Egyre több cég dönt úgy, hogy nem terheli a munkatársakat meetingek tömkelegével, hátha ezzel az intézkedéssel sikerül a termelékenységet növelni. Az ötlet elméletben jónak hangzik – de mi a helyzet a gyakorlatban?
Victor Potrel évek óta nem volt értekezleten. 2019-ben, amikor elkezdett vezető pozícióban dolgozni a TheSoul Publishing nevű digitálismédia-vállalatnál, távmunkában Londonból, a munkájához szükséges információkat megkapta on-demand videón. Nem kellett többórás időszakokat kijelölnie a naptárjában arra, hogy kapcsolatot tartson a főnökével. A Slack csatornáit és szoftvereszközeit használta, hogy tájékozódjon a különböző csapatok munkájáról és a folyamatban lévő projektekről, írja a bbc.com.
Potrel munkahelyén a mai napig nincsenek előre tervezett értekezletek, csak kivételes esetekben, és legalább 24 órával előre kell szólni a munkatársaknak, ha valaki ilyet szeretne összehívni. „Nagyon speciálisnak kell lenni a témának, általános ötletelésre más kommunikációs csatornák is jók”– magyarázza.
Potrel számára felszabadító volt a meetingek betiltása, azt mondja, javított a munkája hatékonyságán.
„Azt érzem, hogy én oszthatom be a saját időmet, és nem mások teszik ezt meg helyettem.”
Heti öt óra értelmetlen értekezletekre
Potrellel ellentétben sokan konferenciatermekben és virtuális meetingeken töltik a munkaidejük jelentős hányadát. Ennek az időnek nagy része elpazarolt. A Korn Ferry tanácsadó cég 1945 munkavállaló körében végzett felmérése a Covid-19 előtt azt mutatta, hogy a válaszadók 67 százaléka gondolta azt, hogy a túl sok megbeszélés rontotta a munkahelyi hatékonyságot, 34 százalékuk pedig azt mondta: van, hogy akár heti öt óra is értelmetlen meetingekre megy el.
A meetingmánia ironikus módon azokra is kihat, akik az értekezleteket összehívják: kutatások szerint a találkozók a legtöbb felsővezetőt is gyakran akadályozzák a munkája végzésben,
a vezetők átlagosan heti 23 órát töltenek értekezéssel.
A távmunka csak súlyosbította a túl sok meeting problémáját, az alkalmi asztali csevegést felváltotta az alapértelmezett félórás Zoom-hívás. A Harvard Business School 21,5 ezer alkalmazott értekezlet-gyakorlatának elemzéséből azt derítette ki, hogy bár a megbeszélések átlagosan 12 perccel rövidebbek voltak, mint a pandémia előtt, ám
13 százalékkal több lett belőlük, és 14 százalékkal többen vettek rajtuk részt.
Több megbeszélés, több alkalmazott: széttagoltabb munkanapok – derül ki a kutatásokból. Ez pedig igenis kihat a termelékenységre. A Zoom-fáradtság is egyre általánosabb jelenség, és nagyban növeli a kiégés kockázatát. Miután a cégvezetők erre az összefüggésre kezdenek ráébredni, egyre több helyen vezetnek be értekezletmentes napokat.
A találkozók reneszánsza
Az emberek eredendően társas lények; ösztönünk, hogy találkozzunk, hogy együtt dolgozzunk ki stratégiákat, és megosszuk egymással az ötleteinket. „Az őskor óta szívesen gyűlünk össze” – magyarázza Steven Rogelberg, az Észak-Karolinai Egyetem szervezettudományi igazgatója.
Az idő múlásával a szervezetek laposabbá és kevésbé hierarchikussá váltak. A startupok virágzásával párhuzamosan a kollektíva fogalma is felvirágzott. A meetingeken születnek a legjobb ötletek, a résztvevők inspirálják egymást, ami segíti az innovációt.
Miután a videokonferencia-technológia kifinomultabbá vált a 2010-es években, a megbeszéléseket többé nem korlátozta a helyiség mérete vagy a munkaidő. A folyamatos elérhetőségnek azonban következményei vannak. Egyszerűen kiveszik az ember kezéből azt a lehetőséget, hogy maga ossza be az idejét.
Rogelberg szerint sokan gondolkodás nélkül rákattintanak az „igen” gombra, ha kapnak egy meetingmeghívót.
Elég a haszontalan meetingeket kiiktatni
A meetingek tiltása meglehetősen új jelenség, és kevés konkrét adat áll rendelkezésre még annak alátámasztására, hogy működik-e, és hogy mi vész el a szigorral. Úgy tűnik azonban, hogy a már meglévő problémák kezelése nélkül a találkozók teljes tilalma egyszerűen máshová helyezi a problémát.
Rogelberg a reformot szorgalmazza, nem pedig a tiltást.
„A cél nem az, hogy az összes értekezletet töröljük, elég csak a haszontalanokat.” Azt mondja, érdemes azonban a meetingek időtartamát és számát ésszerűen csökkenteni, hogy a munkatársak visszakapják a munkaidejüket. „Meg kell változtatni az értekezleteket és az ökoszisztémát, amelyben ülnek, hogy hatékonyabbak legyenek. Nem elég, ha egyszerűen kiürítjük a naptárukat.”
Nemcsak a munkavállalót, a főnököt is meg kell érteni: így változtatja meg a covid a munka világát
