A home office és az irodai munka közötti egyensúly soha nem volt ennyire ingatag, ezért az irodahasználat újratervezésében nem lehet csak a vezetőség által favorizált hagyományokra, trendekre alapozni, be kell vonni a dolgozókat, hogy otthonosan érezzék magukat – interjú az Év Irodája Kft. ügyvezetőjével, Fodor Dániellel.
Az Ingatlan.com-csoport hat éve vásárolta fel az Az Év Irodája Kft.-t, ezzel az irodapiaci szaktudás erősítése mellett egy másik márkával is bővültek, az általuk alapított díj tizenkét év alatt az egyik legelismertebb szakmai díjjá nőtte ki magát, – az elnevezésben aligha meglepetés – Az Év Irodája versenyen a legújabb irodaház és irodatér fejlesztéseket, trendeket mutatják be.
Korábban a JLL ingatlanpiaci tanácsadó segítségével az irodapiaci befektetések és a bérlői piac átalakulását mutattuk be, ezúttal Fodor Dánielt kérdeztük a belső terek tervezéséről.
Forbes.hu: A koronavírus-járvány óta mindenki az irodapiac, valamint az irodahasználat megváltozásáról beszél. De ez a változás mennyire köthető szorosan össze a járvánnyal?
Fodor Dániel: A fókuszba kétségkívül a home office került, de az elmúlt három-négy évben ez a kérdés már komolyan megjelent az irodai munkával kapcsolatban. A rugalmas munkavégzés egy fontos körülménnyé vált a munkahely-választásban, az erősebb digitalizáció miatt főleg az IT-cégek jártak ebben élen, ők rugalmasan kezelték a home office-t is, ami elkezdett átterjedni más szektorokba is.
Fodor Dániel, Ingatlan.com/Az Év Irodája. Fotó: Sebestyén László
Ezen kívül a környezettudatos működés, valamint az irodaház -és belsőépítészetben a környezettudatos anyaghasználat is komoly trenddé vált. Az új, illetve megújított irodaterekben is jobban törekedtek az otthonossá tételre, hogy élmény legyen bejárni dolgozni. Ebbe beletartoztak a relaxációra, játékra alkalmas helyiségek megjelenése, például a baba-mama szobák is. Ezek tehát már léteztek,
a járványhelyzet csak felgyorsította a változásokat, mintha tíz évet ugrottunk volna az időben.
A home office például a vállalati kultúra kérdése volt sokáig, azonban a járvány miatt szükségszerűvé vált. Ez a szükségszerűség azonban megszűnőben van egy ideje, azt látjuk, hogy sok vállalat kötelezően tereli vissza a munkavállalókat az irodatérbe, vagyis teljes kulturális változás azért nem történt. Utóbbi részben a vezetőkben a munkavállalók felé irányuló, bujkáló bizalmatlansággal magyarázható.
Forbes.hu: Ha csak részben múlik a bizalmon, akkor mi a többi szempont?
Bizonyos munkafolyamatokhoz elengedhetetlen a személyes jelenlét, de sokat befolyásol a munkavállalók életkora is. Minél fiatalabb egy korosztály, annál jellemzőbb a home office, de ez még egy cégen belül a különböző osztályok között is eltérhet.
Forbes.hu: Az irodatérben melyek a legjellemzőbb változások?
A legfőbb szempont a rugalmasság, hogy apró változtatásokkal sok funkciót ki lehessen használni. Bár terjednek a nagy közös irodai terek, egyre több csendes zugot alakítanak ki olyan céllal, hogy egy hosszabb telefonbeszélgetéshez, fókuszált munkához el lehessen vonulni. Rövidültek a munkahelyi megbeszélések is, ezért több lett a kis tárgyaló is, ahol tizenöt-húsz perc alatt végeznek a néhány fős megbeszélésekkel, de például ezek a tárgyalók egybenyithatók is egy-egy nagyobb megbeszélésre. A nagy terek dizájnban sokat fejlődtek, sok növénnyel választják el vizuálisan a részlegeket, akusztikai panelekkel csökkentik a zajt, falak nélkül pedig könnyen és olcsón lehet variálni, például a munkavállalók száma vagy szokásai alapján.
Forbes.hu: Mi volt a közelmúlt legérdekesebb újítása?
A British Petrol (BP) budapesti irodája, az Agora Hub épületében ügyeltek a már említett szempontokra, mely összességében is olyan jól sikerült, hogy ez az iroda nyerte nálunk az Év Fenntartható Irodája díjat tavaly. Ami már ritkaság, hogy a munkavállalóinak kedvezve még imaszobákat is kialakítottak a különböző vallásokat gyakorlóknak, illetve személyesen is tetszett, hogy az iroda közepén egy kosárlabda pálya áll.
Relaxálásként mindig lehet párat dobálni a BP budapesti mintairodájába. Fotó: BP/Az Év Irodája
Forbes.hu: A bérelt iroda és a saját ingatlan között van-e különbség, hogy hol több az átalakított iroda?
A bérbeadói oldalon erős lett a verseny, nagyon szeretnék megtartani a bérlőket, amiért a korábbiakhoz képest több extra szolgáltatást biztosítanak, például az átalakítások büdzséjébe is beszállnak, vagy próbaidőszakokat adnak a bérlőknek. A saját tulajdonú irodáknál jellemzőbb a kivárás, hogy lássák hosszabb távon, hogyan térnek vissza a munkavállalók. Utóbbiban nehéz igazi különbséget tenni, ugyanis ez a bérlőket is foglalkoztatja, hiszen senki sem szeretne több évre aláírni kihasználatlan vagy túl kicsi helyre.
Érdekesség, hogy saját székházat tulajdonló multik részlegeket választanak le az épületben, hogy bérlőknek kínálják, mert már látják, hogy saját alkalmazottakkal nem fogják kitölteni a rugalmas munkavégzés miatt.
Forbes.hu: Hogyan lehet felmérni, hogy pontosan milyen irodát érdemes kialakítani?
A legtöbb cég valóban nem tudja, hogy mi lenne az igazán jó irány. Lehet követni a trendeket, de a saját munkavállalók véleményére, belső felmérésekre érdemes alapozni, hogy ők mit szeretnének és mire nyitottak. Ha már visszatértek az irodai munkához, akkor alkalmazni lehet olyan technológiát, amivel a munkavállalók mozgását és tevékenységét lehet naplózni, hogy mikor és hol, illetve milyen gyakran fordulnak meg az iroda egyes tereiben. Mozgásérzékelőkkel úgynevezett hőtérképeket lehet készíteni, mikor a legnagyobb a tumultus az étkezésnél, vagy mikor és mennyi ideig vannak a tárgyalóban, ez hasznos információ a tervezéshez. Hozzáteszem, az óvatosság mellett szól, hogy az még nem derült ki a home officeról, milyen hatással lesz a munkaszocializációra, a belső összetartásra. Gondoljunk bele, hogy vannak olyan munkavállalók, akik a járványhelyzet alatt elhelyezkedve a mai napig nem találkoztak a közvetlen kollégáikkal, feletteseikkel. Ennek bizonyára lesz hatása.
Tesztidőszak lesz a következő év. Fotó: Sebestyén László
Forbes.hu: Mi az eddigi tapasztalatuk?
Idén a Kinnarps irodabútorgyártó megbízásából készítünk kutatást nagy irodákat menedzselő magyarországi HR-vezetők körében, ennek fókuszában idén a járvány irodai életre gyakorolt hatása állt. A döntő többség tesztidőszakként tekint a következő egy évre, mégis voltak meglepően erős trendek.
Csaknem minden második vállalat, 48 százalék támogatja, hogy akár heti három-négy munkanapot is otthon dolgozzunk.
Igaz, a felmérés idén a harmadik járványhullám leszálló ágában készült, ez hathatott a válaszokra. Közel 37 százalék állította, hogy még a home office helyét is szabaddá tenné, vagyis akár a Balatonon a strandról is dolgozhatnának a kollégák. Érdekesség, hogy az ügyfélszolgálati munka is home office-ba helyeződött át.
Az új trendek szerint a közösségi és privát tér funkciói elegyednek. Fotó: BP/Az Év Irodája
Forbes.hu: Nincs abban látszólagos ellentmondás, hogy úgy terjed a home office, hogy eközben egyre otthonosabbá teszik az irodákat?
Az otthonossá tétel inkább közép- és hosszútávú cél, amivel visszacsábíthatják a munkatársakat, hogy jó, ha nem jobb körülményeket teremtsenek, mint amit egy távoli munkavégzés nyújthat. Rövidtávon azért sem tanácsos kötelezni mindenkit a visszatérésre, mert
tudomásomra jutott olyan példa is, hogy a fiatalabb munkavállalók körében felmondási hullám indult egy vállalatnál, miután kötelezték őket a benti munkára, ez minden harmadik dolgozó elvesztését jelentette az adott cégnél.
Ezt másnál is láttuk, de személyes tapasztalat is, hogy érdemes az irodai közös napokat is a közösségépítésnek szentelni, az otthoni munkavégzésben pedig anyagi vagy eszköztámogatást adni, ez sokat számít a morálban. Olyan apróságok is segítenek, mint nálunk például mindenki hazavihette az irodai székét, hogy ne egy konyha- vagy bárszékben kelljen ülniük naphosszat.
