Mindannyiunk vállán ott a feladatlisták súlya. A Linkedin 2017-es felmérése alapján az emberek 63 százaléka ír minden nap valamiféle listát a teendőiről, azonban csupán 11 százalék az, aki valóban ki is pipál mindent a nap végére. Mit csinál rosszul a maradék 89 százalék?
Az élet néha olyan, mint egy folyamatos küzdelem végeláthatatlanul hosszú feladatlistákkal, amin hiába húzzuk ki (majdnem) az összes sort, a nap végén valahogy mégsem tűnik úgy, mintha elértük volna, amit akarunk. Ezért kattintunk minden olyan cikkre (mint például erre is), ami újabb és újabb tippekkel lát el, és ezért állnak tornyokban az ágy mellett a hatékonyság növelését ígérő bestsellerek.
A Forbes.com külsős szerzője, Marcela Sapone új megközelítést javasol: ahelyett, hogy tennivalókban gondolkodnánk, koncentráljunk inkább azokra az eredményekre, amiket el szeretnénk érni.
Nem tűnik bonyolultnak, pedig ez a megközelítés teljesen más munkavégzési- és gondolkodásmódot jelent, mint ami a jó öreg feladatlistákhoz kell. Miben más a kettő? Ha egy feladatlistáról a nap végére mindent kipipálunk, úgy érezzük, hatékonyak voltunk. Ahhoz viszont, hogy ne csak hatékonynak érezzük magunkat, hanem valóban azok is legyünk, Sapone szerint fontos vizualizálni azokat az eredményeket, melyek köré a magát a listát felhúzzuk. Másképp fogalmazva: gondold át, mit érsz el összességében, ha eljön a pillanat, amikor egy hektikus nap után mindent kihúztál a listáról.
Ez nem jelenti, hogy a teendők-listák mostantól mehetnek a kukába. Ezek a listák (és alternatíváik) Sapone szerint továbbra is hasznosak. A probléma nem azzal van, hogy leírjuk azt, amit el szeretnénk intézni, hanem azzal, hogy csak arra figyeljünk, hogy letudjunk mindent, ami a listán van, ahelyett, hogy arra koncentrálnánk, mi az, amit valójában el szeretnénk érni. Az eredményekre koncentrálva elkerülhetjük a túl sok lehetőség adta káoszt, és a hierarchia és kontextus nélküli feladat-halmokat is.
Ez a megközelítés azt is figyelembe veszi, hogy néha igenis kellenek azok a napok, amikor kikapcsolunk, belassulunk.
Mindenkinek ismerős az érzés, amikor egyik nap hatékony, mindenre tud koncentrálni, következő nap délután ötkor pedig azon gondolkozik, mivel telt el a nap pontosan. Ez történik akkor, ha elveszítjük szem elől, mit akarunk elérni végső soron. Ha valakinek pontos képe van arról, mi a végső cél – és le is írja, hogy észben tartsa –, rájön, hogy átgondolni, kipihenni egy hatékony, pörgős napot legalább olyan fontos és értékes, mint bármi más azon a to-do listán.
Így csináld!
Kezdd a reggelt azzal, hogy elképzeled, mi mindent szeretnél elérni nap végére. Azonosítsd be, milyen kimenetelt remélsz a tennivalóidtól, és írd le, mi az. Ez lehet
- egy hosszú távú üzleti cél („Legyen a vállalkozásom a világ egyik legmegbízhatóbbika … területen.”),
- negyedéves target („Június végére legyen 10 százalékkal több előfizetőnk.”),
- de azt is leírhatod, mit vársz egy félórás meetingtől („A meeting végére egyezzünk meg arról, mi a következő lépés a termékfejlesztés terén.”).
A lényeg, hogy pontosan megfogalmazd és rögzítsd, mit szeretnél elérni. Ha megvagy, kezdődhet a nap, a teendőidet pedig valóban a végső cél szerint tudod majd alakítani.
Az, hogy megfordítsd a gondolkodásmódod, és teendők helyett eredményekben gondolkozz, voltaképpen több egy általános így-legyél-hatékonyabb stratégiánál: arra jó, hogy a legföldhözragadtabb, legunalmasabb napi teendőket is jelentéssel, szándékkal lássa el.
Sapone trükkje persze nem biztos, hogy mindenkinek bejön. Rövid távú hatékonyság szempontjából valószínűleg jobb, ha maradunk a jól bevált feladatlistáknál, hosszú távon pedig inkább a kettő kombinációja lehet a nyerő. Egy viszont biztos: néha fontos tudatosítani magunkban, mi a végső cél.
5 dolog, amiért jobb papírra írni a feladatlistát
Ezért nem működik a 8 órás munkanap – 5 tipp, hogy jobb legyen
