Az egész életünk arról szól, hogy próbálunk szabályokat építeni, amelyek aztán megkönnyítik a túlélést. Évezredekkel ezelőtt a természeti erők, vagy éppen a vadállatok ellen praktikus volt az, ha egy sor szabály támogatott minket az életben. Ugyanígy ma a szabályok és szokások a civilizáció dzsungelében segítenek az előrehaladásban. Ugyanakkor fontos látni azt is, hogy a szokások és a rutinok a keretek merev börtönébe zárhatnak, ami pedig a fejlődésünk gátja lehet. Méghozzá az irodában is.
Egész életünkben tanulunk – ráadásul sok mindent ösztönösen sajátítunk el. Gyermekkorunkban megtanuljuk, hogyan kössük be a cipőfűzőt, megtanuljuk miért fontos étkezések előtt kezet mosnunk, később pedig amikor megismerjük a közlekedés szabályait, azt is megtanuljuk, hogy akkor menjünk át az úton, ha zöld a lámpa. Az életünk első pillanatától szabályok vesznek körül bennünket, szabályokra és szokásokra épülnek a mindennapjaink. Sok esetben nem csak megkönnyítik és egyszerűbbé teszik a dolgunkat, de a túlélésünk kulcsai is lehetnek. A legtöbb területen automatikusan építjük a szabályokat, így a munkahelyünkön is. Azonban, ha a szabályok mentén túlságosan leegyszerűsítjük a mindennapokat, az könnyen problémákhoz vezethet.
A munkánkat is legtöbbször erősen szabályozott környezetben végezzük. Itt töltjük napjaink jelentős részét. Hangsúlyos része az életünknek, körülbelül annyira, mint az a hely, amit otthonunknak hívunk. Egyáltalán nem mindegy hogyan telik és milyen minőségű az az idő, amit az irodában töltünk. Ráadásul az irodánk a vállalatunk egyik stratégiai eszköze, amely segítségével vonzóbbá, válhatunk a piacon, ami végső soron a siker elérésének is egy fontos adaléka. Elmúltak már azok az idők, amikor az irodatér csupán egy szükséges rossznak számított, egy kiadásainkat jelentősen növelő tényezőnek. Napjainkban már egyáltalán nem elhanyagolható az, hogy praktikusan, jól használható, ráadásul vonzó terek vegyenek körül minket.
Azonban az a helyzet, hogy ahány ember, annyiféleképpen értelmezik azt, hogy “praktikus”, “jó” és “vonzó”, vagyis nincs egyetlen, jól bevált, mindenkire érvényes szabályrendszer, vagy recept, amit követhetnénk a sikereink alapját jelentő iroda kialakításához. Ezért fontos a cégen belül a tiszta kommunikáció, amely segít abban, hogy tisztázzuk az alapgondolatokat. Időt kell szánni arra, hogy néha megálljunk és hátrább lépve megvizsgáljuk a mindennapjaink helyszínéül szolgáló környezetünket a mögötte lévő kontextusokkal együtt. “ Ki kell zoom-olnunk, hogy lássuk és megértsük a teljes képet. Csak így leszünk képesek hatékonyan és pozitívan változtatni rajta” – fogalmazza meg Paukovics. Így az iroda kialakítására szánt nem kevés pénzt a lehető legeredményesebben és legcélravezetőbben használhatjuk fel. Hiszen a célunk nem csupán az, hogy kiemelkedő dizájnnal megalkotott tereink legyenek, hanem az is, hogy a környezet hozzájáruljon a bennük lévők minőségi idejéhez – mind szakmailag, mind emberileg.
Egy iroda megtervezésénél, vagy átépítésénél végig kell gondolni, hogy mit jelentenek például az olyan kifejezések, mint “hatékonyság”, “növekedés”, “open space” és így tovább. “Úgy gondolom, hogy előbb az alapgondolatokat kell tisztázni. Addig fölösleges képeket nézegetni a bútorokról, az irodákról, elmenni egy showroom-ba, amíg nincs meg a koncepció. Azt látom, hogy ez egy újszerű gondolat az ingatlan- és irodapiac számára. A legtöbben ugyanis bevették azt a pirulát, amely szerint léteznek gyors megoldások, vannak best practice-ek, illetve érdemes a megszokott sémákra hallgatni és azok alapján dönteni. Azonban a valóság az, hogy sajnos nincs ilyen” – mondja Paukovics Gábor, workplace szakértő.
A szakember szerint az említett koncepció kialakítását a “munkahelyi élmény” megértése és célzott építése is segíti, amely négy alapvető pillére épül. Ezek a kultúra, környezet, eszközök és arculat. “A tapasztalatok azt mutatják, hogy hármat többé-kevésbé figyelembe tudnak venni az irodák kialakításánál, de a kultúrát nagyon sokszor nem olyan szempontból, ahogyan az alapját jelenthetné egy ilyen koncepciónak” – magyarázza Paukovics. Holott a kultúra vizsgálatával érthetjük meg azt, hogy milyen emberek dolgoznak a vállalatnál, milyen interakció születik közöttük a munkavégzés során, milyen az a kulturális közeg ahol az emberek az irodán kívül léteznek, vagyis összességében mit hoznak magukkal az emberek, a dolgozók egy adott cég életébe és ott azt hogyan használják, hogyan adják és hogyan veszik egymás között.
“Egy példával élve: hiába teszünk be valahová egy kislabdás, pancsoló- medencés tárgyalót asztal és székek nélkül, ha a dolgozók a munkafolyamataik és a kulturális hátterük miatt nem tudják produktívan használni. még ha a fejükben vágynak is, produktívan használni már annál kevésbé tudják.. Pont az lenne a lényeg, hogy olyan terek vegyék körül őket, amelyet örömmel fogadnak, hiszen ők fogják használni, ők fogják megélni és belakni azokat, ők fognak inspirációt, energiát, vagy csak jó érzést meríteni belőlük.”
Másként megfogalmazva: ha egy cég mást mutat magáról, mint ami valójában és aztán valaki bemegy oda egy állásinterjúra, azonnal érezni fogja, hogy valami nem stimmel. “Fontos, hogy ön azonos legyen a cégünk.” Ennek eléréséhez időben kell lépni és érdemes szakmai segítséget kérni, hiszen nem tudunk mindent magunktól megoldani – legalábbis ritka az, ha valaki egy személyben pszichológus, szociológus, mérnök és dizájner.
“Egyáltalán nem mindegy, hogy mikor állunk neki a tervezésnek. Az irodát ugyanis nem akkor kezdjük el kialakítani, amikor már állnak a falak, hiszen még azt is ki kell találni, hogy egyáltalán hogyan álljanak azok a falak. Érdemes tehát az új iroda kialakítása előtt megállni és szakember segítségével együtt megvizsgálni a teljes kontextust, amelyben létezik a cégünk. Vagyis azt, hogy hol tartunk, mit akarunk üzenni magunkról, milyen környezetben működünk és kik az ügyfeleink. Előfordulhat, hogy valahol valóban arra van szükség, hogy merész színekkel borítsák be az irodát, ám az is lehet, hogy máshol ez nem nyújt megoldást, mert ott inkább a munkatársak coach-olása lenne célravezető. Akármi is legyen a probléma, arra ma már nem csak egyetlen megoldás létezik. Nekünk kell kiválasztanunk azt, ami számunkra a leghatékonyabb és valóban működik.”
