Az üzleti világ valutája nem a pénz, hanem a meeting. Itt kommunikálunk, itt alakítunk stratégiát, ez a szakmai döntések fő platformja. Tulajdonképpen minden cég minden alkalmazottja egyetlen folyamatos kommunikációs folyamatot próbál előregördíteni, ezért nem szerencsés hozzáállás, ha minden kollégánk sajnálja a meetingekre fordított időt.
Pedig az Atlassian felmérése szerint az alkalmazottak 47 százaléka szerint a meeting a legidőpazarlóbb tevékenység egy munkanapon belül, 45 százalékuk túlterhelve érzi magát tőlük, 91 százalékuk nem figyel oda közben, 73 százalékuk más sürgős munkát végez a meeting alatt, sőt 39 százalékuk bevallottan elalszik közben.
Ha már a meeting tervezésekor felteszed magadnak ezt a kilenc kérdést, amit a Forbes.com összeszedett, hatékonyabban kiszűrheted az esemény vakfoltjait, mielőtt összecsődítenéd a kollégákat, akiknek ezer valóban fontos dolga van ezen kívül.
- Jól határoztam meg a meeting célját?
Egy egyszerű, tiszta fókusz gördülékennyé és hatékonnyá tesz akár egy rövidke meetinget is. A hiányától viszont abban a horrorban találjuk magunkat, hogy a meeting célján kezdünk vitatkozni ahelyett, hogy a témáról agyalnánk hasonló lelkesedéssel.
2. Tervezz a kerülőkkel!
A japán nemawashi nevű vezetői módszer onnan ered, hogy miután kivágunk egy fát és megpróbálnánk kidönteni, győződjünk meg arról, hogy a gyökereit is elválasztottuk a törzsétől – máskülönben nem dől ki. Egy meeting szituációban ez a hozzáállás arra jó, hogy felismerjük, ha egy kolléga behoz egy új témát, ami esetleg megakaszt minket, és reagáljunk rá megfelelően, ne pedig előre programozott reakciók alapján. Lehet, hogy hasznos, amit mond.
3. Biztosan a megfelelő meeting módban vagyunk?
A meeting módja a céljától függ: máshogy néz ki egy költségvetési meeting, mint egy kreatív vagy egy döntéshozó, ezért máshogy is kell őket lebonyolítani. Tervezd meg a napirendi pontjait, hogy közösen is elérjétek a flow-t, ne pedig a mindent bele, hadd szóljon, általános meeting módban rohanjatok végig a témán megfelelő döntések nélkül.
4. Milyen az energiája a csapatnak?
Energiaszint szerint is meg lehet határozni a meetingeket: lehet pozitív vagy negatív, építő vagy destruktív, statikus vagy gördülékeny, energizáló vagy lelombozó stb. A fontos az, hogy ne a meeting módjához igazítsuk az energiaszintet (lásd fent), hanem a csapat dinamikájához.
A megoldás: kérdezd meg a csapat tagjait. Milyen most a hangulat és hogyan tehetitek jobbá, majd figyeld, ahogy felszabadulnak az őszinte interakciótól.
5. Lehet, hogy valaki máshol épp hasznosabb lenne?
Tegyük fel, hogy pörög a meeting, eltaláltuk az energiát és jó döntések születnek, valaki mégsem szólalt meg már húsz perce. Lehet, hogy az a valaki máshol sokkal hasznosabb tud lenni, ilyenkor engedjük el és hagyjuk, hogy mindenki azzal foglalkozzon, amivel neki kell.
6. A csapat természetes ritmusában haladunk
Az ember koncentrációs képessége véges, úgy 15-20 perc közti. Vegyük ezt figyelembe és ne zárjuk be őket egy maratoni állóképesség-tesztre. Megoldás: egy kétórás, nyolc napirendi pontból álló meetinget bontsunk fel nyolc, tizenkét perces találkozóra, rövid szünetekkel közte.
7. Ez a hozzászólás konstruktív?
Lehetnek azok, de ha gyanús, hogy egy komment inkább egy személyes egotrip folyománya, mint egy építő hozzászólás, lépjünk közbe és ne adjunk teret a személyeskedéseknek. Óriási károkat okoznak.
8. Belekényelmesedtünk a szerepünkbe?
A hozzáadott értékünket ne a korábban kialakult szerepkörünk határozza meg, hanem a pillanatnyi helyzet és feladat.
Mozdítsuk ki a kollégáinkat a komfortzónájukból és kérdezzük meg a csendes ülőket is, ha a helyzet úgy kívánja.
9. Kérünk-e elég visszajelzést a meetingekről?
Ha nem, kezdjünk el. Szánj öt percet a nap végén arra, mi ment jól, mi nem, mert így a következő nap biztosan hatékonyabb lesz.
Borítókép: Unsplash
