Napjainkban az emailezés komplett káosszá és rémálommá tud átfordulni, ami nem is csoda: egy átlagos embernek előfordul, hogy naponta 2, 5 órát kell eltöltenie azzal, hogy menedzseli a fiókjába érkező levélcunamit. Az amerikai Forbes összeszedett pár olyan trükköt, amivel az emailezés könnyebben kezelhetővé és átláthatóbbá válik. Viszlát, idegbaj!
5 perces olvasási idő: győződj meg arról, hogy az üzeneted elolvasása nem tart tovább öt percnél. Ha ennél hosszabb a mondanivalód, inkább intézd el személyesen az ügyet.
5 fő pont: a kevesebb néha több és így van ez az emailezés kapcsán is. 5 mondat, 5 bekezdést, 5 fókusztéma – ennél több ne legyen. A gyorsan olvasható emailekre a partner is hamarabb válaszol, mert nem kell órákon át bogarásznia, mi is a lényeg. Nincs is idegesítőbb annál, amikor a levelezőpartner azért nem válaszol, mert nincs türelme a leveled kisilabizálásához. A válaszadásban is törekedj erre, válaszolj a legfontosabb felvetésekre és lehetőleg minél hamarabb tedd meg.
5 forduló: az emailezés a gyors és könnyedebb témáknál működik igazán, amikor nem kell rengeteg kérdés-válasz fordulót megejteni. Ha úgy érzed, hogy az emailedben kibontott téma több mint öt fordulót igényel, jobb, ha a személyes kommunikációt vagy a konferenciahívást választod.
5 ember: mindannyian átestünk már azon, amikor egyszerre tömegnyi embernek küldtünk el egy emailt. A rengeteg válasz miatt postaládánk hamar betelhet és átláthatatlan káosz alakulhat ki. Biztosan van olyan helyzet, amikor nem tudjuk elkerülni a csoportos levelezést, de ilyenkor is inkább szelektáljunk és csoportosítsunk.
5 mély levegővétel: soha ne küldj akkor emailt, amikor mérges vagy, vagy különösen érzékeny. Az öt mély levegővétel segít abban, hogy alaposabban átgondold, mit is szeretnél és megakadályozhatja, hogy hangulatod rávetüljön a küldött emailre is.
Kép: NeONBRAND // Unsplash
