A “külsős” problémája
A probléma
Nincs cég, amelynek ne lennének külső partnerei: vevők, szállítók, alvállalkozók, tanácsadók. Velük is
rendszeresen kommunikálunk, sőt, jellemzően a napi munkafolyamatokban is részt vesznek. Ám a velük való
kapcsolattartás nem könnyű, hiszen általában a belső kommunikációs platformok eltérnek a partnereknél,
ügyfelekknél használt megoldásoktól. Sokszor műszaki és/vagy biztonsági okokból az ügyfelekkel nincs
lehetőség virtuális megbeszélések szervezésére, azonnali üzenetküldésre, illetve videohívások bonyolítására.
A dokumentumok megosztása is nehézkes, többnyire e-mailek sora követi egymást a különböző dokumentumverziók
megosztásakor. Az egymással össze nem kötött informatikai rendszerek miatt egy cég és a partnerei között
zajló kommunikáció aligha lehet zökkenőmentes.
A megoldás
Ezzel szemben a Cisco Spark összes szolgáltatásába bevonhatók külső partnerek is. A dokumentumok megosztása,
a virtuális megbeszélések lebonyolítása e rendszer segítségével biztonságos módon történik, különösebb
műszaki igények sem szükségesek. Ennek eredményeképpen a külső, nem céges alkalmazottak is ugyanazt az
élményt kapják, mint a „bentiek”.
Miképpen történik ez a gyakorlatban? Nos, egy külső partner felvétele mindössze néhány kattintás. Az illető
ennek nyomán kap egy értesítést a mail fiókjába. Ha a levélben található “Csatlakozás” gombra rákattint,
máris részese lesz az adott feladat köré szerveződő csapatnak. Látja az aktuálisan megosztott képernyőt, a
chatbeszélgetéseket, a dokumentumokat és akár ő is részt vehet a hang- vagy videoalapú megbeszéléseken a
csoporton belül. A csapat számára egyértelműen jelöli a rendszer, hogy a részvevők közül ki az, aki
vendégként (guest) - tehát nem belsős munkatársként - vesz részt a munkában, de ez a hatékonyságot nem
érinti, a kommunikáció minősége azonos lesz minden tag esetében. A megoldás ugyanúgy működik, ha egy
személlyel van interakció vagy akár egy egész cég esetében is.
Kattintson az emailben küldött linkre, hívja fel az adott telefonszámot, aztán írja be a meeting numbert, adja
meg személyes azonosítóját, PIN kódját, stb. – Mindez ismerős, ugye? Nem csak a folyamat sokkal egyszerűbb, de a
hosszas emailezgetések és a nyelvi nehézségekből adódó félreértések is elkerülhetőek egy negyedórás
megbeszéléssel. Szinkronba kerülnek a dolgok – aztán mehet minden előre!
