::: Please scroll down for the English version :::
Igazából talán elég lenne csak annyit írni, hogy egy könnyen használható, kis költségű rendszer átlagosan 28 százalékkal javítja az értékesítési hatékonyságot. Hogyan? A Pipedrive a rutinfeladatoktól az értékesítési stratégiáig segít a sales-csapatoknak.
Ma már azért a legtöbb cégnél használnak valamilyen rendszert – vagy legalább gondolkoznak egy ilyen bevezetésén. Csakhogy ez általában pont a bevételek szempontjából talán legfontosabb munkatársaknak nem segít, a sales-csapatnak. Erről első kézből hallhatunk Csősz Andrástól, a Pipedrive magyarországi hivatalos partnere, a Sales and Workflow Kft. ügyvezető igazgatójától, aki korábban egy sikeres magyarországi startup-cég hatfős sales-csapatát vezette.
Értékesítőktől értékesítőknek – szeretettel
De mitől olyan nagy szám a Pipedrive? A válasz tulajdonképpen elég egyszerű: „Ez az első olyan CRM-rendszer, amelyet értékesítők terveztek értékesítőknek” – mondja Csősz András. Általában a sales-csapatok vagy nem használnak ilyen rendszert, vagy azt mondják nekik, használják valamelyik bevett vállalatirányítási -rendszer sales-modulját, csakhogy ezek nem alkalmasak a célra. Ahogy Csősz András fogalmaz: „Konkrétan sírva futnak a sales-esek, ha ebben kell dolgozni, megnyomok egy gombot, pörög a homokóra. Nem arra vannak kitalálva, hogy egy értékesítő kap napi egymillió emailt és intéz egymillió telefont.”
Ehhez képest a Pipedrive-ot pontosan az ilyen tevékenység kezelésére optimalizálták. „Ha nagyon le akarnám egyszerűsíteni, akkor ez egy sales-es feladatkezelő, amit szeret a sales-es” – mondja Csősz András, aki szerint rengeteg értékesítő nem használ feladatkezelőt, megszokások alapján dolgozik, mondjuk olvasatlanon hagyja azt az emailt, amely egy még el nem végzett feladathoz kapcsolódik. A gond az, hogy egy értékesítő akkor dolgozik jól, ha több feladata van, mint amennyit el tud végezni egy nap.
„Az viszont nem jó, ha nem látjuk ezeket egyben, nem tudjuk előre venni a fontosabbakat. A Pipedrive-nak ebben van óriási értéke: egy olyan rendszert kap kézbe a sales-es, amelybe a részfeladatokat is be lehet írni – és be is fogja írni, mert kézreesik, jó vele dolgozni, és érezhetően növeli a hatékonyságot a szfotver.”
Nem véletlen, hogy amikor Csősz András sales-vezetőként váltani akart, megkereste a most már ígéretes startupból komoly, 175 országban jelen lévő, New York-i központtal rendelkező Pipedrive-ot, és céget alapított, amely a Pipedrive hivatalos magyarországi viszonteladója. A Sales and Workflow nemcsak a licenszt biztosítja a vásárlóknak, hanem segítenek is bevezetni a szoftvert, tanácsokat is adnak a hatékonyabb használatához.
Képbe kerülni és képben maradni
A hatékonyság az igazi kulcsszó. A Pipedrive ugyanis hatékony eszközt ad mind az értékesítők, mind a sales-vezetők kezébe. A rendszerben egy pillanat alatt visszakereshető például, hogy egy-egy ügyféllel kapcsolatban mi történt, milyen emailekre, milyen telefonokra, személyes találkozókra került sor, ebből egy pillanat alatt kiderül, hogy áll az ügy, hol akadt el esetleg az értékesítési folyamat. Mindezt egy egyszerű, átlátható, számos felhasználói értékeléseken alapuló díjat bezsebelő rendszerben.
„Van a Pipedrive-nak egy kontakt timeline funkciója például, ahol látom az összes, vagy csak mondjuk a legfontosabb ügyfeleimet, és egy idővonalon látom, mikor beszéltünk és leveleztünk utoljára, mikor adott le rendelést. És ha rákattintok egy ikonra, rögtön odarakja elém mondjuk az email tartalmát. Egy pillanat alatt látom, kik vannak esetleg elhanyagolva, és hol tudom felvenni velük a fonalat. Arra is van lehetőség, hogy csoportosítsam az ügyfeleimet bizonyos szempontok alapján, például hogy kik a legfontosabb, legnagyobb hozzáadott értékkel bíró ügyfelek, akikkel muszáj foglalkozni” – magyarázza a cégvezető, aki pontosan tudja, ezek milyen hasznos funkciók egy értékesítő számára.
A rendszer arra is figyel, hogy segítsen ezeket az információkat napra készen tartani. Egy személyes találkozó után például figyelmeztet, hogy a megbeszélteket rögzítsük is, akár a magyarul tökéletesen „értő” hangfelismeréssel is felvértezett mobilapplikációja segítségével. Csősz András azonban mégsem ezt szereti a legjobban benne. „Akármit csinálsz, jön a kérdés, hogy oké, de mi a következő lépés? Mert mindig van következő lépés. Ha meglévő partner, ha új ügyfél, akkor is. ’Kedves András, szeretném a szolgáltatást, hívjon vissza tavasszal’ – mondja, akkor hívjuk is vissza tavasszal, mert akkor már talán csak azt mondja, hogy ’jó, kérek még egy hetet’. És a Pipedrive szólni fog tavasszal, hogy hívni kell, nem marad ott a jegyzeteim vagy a leveleim között.”
Személyre szabott segítség
Ez azért különösen fontos, mert a legtöbb üzlet a tapasztalatok szerint az utánkövetés fázisában tud félrecsúszni. „Kiküldjük az ajánlatot, és elfelejtjük visszakeresni őket – mondja Csősz András. – Ebben nagyon jó a Pipedrive, hogy ez például ne fordulhasson elő.” És ez bizony meglátszik az objektíven mérhető számokban is. A rendszer bevezetése előtt és egy évvel utána mért kötési arányokban 28 százalékos emelkedést mérnek átlagosan. „Ennyi a különbség, ha érzésből, megszokásból dolgozunk, és ha használjuk a Pipedrive-ot. Ez óriási szám, a tulajdonosoknak és az értékesítőknek is, és ez mind ilyen apróságokból jön össze, amelyekben a Pipedrive segíteni tud.”
És ezek még csak az alapfunkciók. A szoftver ugyanis arra is képes például, hogy jelzi, ha egy üzlet túl sokat áll egy állomáson, például az ügyfél elfogadta az ajánlatot, de nem küldte vissza mondjuk a szerződést vagy a megrendelőt. Az ilyen, a szakzsargonban rotten deal néven emlegetett ügyek külön, enyhe piros színnel kiemelve jelennek meg a kezelőfelületen, mind az értékesítőt, mind a sales-vezetőt figyelmeztetve arra, hogy próbálják meg valahogy kimozdítani ezeket a holtpontról.
Sőt, a Pipedrive némi „tanulás” után személyes sales-coachként is képes működni. „Van olyan, hogy kapok egy kis üzenetet a rendszertől, hogy ’András, észrevettük, hogy van itt neked egy ilyen üzleted, hasonló esetekben, amikor ilyenkor felhívtad az ügyfelet vagy emailt küldtél neki, akkor 60 százalékkal nagyobb arányban kötötted meg az üzletet’ – mond példát Csősz András. – Vagy összegez nekem a mesterséges intelligencia egy tíz emailből álló levelezést, és megmondja, hogy szerinte mi legyen a következő lépés, mondjuk egy személyes találkozón beszélgessünk el az ügyféllel, mert úgy tűnik, nem látja pontosan át, mit is fog kapni a pénzéért.”
Látják, mennyit dolgoznak
A felhasználónként 15 eurótól induló előfizetésért tehát egy Pipedrive-felhasználó nemcsak egy tökéletesen az értékesítési folyamatokra optimalizált feladatkezelőt kap, hanem sokkal többet. És Csősz Andráséktól sem csak annyit kap, hogy aktiválják a licenszt és telepítik a rendszert, hanem egy több alkalomból álló ismertetést, amely a funkciók bemutatásától kezdve eljut azok leghatékonyabb alkalmazásáig, a legjobb gyakorlatok megismertetéséig. Ezeken az alkalmakon kerülhetnek szóba például olyasmik, hogy a Pipedrive hírlevélküldőként is használható, vagy éppen ajánlatsablonok is készíthetők vele, vagy hogy ez a sales CRM szoftver a cég honlapjával, vállalatirányítási rendszerével vagy a levelezőrendszerével is pillanatok alatt összeköthető.
Csősz András még egy dolgot emel ki. A Pipedrive mind a sales-vezetők, mind az értékesítők számára egyfajta biztonságot is nyújt. „A vezetők pontosan láthatják, hogy ki mivel és mennyit foglalkozik, hol tudnak segítséget nyújtani, ha valami valahol elakad. Ez egy hullámzó szakma, sokszor nem jönnek sajnos a számok. Egy sales-es kollégának ilyenkor nem kell rástresszelnie, ha pontosan látja mindenki, hogy elvégezte a szükséges munkát. A bevezetés után többször azzal jönnek hozzám oda a kollégák, hogy most legalább látják, mennyit dolgoznak, mert eddig nem látták – meséli a Pipedrive bevezetésének tapasztalatairól. – A cégek akkor hajlamosak odafigyelni az értékesítésre, a visszakövetésre, amikor nem megy az üzlet. Pedig amikor dübörög a biznisz, akkor is korlátozott a sales-esek kapacitása, akkor sem mindegy, hogy mire megy el az energiájuk, és ez a fókusz könnyen elveszik, ha nem használnak egy jó rendszert.”
::: English version :::
There’s always a next step
Actually, it might be enough to just mention that a user-friendly, low-cost system can improve sales efficiency by 28% on average. How? Pipedrive helps sales teams with everything from routine tasks to sales strategy.
Today, most companies either use a system or are considering implementing one. However, these systems often don’t benefit the most crucial employees for revenue generation, the sales team. This insight comes firsthand from András Csősz, Managing Director of Sales and Workflow Kft., the official Hungarian partner of Pipedrive.
Most systems imposed on sales teams aren’t tailored to their needs. According to András Csősz, these systems often lead to frustration, while Pipedrive, designed by salespeople for salespeople, is optimized for handling their specific tasks, from emails to calls. Pipedrive simplifies task management, enabling salespeople to focus on priorities and increase their efficiency. Csősz’s company, Sales and Workflow Kft., not only resells Pipedrive in Hungary but also helps implement it and provides assistance for optimal use.
Designed by salespeople, for salespeople – with love.
But what makes Pipedrive such a big deal? The answer is actually quite simple: ‘It’s the first CRM system designed by salespeople for salespeople,’ explains András Csősz. Typically, sales teams either don’t use such systems at all or are told to use the sales module of a standard company management system, but these just aren’t fit for the purpose. As András Csősz puts it: ‘Salespeople practically break down when forced to use these systems – I press a button, and the hourglass just spins. They weren’t designed for someone handling a million emails and calls every day.'”
In contrast, Pipedrive is specifically optimized for managing these kinds of tasks. “If I had to simplify it, it’s essentially a task management tool for salespeople that they actually enjoy using,” says András Csősz. He notes that many salespeople don’t use any task manager at all, relying on habits instead—like leaving emails unread as a reminder of incomplete tasks. The issue, he points out, is that a salesperson is only really effective when they have more tasks than they can complete in a single day.
“What’s not good is when we can’t see all our tasks together and can’t prioritize the more important ones. This is where Pipedrive really shines: it gives salespeople a system where they can easily log even the smallest tasks—and they will do it, because it’s intuitive, easy to use, and noticeably boosts productivity.”
It’s no surprise that when András Csősz, as a sales manager, decided to make a change, he approached Pipedrive, which had grown from a promising startup into a serious company with a presence in 175 countries and headquarters in New York. He then founded a company that became the official reseller of Pipedrive in Hungary. Sales and Workflow not only provides licenses to customers but also helps implement the software and offers assistance on using it more effectively.
Staying on top of things
Efficiency is key, and Pipedrive delivers it for both salespeople and managers. It allows you to quickly check what’s happened with any given client—whether emails were sent, calls made, or meetings held—giving you an instant snapshot of the case’s status or where the sales process might be stuck. All this is offered in a simple, transparent system that has earned several awards based on user reviews.
“Pipedrive has a contact timeline feature, for example, where I can see all of my clients—or just the most important ones—and see an overview of when we last spoke, exchanged emails, or when they placed an order. By clicking on an icon, I can instantly pull up the content of an email. In no time, I can spot which clients might have been neglected and where I need to pick things back up. It also allows me to group my clients based on certain criteria, like identifying the most important ones with the highest added value, who require extra attention,” explains the company’s CEO, fully aware of how valuable these features are for sales professionals.
The system also ensures that information is kept up to date. For example, after a meeting, it reminds you to log the details, which you can easily do using its mobile app, equipped with speech recognition for quick notes on the go. However, that’s not what András Csősz likes most about it. “No matter what you do, it always asks, ‘Okay, but what’s the next step?’ Because there’s always a next step—whether it’s with an existing partner or a new client. If someone says, ‘Dear András, I’d like the service, call me back in the spring,’ then we’ll make sure to call back in the spring. And maybe by then, they’ll just say, ‘Give me another week.’ And Pipedrive will remind you in the spring to follow up, so nothing gets lost in your notes or emails.”
Personalized Support
This is especially important because, based on experience, most deals tend to fall apart during the follow-up phase. “We send out the proposal and then forget to follow up,” says András Csősz. “Pipedrive is excellent at making sure this doesn’t happen.” And the results are clear in the measurable numbers. On average, companies see a 28% increase in closing rates one year after implementing the system. “That’s the difference between working based on intuition and habits versus using Pipedrive. This is a huge number for both owners and salespeople, and it all comes down to the small details where Pipedrive can really help.”
And these are just the basic features. The software can also alert you if a deal has been stuck at a stage for too long—for instance, when a client has accepted the offer but hasn’t returned the contract or order. Such deals, known in industry jargon as “rotten deals,” are highlighted in light red on the dashboard, signaling both the salesperson and the sales manager to take action and move them forward.
In fact, after a bit of “learning,” Pipedrive can even act as a personal sales coach. “There are times when I get a message from the system saying, ‘András, we noticed you have a deal like this. In similar cases, when you called or emailed the client at this stage, you closed the deal 60% more often,'” shares András Csősz. “Or the AI might summarize a conversation from a series of ten emails and suggest the next step—for instance, recommending a face-to-face meeting because it seems the client doesn’t fully understand what they’ll be getting for their money.”
Tracking Work Efforts
For a subscription starting at just 15 euros per user, a Pipedrive user gets not only a task management tool perfectly optimized for sales processes but much more. And from András Csősz and his team, users receive more than just license activation and system installation. They offer a series of sessions that cover everything from demonstrating features to showing how to use them effectively, including best practices. During these sessions, they might discuss how Pipedrive can also function as a newsletter tool, how to create proposal templates, or how easily this sales CRM software can integrate with a company’s website, management system, or email platform.
András Csősz emphasizes another important point: Pipedrive provides a sense of security for both sales managers and salespeople. “Leaders can see exactly who is working on what and where they can offer help if something gets stuck. This is a fluctuating industry, and sometimes the numbers just don’t come in. In such cases, sales colleagues don’t need to stress if everyone can see that they’ve completed their necessary tasks. After implementing Pipedrive, many colleagues have told me that now they can actually see how much they’re working, which they couldn’t before,” he shares about the experiences with the system. “Companies tend to pay attention to sales and follow-ups when things aren’t going well. But even when business is booming, salespeople’s capacity is still limited, and it’s crucial to ensure their energy is directed effectively. That focus can easily get lost without a good system in place.”
