„Okosan kell dolgozni, nem sokat” – ez nagyjából olyan karriertipp, amit már legalább mindenki egyszer hallott életében. Sokszor rápakolgatják Facebookon terjedő fotókra is: a topmenedszer ingben sütteti magát a tengerparton, egyik kezében az okostelefonja, a másikban koktél. Ki ne szeretne így dolgozni? Arról viszont már kevesebb szó van, mégis, hogy kellene okosabban dolgozni.
Az okosan dolgozás teljesen más jelenthet mindenkinek, attól függ, mik a személyes céljai, mit értékel sikernek. A lényeg, hogy legyünk tisztában saját elvárásainkkal, képességeinkkel, így tudunk fontossági sorrendet felállítani, segítséget kérni, elszámolni a veszteségeinkkel. Az okosan dolgozás általánosságban azt jelenti, hogy erősségeinkre építve a lehető leggyorsabban és leghatékonyabban dolgozunk. Rachel Ritlop, a téma szakértője 6 tippet szedett össze a Forbes.com-ra.
Mérd az időd. Jami Novak, író és időmenedzsment coach szerint nagyon kevés ember szab határidőket a feladataihoz. „Persze, hatékonyabbak leszünk a to-do listáktól, és segít az is, ha csoportosítjuk a tennivalókat és priorizáljuk őket”, de ez még nem jelenti azt, hogy meg is lesznek, mikorra kellene, vagy annyi idő alatt, amennyi van rájuk. Minél többet foglalkozunk a feladatok idejének mérésével, annál pontosabban tudjuk majd felmérni, adott feladathoz mennyi időre van szükség, és könnyebben átszabhatjuk a beosztásunkat.
Jelölj ki célokat. Mitzi Weinman, a TimeFinder alapítója szerint a delegálásánál a cél-szándék-feladatkör kijelölése mindenkinek segítség. Weinman szerint érdemes a célkitűzések meghatározásával kezdeni, azzal a kérdéssel, hogy „mi lesz a munka eredménye, ha elkészülünk vele?”. A következő lépés a szándék megértése, „miért” csinálunk valamit, így elmagyarázható, hogyan illik aktuális feladatunk a projektbe vagy a nagyobb képbe. Végül pedig el kell mondani annak, akinek delegáljuk a munkát, hogy mi a projektben a feladatköre. Ebben benne lehetnek határidők, formátum, ki fogja látni, költségvetés, elérhető erőforrások (emberek vagy információ) és saját részvételed.
Rendszerezd az időd. Mike Vardy, a Productivityist alapítója szerint az időrendszerezés arról szól, hogy felszabadítjuk az elménket, és azokra a feladatokra koncentrálunk, amik a legfontosabbak, hogy az élet minden területén haladást érjünk el. Így elkerülhetjük a döntésekkel járó fáradtságot: ha megtervezzük a napunkat, hetünket, hónapunkat, könnyebb dönteni, mert eleve van előttünk valami. Segíthet a munka-magánélet egyensúly kialakításában is, például érdemes lehet minden pénteket barátokkal töltött pénteknek kijelölni, minden szombatot családi napnak.
Készíts új e-mailezési stratégiát. Az e-mail gyakran a legnagyobb ellensége a hatékonyságnak, sokszor vezet oda, hogy sokat dolgozunk, ahelyett, hogy okosan dolgoznánk. Az emberek túl gyakran egyszerre több feladatot végeznek, anélkül, hogy ezt egyáltalán észrevennék (az értesítések miatt). Például, ha kapunk értesítést új emailünkről, és gondolkodás nélkül rákattintunk, elolvassuk és válaszolunk is, ezért abbahagyjuk, amivel éppen foglalkoztunk, anélkül, hogy feltűnne, aztán azt már újra kell kezdeni. Emiatt azt érezhetjük, hogy keményen dolgozunk, folyamatosan elfoglaltak vagyunk – de a beeső értesítések rontják az összhatékonyságunkat. Erre lehet például megoldás, ha napi vagy heti címkéket / könyvtárakat csinálunk az emaileknek, és oda rakjuk be őket, aztán csak az előre kijelölt időszakokban foglalkozunk velük.
Ne kezdj semmit nulláról. „Ne találd fel újra és újra a kereket… mindig nulláról kezdeni valamit időpocsékolás” – mondja Novak. Helyette érdemes megtalálni és módosítani már létező alapokat vagy megtalálni valakit, aki már megcsinálta, amire éppen szükséged van. Ezzel erőforrásokat szabadítasz fel, és könnyebben elérheted a céljaidat.
Jegyzetelj. Néha nem lehet elkerülni, hogy megzavarjanak minket valamilyen feladat közben. Whenever szerint ha be kell fejezned egy feladatot, mielőtt végeztél volna vele, hagyj magadnak jegyzetet. Benne kell lennie részletesen, hogy hol kellett megállni, így időpazarlás nélkül folytatni lehet majd a munkát.
Ezek szinte mindenkinek jól hasznosítható tippek, de érdemes figyelembe venni, hogy az okosan dolgozáshoz hozzátartozik mindenki egyénisége, egyéni céljai is, így ne felejtsünk el mindenkinek teret adni, hogy megtalálja, ő hogyan tud legjobban működni.
