Egy-egy zsúfolt munkanapon, amikor alig látunk ki a tennivalók közül, hajlamosak vagyunk azt gondolni, hogy nincs is nagyobb luxus annál, minthogy szünetet tartsunk. Pedig egy-egy hatékonyan eltöltött szünettel megelőzhetjük a kiégést. Íme, nyolc tipp, hogyan építhetünk be egy kis szusszanásnyi időt a munkanapba.
A Harvard Business Review (HBR) cikke szerint amikor arról gondolkozunk, hogy milyen feltételek is szükségesek ahhoz, hogy optimálisan végezzük a munkánkat, nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy a rendelkezésre álló idő mellett a rendelkezésre álló energia is fontos. Simán előfordulhat, hogy mire megvan a szükséges időnk egy fontos projektre vagy feladatra, addigra túlságosan lemerülünk vagy kiégünk ahhoz, hogy azt ténylegesen meg is csináljuk. A rendszeres szünetekkel – amik különösen fontosak a kreatív munkát végzők számára – szinten tarthatjuk az energiaraktárainkat, ami nemcsak a produktivitás, hanem a kiégés megelőzése szempontjából is fontos. Arról nem is beszélve, hogy ez abban is segít, hogy képesek legyünk fenntartani érzelmeink és viselkedésünk egészséges önszabályozását, hogy pozitív interakciókat tudjunk kialakítani másokkal. Egyszerűbben: hogy kiegyensúlyozottak maradjunk és lehetőleg ne ordítsuk le a kollégánk fejét, ha hozzánk szól, vagy kérdezne valamit. Amikor kimerültek vagyunk, ingerlékenyek, frusztráltabbak vagyunk, ami kellemetlen helyzetekhez vezethet.
A megoldás: tartsunk mikroszüneteket napközben. Ezek a rövid szünetek lehetnek valóban nagyon rövidek: egypercesek, de 5-10 percesek is. Ahogyan a munkahelyen is felhalmozódhatnak a mikrostresszek, a napközben beiktatott mikroszünetek segíthetnek ellensúlyozni ezek hatásait. Persze ne bízzuk a véletlenre a dolgot és ne hagyatkozzunk arra, hogy majd random találunk (vagy nem) pár percet egy kis szünetre. Legyünk tudatosak ebben – erre ad nyolc tippet a HBR cikke.
1. Engedd meg magadnak azt a kis szusszanásnyi időt
Sokan abból indulnak ki, hogy túl sok a tennivaló, és nem engedhetik meg maguknak, hogy szünetet tartsanak. Ezt a feltevést érdemes megkérdőjelezni, akár saját meggyőződésünk ez, akár a szervezet kényszeríti ránk (vagy mindkettő). Tekintsünk fordítva erre: úgy, hogy nem engedhetjük meg magunknak, hogy ne tartsunk – akár nagyon rövid – szüneteket a nap különböző szakaszában. „Ha példamutató módon rendszeresen tartasz ilyen szüneteket, azzal hallgatólagosan engedélyt adsz a körülötted lévőknek is, hogy ugyanezt tegyék.”
2. Jelölj ki idősávokat, amikor megválaszolod a maileket és másokkal csetelsz
Csábító lehet, hogy az ölünkbe hullott néhány szabad percben gyorsan megválaszoljuk az e-maileket vagy a különböző csetüzeneteket, mivel ezek számát is csökkenteni szeretnénk vagy épp gyorsan szeretnénk válaszolni. A kutatások azonban azt mutatják, hogy a munka 50 százalékkal tovább tart, ha folyamatosan váltogatjuk a feladatokat. Aztán pedig az emberek jellemzően gyorsabb munkavégzéssel próbálják pótolni ezt a termelékenység-kiesést. Ez azonban csak még több stresszt, időhiányt és frusztrációt okoz. Ezért hasznos meghatározott időpontokat kijelölni a mailek megválaszolására.
3. Nem szentírás, hogy csak 30 vagy 60 perces lehet egy meeting
A legtöbb embernek 30 vagy 60 perc egy értekezlet alapértelmezett időtartama. De miért ne lehetne a rövidebb meetingeket 15 vagy 25 perc alatt befejezni, a hosszabbakat meg akár 45-50 perc alatt? Ha több idő áll rendelkezésre, az emberek mindig megtalálják a módját, hogy azt is kitöltsék. A szűkebb időablak arra ösztönzi az embereket, hogy a rendelkezésre álló időhöz igazodjanak és hatékonyabban vegyenek részt az értekezleten. Maximum, ha mindenképp szükséges, még mindig lehet hosszabbítani. A rövidített megbeszélésekkel maradhat öt-tíz-tizenöt percünk arra, hogy felálljunk az asztaltól, tornázzunk, kávézzunk vagy együnk pár falatot. Vagy akár le is szervezethetünk egy hétvégi családi vagy baráti programot: kutatások szerint az is csökkenti a stresszt és vidámabbá tesz, ha van mit várni.
Nem muszáj alapból 30 vagy 60 percesre tervezni a meetinget, lehet kevesebb is. Fotó: Jason Goodman
4. Stop
Ha csak lehet, ne lépjük túl a megbeszélések meghatározott időtartamát. Ezt persze könnyebb betartatni, ha mi vezetjük a megbeszélést. Az is megoldás, ha előre jelezzük, hogy mikor kell kiszállnunk a meetingből, így a résztvevők is igyekezni fognak azon, hogy az adott időpontig pont kerüljön a dolgok végére. Ez nekik is jó, mert előre tudják, mire számíthatnak. Ha a megbeszélések túlfutnak, és emiatt késve érünk a következőre, az is csak növeli a napi stresszt.
5. Kapcsold össze a mosdószünettel
Az egyetlen rövid szünet, amire mindenkinek szüksége van, az a mosdószünet. Sokkal könnyebb egy új szokást egy régire építeni és azzal összekapcsolni. A mosdó meglátogatása után létrehozhatsz egy új mini szokást, és 5-10 percet szánhatsz arra, hogy például meditálj, gyakorlatokat csinálj, lépcsőzz egyet az irodaházban, vagy sétálj egy kört a háztömb körül.
6. Ütemezd be előre a szüneteket és állíts be emlékeztetőt!
A kutatások szerint a munkanapon belül általában délután 3 óra körül a legalacsonyabb az energiaszintünk. A szüneteket is érdemes ezekre az időszakokra igazítani, és ilyenkor felállni az asztaltól. Itt is ki lehet alakítani rituálékat (kávé, rövid séta, kutyaetetés), amiket szintén előre lehet várni. Emlékeztetőt is beállíthatunk, de számos, erre a célra kifejlesztett alkalmazást is lehet találni.
7. Kávéscsésze az íróasztalon
Érdemes valami olyan tárgyat tenni az íróasztalra vagy a gépünk közelébe, ami emlékeztet a szünet megtartására. Ez lehet egy kávésbögre, egy vizes kulcsa, de akár egy jógapóz képe, vagy egy post-it, amire csak annyi van írva, hogy „lélegezz”.
8. Rutin a váratlanul beeső szünetekre
Akkor is kihasználhatjuk az alkalmi szüneteket, ha azokat nem terveztük be a napunkba, hanem váratlanul pottyannak az ölünkbe. Erre is jó kialakítani egy stratégiát: ha egy megbeszélés korábban ér véget, vagy ha valakire várnunk kell, mert késik, akkor hallgathatunk zenét, üzenhetünk a barátainknak, légzőgyakorlatokat végezhetünk, így ezekből is a legtöbbet hozhatjuk ki.
