Ha félbeszakítanak a munkahelyen, az hihetetlenül frusztráló, bosszantó és stresszes lehet – de muszáj annak lennie? Gyakran szükség van arra, hogy egy picit zavarjuk a kollégáink, hogy biztosítsák számunkra a munkánk elvégzéséhez szükséges információkat és valós idejű együttműködést.
Mivel a Slack, a Zoom és számtalan egyéb kommunikációs eszköz egyre könnyebbé teszi a kapcsolatfelvételt, ezek a megszakítások azonban sajnos egyre gyakoribbak (és manapság már elkerülhetetlenek).
A jó hír az, hogy a legújabb kutatások szerint a megszakításoknak nem feltétlen kell kellemetlennek lenniük. A Harvard Business Review vizsgálatot végzett David Greenway menedzsmentkutatóval, amiben 35, teljes munkaidőben dolgozó munkatársat kértek meg, hogy kövessék nyomon minden alkalommal, amikor megszakították őket a munkanapjuk során (még a járvány előtt).
A naplóik elemzésével és egy sor mélyinterjúval a kutatók arra jöttek rá, hogy a pozitívan értékelt megszakítások valójában majdnem olyan gyakoriak, mint a negatívak: a résztvevők által bejelentett 251 megszakításból 31 százalékot tapasztaltak pozitívan, míg 34 százalékot negatív, 35 százaléka a pedig semleges volt.
A válaszadók 80 százaléka a legalább egy pozitív megszakításról, míg 86 százalék legalább egy negatívról számolt be.
Miért érezné jól magát valaki, ha megzavarják? A HBR tanulmányában azok a résztvevők, akik pozitív megszakításokról számoltak be, leírták, hogy ezek a tapasztalatok hogyan váltottak ki érzelmeket, például boldogságot, izgalmat vagy elégedettséget. Ezekből a tapasztalatokból pedig összeállítottak egy listát, amiből megtudhatjuk: hogyan érdemes megzavarni a kollégáinkat.
Mérd fel, mennyire kritikus a feladatod!
Az emberek nagyobb valószínűséggel látják, hogy megéri az idejüket a megszakítás, ha a feladat, amire felkérik őket, fontosnak tűnik – különösen, ha fontosabbnak tűnik, mint bármi, amin korábban dolgoztak. Tehát mielőtt valakit félbeszakítasz, gondold át, hogy az, amit szeretnél, prioritást élvez-e számára.
Ne zavard, ha már így is rengeteg feladata van!
Az emberek hajlamosak negatívan reagálni egy megszakításra, ha már túlterheltnek érzik magukat. Kérdezd meg magad: mit tudsz az adott személy jelenlegi terheiről? Ha tudod, hogy betemeti a munka, fontold meg, hogy valaki mást szakíts félbe (ha a feladat sürgős), vagy várd meg, amíg az illető ráér (ha a feladat várhat).
A megfelelő személyt keresd!
Mindig bosszantó, ha valaki félbeszakít, aztán rájön, hogy nem is te vagy a megfelelő személy a feladatra. Ezért mielőtt te is bekopogtatnál valaki ajtaján, kérdezd meg magad: ez a megfelelő személy arra, hogy segítséget nyújtson? Kinek a felelősségi körébe tartoznak általában a hasonló feladatok? Valószínűbb, hogy jobban fogadnak, ha ezeket előre kigondolod.
Próbálj meg kevesebb időt igénybevenni!
Az emberek véleménye arról, hogy mennyi ideig tart egy megszakítás, befolyásolta az ezzel kapcsolatos érzéseiket. Amikor úgy tűnt, hogy elhúzódnak vagy tovább tartanak, mint „kellene”, nagyobb valószínűséggel váltottak ki negatív reakciót. Ennek megoldásához kreatívan gondold át, hogyan könnyítheted meg a terhelést és használhatod fel a leghatékonyabban a munkatársad idejét. Be tudnád mutatni tömörebben azt, amit szeretnél a kollégádtól?
Fontos, hogy minden azon múlik, hogyan észlelnek téged – még ha ezeket a részleteket nem is érzed nagy ügynek, a megszakítás oly módon történő bemutatása, amely kiemeli a másik ember idejének tiszteletét, nagy hatással lehet arra, hogyan reagálnak kollégáid.
Figyelmeztesd előre!
A megszakítások értelemszerűen mindig váratlanok lesznek. De nem kell teljesen váratlanul jönniük – bizonyos esetekben tudathatod valakivel, hogy várhatóan meg kell szakítanod őt a közeljövőben. Például, ha azt tervezed, hogy egy munkatársadtól visszajelzést kérsz, előre jelezheted, hogy a következő héten felvennéd vele a kapcsolatot. Ez segít kollégáidnak abban, hogy előre vetervezzék, és időt szakítsanak a feladatra, még akkor is, ha a pontos időpont még ismeretlen.
Borítókép: John Schnobrich / Unsplash
