A sikeres emberek gyakran megkapják a kérdést: Hogy tudod mindezt egyszerre csinálni? Pedig mindenkinek csak 24 órából áll egy nap, tehát valójában az ő esetükben sem a tevékenységek sokaságáról van szó, hanem a saját módszerükről. A kérdés tehát valójában az: Te hogyan csinálod?
Az amerikai Forbes egy külsős szerzője, Shelley Zalis állítja, ő minden reggel készít egy „meg tudom csinálni” listát azokról a teendőiről, amik reálisan beleférhetnek a napjába. Ezeken a listákon fontossági sorrendben sorolja fel a rá váró feladatokat, és ha a gyerekek fontos focimeccse időben bekerült a családi naptárba, akkor az adott esetben előnyt élvezhetett akár a legfontosabb ügyfelével szemben is. A szerző megjegyzi, adott esetben nem fél megbízni a kollégáiban, bizonyos feladatokat rájuk bízni, hogy önmagának időt szabadítson fel. Zalis, aki a család mellett a The Female Quotient CEO-jaként dolgozik, ismerőseitől is megkérdezte, ők hogyan csinálják.
Mi hajt téged?
Nem biztos, hogy több időre van szükséged ahhoz, hogy több dolgot tudj végrehajtani. Talán inkább arra kellene fókuszálnod, hogy ez idő alatt jobban oszd be az energiáidat. Egy drámakutató, Cy Wakeman például azt tanácsolta Shelley-nek: „Ha teheted, válaszd azokat a feladatokat, amelyek energiával töltenek fel, azok helyett, amelyek felemésztenek. Az egész arról szól, hogy rájöjj, mi hajt téged.”
Tedd teljes szívedből!
Persze bizonyos munkákra akkor sem lehet nemet mondani, ha minden testi-lelki erőt leszívnak belőled. „Ilyenkor légy teljesen jelen – mondja ugyanez a kutatónő. – Merülj bele teljesen, ess túl rajta, aztán lépj tovább.” Egy felmérése alapján állítja: „a dolgozók napi két és fél órát töltenek panaszkodással. A legfárasztóbb dolog kreálni egy történetet és az áldozatot játszani benne” – mondja megerősítésként.
Tudd, hogy mit kell megvalósítanod!
„Ha nem tudod, hogy mi mindent kell megcsinálnod aznap, akkor nem fogod mindet megcsinálni” – mondja Deborah Newmyer, TV és filmproducer, négy gyermek szingli édesanyja. „Kérdezd meg magadtól: Mi tesz engem jobbá ebben a munkában; hogyan tudok végigmenni ezen a napon több produktív energiával?” Ha már tudod a céljaidat, írd is le őket reggel vagy előző este.
Specifikáld a céljaidat!
Használd a SMART technikát (specific, measureable, attainable, relevant, time-bound), vagyis specifikáld, tedd mérhetővé, elérhetővé a céljaidat, csak releváns dolgokat sorolj fel, és végül becsüld meg, mennyi időt adsz rá magadnak.
Például ahelyett, hogy azt írnád „lezárni ezt az ügyet”, írd azt: „Egyórás megbeszélést tartani XY ügyféllel. Megbeszélni vele a megegyezés részleteit. Hét napon belül újra felvenni vele a kapcsolatot.” És így tovább. A nagy célokat kisebb lépésekre bontani komoly különbséget mutat: kutatások szerint a részletezett célok 90 százalékkal hatékonyabbak, mint az általánosan megfogalmazottak.
Engedd meg magadnak a kikapcsolódást!
Amennyire csak lehet, csökkentsd annak lehetőségét, hogy megzavarjanak. Halkítsd le a telefonod, a számítógéped, csukd be az ajtód, amikor elmerülsz valamiben. Vagy használd például Nadine módszerét, aki mindössze naponta kétszer néz rá az emailjeire.
Mérd az időt!
„Az emberek talán fel sem fogják, mennyi időt töltenek el azzal, hogy görgetik az Instagramot vagy ismétléseket néznek. Először tudnod kell, hogy valójában mivel megy el az időd, és utána kell beszabályoznod” – mondja Newmyer. Abban, hogy ez felmérd, online szolgáltatások is segíthetnek (például a Toggl vagy egy saját órarend).
Állítsd oldaladra a technológiát!
A technológia ma már tényleg megkönnyítheti az életünket, csak tudnunk kell, hogy mit és hogyan használjunk. A Trove nevű alkalmazás például tudja fontosság szerint rangsorolni az emaileket, és mesterséges intelligencia segítségével, a felhasználó cselekvései által folyamatosan tanulja és frissíti, hogy melyik beszélgetés vagy levélíró lehet fontos. Az Amy Ingram nevű virtuális asszisztens a meetingjeid beosztásában segít.
Szervezz ki és delegálj!
Egy kutatás szerint azok, akik kiszervezik a feladataikat, boldogabbak. Gondold át, mi lenne, ha a csapatoddal közösen dolgoznál egy-egy feladaton, ami korábban csak a tiéd volt, és így több időd maradna másra? Biztosan csak te tudod megcsinálni azt a sok mindent egyedül? Van egy junior a közeledben, aki több felelősségre vágyuk? Ebben is segíthetnek applikációk, például a TaskRabbit.
És ne feledd: nem a „sok minden” a lényeg, hanem a „hogyan”!
