Emailezni ma már alapvető dolog, elektronikus leveleink nagy részét mégis úgy írjuk és olvassuk el, hogy tartalmukra már pár perc után sem emlékezünk. Mit lehet ez ellen tenni, és van-e olyan, hogy jó email?
Az emailek manapság a napi kommunikáció jelentős részét alkotják. A Statista adatai szerint világszerte naponta körülbelül 300 milliárd emailt küldünk ki, az irodai dolgozók pedig naponta átlagosan 121 elektronikus levelet kapnak. Nagy részüket mégis úgy írjuk és olvassuk el, hogy azok tartalmára valójában fikarcnyi időt sem fordítunk, tartalmuk nem is igazán rögzül, és a megválaszolatlan levelek száma is csak nő.
Alapvető fontosságú, mégsem tudjuk, hogyan írjunk jó emailt
Pedig az emailek kulcsfontosságúak, bizonyos helyzetekben nem helyettesíthetőek egy rövid megbeszéléssel vagy telefonhívással sem. Sok esetben a nyomonkövethetőség, esetleg az időeltolódás miatt választjuk az emailt, de az is lehet az ok, hogy ugyanazt a tartalmat sok embernek kell elolvasnia.
A Microsoft tanulmánya egymillió email bevonásával arra a következtetésre jutott, hogy egy átlagos munkavállaló munkanapja 28 százalékában foglalkozik az elektronikus levelezésével.
Az emailezés fontos szerepéhez képest mégis kevés szó esik arról, hogy ezeket az elektronikus leveleket hogyan is kell megírni.
Guy Katz német professzor, író és üzletember tanítványaival közösen úgy döntött, hogy optimalizálják elektronikus levelezéseiket, és tesztelik, mik azok a módszerek, amik működnek és mik azok, amik nem. Kísérletük során arra jutottak, hogy már öt apró változtatás elég ahhoz, hogy egyrészt csökkentsék a levelezésre fordított időt, másrészt szórakoztatóvá tegyék magát a folyamatot is. És akkor a legfontosabb eredményről még nem is esett szó: Katz módszerével a címzettek még a leveleket is sokkal nagyobb gyakorisággal olvasták végig. A tippeket a TED oldalán publikálták.
1. Figyelj az első benyomásra
A tárgysor az első lehetőséged arra, hogy pozitív benyomást kelts a címzettben. Korábbi kutatások szerint a kíváncsiságot okozó tárgysorhoz három dolog szükséges: legyen rövid, cselekvésre ösztönözzön és sugallja azt, hogy a címzett ismerős.
Katz 300 embernek mutatta meg az alábbi tárgysorokat, hogy felmérje, a többség melyiket nyitná meg elsőként:
- közlemény 2020. 10. 31.
- üdvözöllek
- holnap míting, kérlek, válaszolj!
- szia! 😊
- hiányoztál, milyen a péntek?
A válaszadók többsége, 47 százalék a harmadik lehetőséget választotta, míg a második legnépszerűbb a (20 százalék) a negyedik lehetőség volt.
2. Színesítsd és fűszerezd meg érzelmekkel az emailt
Elektronikus leveleink nagy részét automatikusan fekete-fehérben küldjük el, ami egy idő után rendkívül unalmas. Gondolataink megosztása ilyen formában hasonló ahhoz, mint test, hang és arc nélkül beszélgetni. Éppen ezért érdemes elgondolkodni azon, hogyan lehetne feldobni, színt és érzelmeket belevinni a levelezéseinkbe.
Katz szerint a különböző írásjelek és hangulatjelek jó eszközök erre.
Példaként egy mondatot mutatott, amit három különböző módon fogalmazott meg.
- Kedves mindenki, köszönöm a látogatást!
- Srácok, kösz, hogy benéztetek!
- Hello, srácok! Tök jó, hogy beugrottatok! 😊
A professzor szereti az írásjeleket és a hangulatjeleket digitális testbeszédnek nevezni, amik segítségével jobban megmutathatjuk, kik is vagyunk. Szerinte időnként érdemes GIF-eket is bevetni a siker érdekében.
Kell-e mindig hangulatjeleket vagy GIF-eket használni a munkahelyi emailezés során? Természetesen nem. Ezek leginkább csak fűszerként szolgálnak, amik érdekesebbé tehetik az időnként már unalmassá váló beszélgetéseket.
3. Az email legyen olyan rövid, mint egy tweet
Az New York Egyetem, az MIT, és a Bostoni Egyetem kutatásai mind azt mutatták, hogy sok emailt el sem olvasnak, hanem csak olvasottnak nyilvánítják, vagy egyszerűen törlik.
Az is jól megfigyelhető, hogy minél hosszabb egy levél, annál inkább csökken az esély arra, hogy a levélre választ kapjunk.
Az üzenet legyen annyira rövid, amennyire csak lehet. Tarts be a tweet hosszát és ne lépd túl a 280 karakterszámot. Most nyilván felmerül benned, hogy ez lehetetlen, hiszen egy találkozó összefoglalója (vagy legyen szó bármi másról) nem lehet ennyire rövid. És igazad is van. A rövidség a levél arra a részére vonatkozik, amiben kérsz. A tartalmasabb részeket mellékletként csatold a levélhez.
4. Használj neveket a kritikus pillanatokban
Képzeld el, hogy tudod azt a varázsszót, amit bármilyen emailben leírsz, megragadja a címzettet figyelmét, legyen szó akárkiről. Nos, a megoldás nem is olyan bonyolult: ez a szó annak a személynek a neve, akinek a leveled szól.
Dale Carnegie, amerikai író, előadó, az önmegvalósítás egyik szószólója egyszer azt írta, hogy egy ember számára a legédesebb és legfontosabb hang a saját neve. Szavait ugyan közel száz éve írta le, de a gondolat még ma is aktuális.
Mindannyiunkban van egy egészséges nárcizmus.
Ha egy levélben a kritikus pontokban használod a címzett nevét, garantáltan nőni fog a válaszadási hajlam.
A kutatások azt is bizonyították, hogy egy másik személy említése (olyan, akit a címzett is ismer), szintén jelentősen növeli az email megválaszolásának esélyét. Egy módja van annak, hogy a módszer rosszul süljön el: ha a címzett nevét rosszul írjuk le.
Gmailt használsz? 10 fogás, amiért hálás leszel
5. Használd ki az utolsó benyomás erejét
Steve Jobs mindig az előadások végéig várt azzal, hogy bemutassa a legmenőbb iPhone-t. Azt szokta mondani, hogy „még egy dolog”, és bumm! előkerült egy új készülék a zsebéből.
Miért ne használhatnánk ezt a taktikát levelezéseink során is? Ha van egy fontos mondanivalód, egy kérésed a címzetthez, vagy egy kevésbé kényelmes témád, miért nem használod az utóirat funkciót? Az utolsó benyomásnak is lehet ugyanakkora ereje, mint az elsőnek, csak ezt valamiért kevesebben tudják. Lehet, hogy ezek az utolsó mondatok ragadják meg az olvasó figyelmét leginkább, miközben a levél többi részét már el is felejtette.
Arányérzék és személyesség
Minden email más, de a legtöbb elektronikus üzenet két dologban közös: akarsz valamit valakitől, és az a valaki emberi lény. Emiatt az alábbi javaslatok biztosan segítenek a megfelelő és hatékony emailezés kifejlesztésében.
A lényeg az arány. Most, hogy megvan az jó emailhez szükséges összetevők listája, győződj meg arról is, hogy ezeket megfelelő mértékben alkalmazd. Mostantól próbálj elszakadni az automatikus formai és tartalmi sémáktól. Képzeld el a személyt, akinek írsz, és ezek alapján alkalmazd a fent sorolt összetevők mértékét és fajtáját.
Az agyadra megy az emailezés? 5 tipp, hogy ne legyen így!
Kép: NeONBRAND // Unsplash
