor: Ha nem sürgős, rakd át a valamikor nevű listádra. Ha több mint 30 napja a listán van, nyugodtan törölheted, vagy akár rajta is hagyhatod.
- Következő lépés: Ha egy lépéssel nem kivitelezhető,(vagy 2 percnél több időre lenne szükséged) rakd át a következő lépés nevezetű listádra. Itt eldöntheted, hogy egymás után csinálod feladatokat, és valamikor elkészül majd, vagy meghatározhatsz egy pontos határidőt is.
- Várok: Ugyanúgy működik, mint a következő lépés lista, de ebben az esetben vársz arra, hogy valaki megcsinálja, és ez egy emlékeztetőként funkcionál, jó esetben a határidővel
- Projectek: Ha elvégezhető, de több lépésből áll a feladat, csinálj projectet belőle, és bonts le pici apró lépésekre. Ezt hívjuk tervezésnek. Ne feledd, hogy mindig kell lennie egy feladatnak a következő lépés listán. Ez nélkülözhetetlen ahhoz, hogy elkészüljenek a dolgok.
- Általános: Ez lehet bármilyen egyéb feladat a bevásárlástól elkezdve a mosogatásig amit meg kell csinálnod. Ennek csak az a lányege, hogy kiürítsd az aktuális nevezetű listádat.
Ennyire egyszerű.
Pro érvek: a GTD segít kitisztítani a fejed, hogy ne felejts el semmit, és hogy véghez tudd vinni a lehető leghatékonyabb módon.
Kép:Pixabay
Kontra érvek: Nagyon kitartónak és állhatatosnak kell lenned a munkáddal kapcsolatban. Nem hagyhatsz ki egyetlen napot sem, hiszen ez csak nagyobb zűrzavart okozna, ahelyett, hogy helyre rakná a dolgokat. Emellett azok az applikációk, amelyek segíteni hivatottak a feladatok kategorizálásában, elég összetettek, ezért az elején kissé összezavarhatnak.
Hogyan legyünk profik a GTD-ben?
Mielőtt elmesélem hogyan legyünk profik, leírom hogy miként használom én. Számomra a legfontosabb, hogy mindent feljegyezzek, ami eszembe jut. Akik ismernek, azok tudják, hogy borzasztó a memóriám. Néha az sem jut eszembe egyből, hogy mit ebédeltem tegnap. Ezért a GTD inbox funkciója tökéletes számomra. Bármi eszembe jut, előkapom a telefonom és felirom Wunderlistbe. (Ez mindenkinek a saját eszköze lehet, akár egy cetli, vagy egy Moleskin-füzet.) Utána GTD szerint jöhet a feldolgozás. De néha nem teszem meg, pedig minden csütörtök késő délutánra fel van írva.
Hogy mennyi elem van az inboxomban most? 195. De nem vész el, ott van, és pont ez a lényeg. Naponta, két naponta lecsekkolom, hogy van-e valami fontos benne. Ezeket már alapból csillagozom is. Így a nap végén (vagy elején) valóban el tudom végezni, adott esetben projektbe delegálni. A maradékon meg – amikor időm és lélekjelenlétem engedi- később megyek végig. Lesz köztük olyan ami teljesen logikátlan, vagy idejét múlt? Persze. De pont ez a lényege a GTD-nek számomra. Minden hülyeséget kiírjak a fejemből és majd később ráérek eldönteni, hogy ez mennyire fontos.
Az idő előrehaladtával rengeteg projektet fogsz elkészíteni, és megtalálod a saját tempódat. Hozzá írhatsz szövegkörnyezetet, és jegyzeteket, de nem feltétlenül szükséges.
Miután már elméletben mindent tudsz a rendszerről, nézzük meg a leghasznosabb applikációkat, amelyek segítségével a gyakorlatban is alkalmazhatjuk a GTD-t.
Máris el akarod kezdeni? Ülj le 5 percre és írj le mindent ami a fejedben van.
Ez egy nagyon jó technika a tanulásra. Rendszerezd a feladataidat, és tűzz ki célokat.A legcélravezetőbb úgy gondolni erre az egészre, mint egy szokásra. Minél többet hazsnálsz egy rendszert annál könnyebb lesz általa véghez vinni a dolgokat. Kombináld azzal, amit már megtanultál, és használd a GTD-t a Pomodoro-technikával.Legyen ez egy olyan szokás, amihez ragaszkodsz. Ahogyan Ernest Hemingway mondta: írj naponta 5 oldalt, és 3 hónap múlva lesz egy könyved. Ez még fontosabb, amikor csapatban dolgozol, vagy tanulsz.
Végül legyenek elvárásaid, hogy miért csinálsz bizonyos dolgokat, ez szenvedéllyel fog feltölteni a célod iránt!
Ha bármi kérdésed lenne, tedd fel bátran Twitteren: @SzantoPeter
A vendégszerzők külsős szakértők, nem a Forbes szerkesztőségének tajgai, véleményük nem feltétlen tükrözi a Forbesét!
