Minden statisztikából látszik, hogy a Google levelezője, a Gmail a legnépszerűbb választás, legalábbis ha nem munkahelyi emailezésről van szó. A webes alkalmazás már több mint tízéves, de folyamatosan fejlesztik, és rengetegen írnak hozzá külső programokat is, mindig találni olyan tippeket és trükköket, amivel még könnyebb levelezni.
Ezekből szedtünk össze most néhányat, ami életmentő lehet, vagy csak órákat spórolhatunk vele. Adunk egy profiknak szóló tippet is.
- Az emailküldés visszavonható
Korábban csak a kísérleti funkciók között volt elérhető, ma már a beállítások között megtaláljuk az emailküldés visszavonását. Ez nem azt jelenti, hogy egy már elküldött emailt bármikor törölhetünk a címzett fiókjából, hanem a küldés gombra nyomás után beállítástól függően még van 10-30 másodpercünk, hogy visszavonjuk a műveletet. Addig valójában nem küldi ki a rendszer az emailt, a gomb megnyomásának csak pszichológiai szerepe van: könnyebben eszünkbe jut, ha valamit még bele akartunk írni az üzenetbe, vagy inkább mégis hagynánk az egészet.
A beállításhoz kattintsunk a jobb felső sarokban lévő fogaskerékre, a legördülő menüben a Beállításokra, az Általános fülön keressük ki a Küldés visszavonása részt.
- Az üzenetek automatikusan szűrhetők
Nem mindenki ismeri, pedig a Gmail egyik legjobban összerakott funkciója, hogy az üzeneteket automatikusan is szűrhetjük. Mindenféle szabályokat állíthatunk fel, szűrhetünk például küldőre, címzettre, tárgyra, kulcsszavakra, majd hozzárendelhetünk az üzenethez címkéket, archiválhatjuk, törölhetjük, továbbíthatjuk, csillagozhatjuk őket. Beállítható az is, hogy az üzenet megkapjon egy címkét, és átugorja Beérkező leveleket. Ilyenkor olyan, mintha külön könyvtárba gyűjtenénk őket. Az egyik leghasznosabb megoldást egy üzenetet megnyitva, majd a jobb sarkában a nyíl megnyomásával érjük el. A listából válasszuk a hasonló üzenetek szűrése funkciót, a rendszer megpróbálja kitalálni, pontosan mire szűrnénk, nagyon hasznos például levelezőlisták leszűréséhez.
- Látszik, ha más is megnyitotta a fiókot
Ha bármikor úgy érezné, hogy más is olvassa az emailjait (már nem úgy, hogy mögötte áll, hanem valahogy hozzáfért a Gmailjéhez), ellenőrizheti a webes levelező beépített, de kicsit eldugott eszközével: a beérkezett levelek alján, a jobb sarokban kiírja, mikor volt az utolsó aktivitás a fiókban. Ha máshol is nyitva van éppen, azt külön jelzi. Ha pedig rákattintunk a részletekre, megnézhetjük a legutóbbi bejelentkezéseket, a Gmail kiírja hozzá a böngészőt és az eszközt is. Elég feltűnő lehet, ha mondjuk olyan mobilról nyitják meg, amilyenünk nincs, vagy éppen egy másik országból (bár utóbbit a szoftver beépített védelme sokszor alapból megfogja).
- Válaszolhatunk egyszerre mindenkinek
Akik sokat leveleznek, biztosan találkoztak már azzal, hogy egy üzenetnek rengeteg címzettje van, és sokszor egyben, mindenkinek kellene válaszolni. A Gmail alapbeállítása viszont az, hogy ilyenkor csak egy embernek, a küldőnek válaszolunk. Ezt a hibát nagyon nehéz észrevenni, ha csak nem szól más. Szerencsére az általános beállításokban átállíthatjuk úgy a felületet, hogy alapból mindenkinek válaszoljunk. Ilyenkor persze pont az ellenkezőjére kell figyelni: ha csak egy valakinek szeretnénk írni, a többieket ki kell törölni a címzettek közül.
- Olvasatlan levelek a füleken
Mindenki találkozott már azzal a helyzettel, amikor annyi lap van nyitva a böngészőben, hogy már csak a weboldalak ikonjai látszanak. A másik, hasonló helyzet, ha olyan oldalakat rögzítünk, amiket folyamatosan nyitva tartunk (ezt minden modern böngésző tudja, a fül ilyenkor előre kerül, és csak az ikon látszik). Ilyenkor nagyon hasznos lehet, hogy a Gmailben kiírhatjuk az ikonra az olvasatlan üzenetek számát, így csak rá kell pillanatani, hogy éppen jött-e új email. Akik már amúgy is emailfüggőségben szenvednek, azoknak nem ajánlott. Ez a beállítás egyelőre csak a kísérleti funkciók között érhető el (bár jó pár éve stabilan működik), ehhez a Beállításokban válasszuk ki a Labs fület, és ott az Olvasatlan üzenetek funkciót kapcsoljuk be.
- Könnyen beilleszthetünk fotókat
Szintén a modern böngészőkkel terjedt el, hogy ma már bizonyos felületeken könnyedén használjuk a beillesztést. Ilyen a Gmail levélíró felülete is: ha valahol rámegyünk arra, hogy kép másolása, utána jobb gomb, Beillesztéssel, vagy az ennek megfelelő Control + V billentyűkombóval beilleszthetjük a képeket, nem kell máshogy, bonyolultabban csatolni azokat. A beillesztés után azt is kiválaszthatjuk, mekkorában jelenjen meg adott kép. Alapbeállítás szerint a böngészőablak méretéhez igazítja a képet a Gmail. A levélírásra használt ablakban egy kis képikonban is beilleszthetünk képeket, a nagyon nagy méretűeket pedig a Drive-ba, a Google felhős tárhelyszolgáltatásába tölthetjük fel, és onnan csatolhatjuk a levelekhez.
A másik nagyon egyszerű módszer a képek beillesztésére, ha bárhonnan egyszerűen ráhúzunk egy képet oda, ahol a levelet írjuk. Ilyenkor a Gmailbe automatikusan feltöltődik a kép.
- Törölhetjük a legnagyobb emaileket
Régen volt már az, amikor a Gmail betelhetetlen, mindig növekvő tárhellyel reklámozta magát. 1-2 giga 2004-valóban a végtelen szimbóluma volt, aztán a tárhelynövekedést bemutató számláló szépen lassan eltűnt. Ma 15 gigabájt jár alapból, de ezt egyben számolják a Drive tárhelyével és a fotókkal is, így nem nehéz megtölteni. A levelek könnyen nagyra nőnek, ha hozzájuk csapnak mondjuk valamilyen PDF-et vagy csillivilli, videóval ékesített prezentációt. A spamek és a kuka törlése után érdemes rákeresni a legnagyobb emailekre a “size:[méret]m” keresőszóval, ahol a [méret] helyére egy szám kell, mondjuk 10, az “m” pedig azt jelenti, hogy megabájt. Ez a keresés kidob minden, 10 megabájtnál nagyobb emailt. Ha biztosan olyanokat akarunk törölni, amit már sosem nézünk meg, egészítsük ki a keresést a “label:unread” kulcsszóval, így a 10 megánál nagyobb, nem olvasott leveleket dobja ki a rendszer.
A másik, még egyszerűbb megoldás, hogy legördítjük a keresőmezőt, ezt nagyon kicsi nyilacska jelöli a jobb szélén, itt egyszerűen kiválaszthatjuk, mekkora méretű emailekre akarunk keresni.
- Tök mindegy, van-e pont az e-mail címben
A Gmail egyik legjobb szolgáltatása, hogy ha egyszer sikerült regisztrálnunk egy karaktersorozatot, akkor az a miénk, pontoktól függetlenül. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy ugyanúgy megkapjuk a [email protected] érkező leveleket, mint a [email protected], sőt, akár a [email protected] érkezőket. Nem kell amiatt aggódnunk, hogy valaki jól írta-e le, amit diktáltunk.
- Csodákra képes egyetlen +
A Gmail speciális karakterként kezeli a + jelet: bármit, amit e-mail címünk után +-szal írunk, beérkezik a postafiókunkba. Például ha a [email protected] címet adjuk meg egy regisztrációnál, a leveleket ugyanúgy megkapjuk abba a fiókba, ahová a [email protected] válaszok érkeznek, csak valaki+spam a címzett. Ez egyrészt azért jó, mert ha több fiókot kell valahova regisztrálnunk, a rendszerek sokszor külön címként kezelik a +-osakat, így egy helyre mehet minden, másrészt szűrőket lehet beállítani a +-szal létrehozott címekre, így könnyedén szétválogathatjuk az így érkező leveleket.
- Csak haladóknak: biztonsági mentés a teljes levelezésről (Gmvault)
A végére olyan tippet hagytam, amihez külső program kell. Viszont ez tényleg megéri a telepítést: a Gmvaulttal néhány paranccsal a teljes levelezésünket lementhetjük, ráadásul titkosítva. Könnyen áttölthetjük a leveleket egy másik Gmail-fiókba is. A legjobb, hogy van olyan funkció, amivel folyamatosan menthetjük a leveleket. A program csak angolul elérhető, nincs grafikus felülete, csak parancssora, viszont ingyenes és nyílt forráskódú.
Aki már találkozott parancssorral, annak könnyű dolga lesz, de a többiek is könnyen elérik a legegyszerűbb funkciókat, például a levelek szinkronizálásához elég beírni, hogy gmvault sync [email protected] A gmail előtti részt értelemszerűen cserélni kell, majd a program jelszót kér, de utána máris töltődnek a levelek. A visszaállítás ugyanilyen egyszerű: új fiók regisztrációja után szintén egy parancs, hogy oda töltődjenek fel a korábban archivált levelek.
