Hogy lehetnek sokkal eredményesebbek a Nyugat-Európai vállalkozások magyar társaiknál? A válasz, amilyen egyszerű, olyan bonyolult is: a rendszerszintű gondolkodás, azaz az üzleti folyamatok tervezése és kezelése jelenti egyik fő előnyüket. Magyarországon ezt a szemléletet az xFLOWer Group Kft., a workflow megoldások hazai úttörője képviseli.
Húsz évvel ezelőtt robbanásszerűen növekedni kezdett a nagy távközlési vállalatok ügyfélállománya, és meglévő, mondhatni klasszikus vállalatirányítási rendszereik már nem voltak alkalmasak arra, hogy több száz munkatárs tevékenységét összefogják. Emiatt megszületett az igény egy olyan rendszerre, ami képes „ügyeket követni”, azaz látható és követhető, később visszakereshető benne, hogy ki, mikor, mit és miért csinál a vállalatnál.
„Kellett egy eszköz, amivel a dolgozók összefűzhetik a tevékenységláncaikat és hatékonyan tudják azokat működtetni, legyen szó az értékesítéstől kezdve a névátírás, költözés, szerződés, adatkezelési nyilatkozat vagy PIN kód megváltoztatásán keresztül egy klasszikus számlaigazolásig bármilyen folyamatról”
-idézi fel a kezdeteket Szederkényi Zsolt ügyvezető. „Itt jött a lényeg: az üzleti folyamat elemzők ne papíron adjanak ki közleményeket (ISO doksi, faliújság, igazgatói utasítás) arról, hogy miképp kell egy feladatsort elvégezni, hanem ezt egyből egy szoftverben rajzolják le, mely azt jóváhagyás után működtetni is képes. A rajzoláshoz ne kelljenek IT guruk, hisz a legtöbb szervezetben nincs Word/Visio/Excel tudáson kívül semmilyen IT ismerete annak aki például felelőse a panaszkezelési folyamat dokumentálásának.” – teszi hozzá.
Így született meg az xFLOWer workflow keretrendszer, amely mindezt lehetővé tette. Természetesen gyorsan keletkeztek további igények is, hiszen az üzleti folyamatok, tevékenységláncok nem kezelhetők izoláltan, hanem adott esetben akár a teljes vállalaton átívelhetnek, több rendszeren, szervezeti egységen keresztül. Mindemellett általában még különféle adatok, dokumentumok és felelősök is tartoznak a folyamatokhoz, mindezt pedig egy rendszerben kellett kezelni.
Az üzleti folyamatok gyors és könnyű kialakítására is figyelmet kellett fordítani, hiszen már akkoriban is gyorsan változott az üzleti környezet, gyakran változtak a tevékenységek vagy akár a dokumentumok. Akár jogszabályi változást kellett követni, akár „csak” belső igény alapján volt szükséges a folyamatok módosítása, mindig elvárás volt, hogy mindez gyorsan, hatékonyan és olcsón megtehető legyen.
„A rendszer része egy folyamatszerkesztő eszköz, amellyel bárki le tudja rajzolni az egyes tevékenységek menetét, és beállíthatja a részleteket, például a résztvevő kollégák feladatait vagy a határidőket – mindezt komolyabb IT tudás nélkül.”
– mondta el Szederkényi. Ez volt az xFLOWer válasza a folyamatszerkesztés előzőekben vázolt kihívásaira, mely megoldás ma is unikális Magyarországon, különösen mivel itt nem csupán a folyamatok kialakítására van lehetőség, hanem a rendszer ellenőrzi is azokat (így semmiképpen nem maradhat logikailag hibás folyamat a rendszerben) sőt, a mentés gombra kattintva a megrajzolt folyamat azonnal futtatható, nincs átfutási idő, IT-re várakozás, sem más hátráltató körülmény. Save and run – ez az xFLOWer folyamatszerkesztő fő filozófiája.
A rendszer nagy sikert aratott nagyvállalatok körében, egyre több nemzetközi szereplő kezdte el használni a megoldást, Magyarország határain túl is. A felhasználók száma nemsokára átlépte a 10 000-et, míg a rendszerben (összesen) immár több, mint 800 féle (!) folyamatot kezelnek az xFLOWer ügyfeleinél. Így kialakult egy komoly tudásbázis az üzleti folyamatok kialakítása, automatizálása valamint a dokumentumkezelés terén is.
E tapasztalatokat felhasználva már több, mint 5 éve elérhető KKV-k számára is az xFLOWer Cloud felhő alapú workflow rendszer. „Köszönhetően a technológiai fejlődésnek ma már a klasszikusan nagyvállalati funkciókat is kínálhatjuk KKV-k számára is elérhető árazás mellett. ” – mondja Szederkényi, majd kifejti: „Hosszú távú célunk, hogy a már ismert ERP, számlázó, vagy CRM rendszerek mellett a hazai cégek a workflow rendszerek előnyeit is megismerjék. Sokan milliókat költöttek már IT fejlesztésekre, mégis elborítják őket például az Excel-táblák, ezeket ráadásul többnyire az az egy ember érti, aki megcsinálta. Még sok helyen nem átlátható a működés, például e-mailekben delegálnak feladatokat és nem egyértelmű, hogyan követik egymást a lépések.”-magyarázza Szederkényi.
„A káoszban rendet rakunk és ezt nagyon nagyra értékelik a döntéshozók. Mi nem úgy rakunk rendet, hogy közben átalakítjuk a céget (klasszikus ERP bevezetési filozófia, ami akár évekig is tarthat). Mi nem szervezetfejlesztők vagyunk, az egy másik szakma.
Mi a jelenlegi folyamatokat modellezzük, ami lássuk be sokkal gyorsabb és a szervezet számára is elfogadhatóbb működési modell. Tudom furán hangzik, de számomra öröm látni milyen egyszerű problémákkal küszködnek cégek – a számlaigazolási folyamatoktól és az utazási költség elszámolásán át, a szerződések / megrendelők összerendelésén keresztül, a panaszkezelésig. Korábbi ügyfeleinknél szerzett tapasztalataink alapján mi gyors és a KKV-k számára is költséghatékony megoldást tudunk adni.”
Fontos tudni, hogy üzleti folyamatok nem csak humán (emberek közti) tevékenységeket jelentenek. Egy komoly üzleti lehetőség és feladat minden cégvezető számára az automatizált folyamatok kialakítása. Általánosságban az operatív feladatok támogatásának széleskörű hiányáról lehet csak beszélni. Néhány példát kiemelve: melyik cégnél van tökéletesen támogatva a szerződések megújítási folyamata, a kintlévőségek kezelése, a közüzemi számlák kifizetésnek jóváhagyási tevékenysége vagy éppen az ajánlatok sablonizált előállítása?
„Egy kellően robosztus workflow rendszer segítségével a napi ügyviteli tevékenységek legalább 34,5%-a automatizálható, bizonyos esetekben ez az arány akár 90% is lehet, függően a kezelt üzleti folyamattól.
Gondoljunk bele mennyi erőforrást és pénzt spórolhatunk meg cégünknek ezáltal egy kisebb, akár 5-10 fős adminisztratív személyzet esetén is!” – mondja Szederkényi, majd hozzáteszi: „Természetesen a workflow rendszerek a meglévő IT infrastruktúrához alkalmazkodnak, így egyrészt nem kell lecserélni a már meglévő szoftvereket, hanem azokat kiegészíthetjük. másrészt több rendszer közötti automatizmusok is megvalósíthatók. Így akár komplex, többszáz lépésből álló tevékenységláncokat is automatizálhatunk, részben vagy teljesen.”
Ugyanakkor a workflow, mint fogalom – a KKV döntéshozók számára – nem elterjedt sem Kelet-Európában sem Magyarországon. Az xFLOWer célja, hogy ez megváltozzon: legyen tisztában vele a cégvezetők többsége, hogy ha szeretne rendet tenni a cégében, vagy szeretne rendszerszinten operatív működést tervezni, akkor workflow rendszerre van szüksége, nem CRM-re, nem ERP-re, különösen nem számlázóra. (Amellett, hogy ezekre a rendszerekre is szükség van, ám workflow-val kiegészítve lesz igazán hatékony ezek működése is).
Természetesen ennek történelmi okai is vannak, hiszen a rendszerváltás előtt nem volt szempont a termelési hatékonyság, a költségek alacsonyan tartása vagy fejlett minőségbiztosítási eljárások alkalmazása. Megvolt, hogy milyen funkciók milyen feladatokat látnak el, de alapvetően az emberen múlt, hogy melyik feladatát mikor, hogyan végzi el. Ezzel szemben az Elbától nyugatra tradicionálisan is rendszerekben gondolkodnak a vállalkozások. Azaz először megtervezik és kialakítják működésüket (vagy a már meglévő működést alakítják át úgy, hogy hatékonyabbak, jobbak lehessenek) majd a dolgozóktól is elvárják, hogy a kialakított rutinok, eljárások mentén végezzék feladataikat – ezt általában ellenőrzik is. Ez a szemléletbéli különbség az egyik oka annak, hogy Nyugat-Európában, illetve a nyugati világ nagyrészén eredményesebben működnek a vállalkozások, mint a volt keleti blokk országaiban. Ahogy már említettük, az xFLOWer célja e helyzet megváltoztatása, melyhez eszközt, know-howt és infrastruktúrát is kínálnak. A rengeteg befektetett energia kezdi meghozni gyümölcsét: ma már egyre többet hallunk folyamatokról, cégszervezésről, tervezett működésről.
Szederkényi szerint „Törekvéseink eredményei már jól láthatóak, hiszen egyre több jelentős konferenciára kapunk előadói meghívást, illetve több hazai felsőoktatási intézmény is tananyagába emelte workflow koncepciónkat és xFLOWer-rel oktatják a folyamatkezeléshez, üzleti modellezéshez kapcsolódó tárgyakat. Mára a workflow kezd trenddé válni. Azt gondoljuk, hogy ebben nekünk is van némi szerepünk. Egyre több megkeresést kapunk KKV-któl is, ami megerősít minket hitünkben, miszerint a magyar gazdaság sokat profitálhat a tudatos üzleti folyamatkezelésből, workflow rendszerek használatából.”
Így elmondható, hogy bár még nem eléggé elterjedt az általuk képviselt szemlélet, látszik a piac nyitottsága és befogadókészsége, ami hosszú távon üzletileg is komoly eredményeket hozhat mind az xFLOWer, mind ügyfelei számára.
