Vannak, akik rendre tévesen a meetinget és a workshopot egymás szinonimáiként használják. Bár a meeting és a workshop között nincs egyenlőségjel, de minden meeting jobb lehet, ha átveszi a workshopok legjobb gyakorlatait. Vendégszerzőnk írása.
Akik személyesen ismernek tudják, hogy nem vagyok nagy híve a meetingeknek. Nyílt meeting ellenességem csak részben köszönhető annak, hogy több száz órát töltöttem ilyen eseményeken az elmúlt több mint 10 évben. De valójában nem a meeting műfajával van gond, hanem inkább
a meetingeknek, sajnos, a többségét adó tervezetlen, strukturálatlan ad-hoc csoportos munkával.
Az elmúlt 2 évben kezdtem igazán workshopokkal foglalkozni, és a meetingekkel szemben számomra szinte sorsfordító eszköztárat adott a jól tervezett workshop. A workshop technikák ugyanis számos eszközt és alapszabályt biztosítanak ahhoz is, hogy jobb meetingeket tervezzünk.
Mi a különbség a meeting és a workshop között?
Mielőtt nagyon belemennénk a meeting optimalizálásba, tisztázzuk a két műfaj közti különbségeket.
Az alapvető különbség a workshop és a meeting között, hogy a workshop minden esetben tervezett, strukturált, egy előre definiált cél elérése érdekében történő csapatmunka. A cél lehet problémamegoldás, ötlet generálás, vagy egyetértésre jutás a team tagok között.
Bár vannak kivételek, a meeting akkor működik inkább jól, ha a csapattagok információt akarnak cserélni. Míg a workshop akár több napos esemény is lehet, a meeting időtartalma 5 perctől 1 óráig terjedhet.
Ami miatt egy designernek a workshop egy izgalmas lehetőség lehet, hogy echte design feladatról van szó: meg kell tervezni a workshop élményét, ugyanúgy mint egy szolgáltatás- vagy éppen egy termékélményt. A workshopnak ugyanis szintén van egy célja, van eleje, van vége is, tehát tervezhetünk rá journeyt, mint ahogyan a service és a ux designban is szoktunk:
Workshopról beszélünk, ha:
- Ki van jelölve egy elérendő cél
- Strukturált agenda mentén zajlik
- Tervezett és irányított egy facilitátor által
- Minden résztvevő ötletekkel vagy inspirációval távozik
- A résztvevők élvezik
- Továbbfejleszti a team kollektív intelligenciáját
- A cél elérése előre meghatározott időn belül történik
Jelek amik arra utalnak, hogy nem workshopról van szó:
- Nincs kijelölve elérendő cél, vagy output
- A résztvevők akkor kezdenek el gondolkodni a célon, amikor megérkeznek az eseményre
- Klasszikus, strukturáltan brainstorming
- Kollaboratív esemény ugyan, de facilitátor nélkül
- A résztvevők ötletek és inspirációk nélkül távoznak
- A résztvevők kaotikusnak és stresszesnek érzik az eseményt
- Egy-két domináns team tag uralja a beszélgetést
- A döntés nem konszenzusos, hanem hierarchia alapján születik
A workshopok struktúrája
A workshopok során lényegében kezdetben divergens majd konvergens gondolkodásra épülő feladatok sorát építjük fel a kívánt, és pontosan definiált cél elérése érdekében.
A divergens aktivitások során a csapattagok minél több ötletet dobnak be, vagy éppen nagy számú kommentet adnak egy adott témához kapcsolódóan. Ennek érdekében olyan játékos feladatokat használunk, amik segítenek a csapattagoknak akár vad ötletekkel is előállni. Emellett alkalmazunk még olyan technikákat is – például az egyedül, mégis együtt – amelyek segítenek csökkenteni a csoportdinamikai torzításokat, így
a meetingekkel ellentétben az introvertáltak ötletei és meglátásai is ugyanúgy felszínre kerülnek, mint a hangosabb csapataggoké.
A divergens tevékenységeket konvergens tevékenységek követik, ahol a team tagok azonosítják és értelmezik a generált ötletek és inputok mintáit és témáit, majd azon munkálkodnak, hogy rangsorolják azokat az ötleteket, amelyek a leginkább megvalósíthatók, vagy éppen amelyek a legnagyobb potenciállal kecsegtetnek.
Az eredményes workshop alapfeltételei
A workshop tervezés és a workshop lebonyolítás kapcsán is vannak olyan komponensek, amelyek elengedhetetlenek a siker érdekében.
- Diverzitás: Minél heterogénebb összetételű csapat, nemek, szakmai háttér, vélemények tekintetében. A több perspektíva jobb kimenetet eredményez, a kutatások szerint magasabb kollektív intelligenciát eredményez.
- Házi feladat: Egy apró házi feladat – például arra kéred a team tagokat, hogy kérdezzék meg egy ismerősüket az adott témáról – inspirációt adhat a résztvevőknek, és jó felütése a workshopnak.
- Fókusz: Kritikus, hogy a csapattagok minél jobban fókuszban tudjanak maradni, ezért el kell kerülni a túlterhelésüket, és segíteni kizárni a figyelemelterelő faktorokat (email, telefonhívások).
- Viselkedés: A pozitív, konstruktív viselkedés ösztönzésére kell törekedni.
Azt ugyan néha bicskanyitogatónak találom, amikor egy meetingre azt mondják, hogy workshop, kétségtelen, hogy a workshopolás alapszabályait lehet alkalmazni a meetingekre is.
Mit lehet átemelni a workshopokból a meetingekbe?
A meetingeket lehetelen száműzni a vállalati életből, de ha már így alakult, legalább optimalizálunk rajtuk.
Bár a meetingeknek nem kell feltétlenül a workshopokhoz hasonló pontosan tervezett struktúra, azért még sem lehetnek teljesen strukturálatlanok, mert akkor szinte semmi esély az eredményességre.
A jó meeting is felkészülést is igényel
Bár vannak kiváló improvizatív személyiségek a vállalati életben, tervezés nélkül nem sok esély van az eredményességre. A legelterjedtebb arány a meetingek kapcsán a 10% tervezés, 80% meeting, 10% follow-up. Ezzel szemben a legeredményesebb
az 50% felkészülés 20% meeting, 30% follow-up arány.
Ha nem tudod mit akarsz elérni, felesleges meetingelni
A tervezés első lépése, hogy azonosítsd a célokat, amiket el akartok érni. A listának nem kell hosszúnak és komplikáltnak lennie, 3-5 bullet point vagy mondat elegendő a kiinduláshoz.
Az agendában a célokat szélszerű megosztani, így biztosíthatod, hogy „mindenki ugyanarra a meetingre érkezzen”.
A megfelelő résztvevőkkel
A meeting csak akkor lesz sikeres, ha csak a megfelelő emberek vesznek részt rajta. Ha túl sok a résztvevő, akkor fennáll az esélye, hogy túl sok ember idejét pocsékolod anélkül, hogy elérnél bármit is. Ha túl kevés, akkor előfordulhat, hogy nincs jelen a megfelelő döntéshozó, vagy olyan résztvevő, akinek kellő információja van a meetingről.
Hány résztvevőt kell meghívni? Nincs szigorú szabály, de íme a 8-18-100 irányelv:
- A kis létszámú, maximum 8 fős meeting a döntéshez a megegyezéshez ideális
- A közepes, maximum 18 fős meeting brainstormingnál működhet
- A nagy létszámú meetingek, akár 100 fővel a széleskörű információ megosztásánál, nagy horderejű bejelentéseknél jöhetnek szóba
A résztvevők számánál fontosabb a csapat diverzitása. Ahogyan fent említettem, a workshopoknál alapszabály a minél nagyobb diverzitásra törekvés, melyet érdemes a meeting résztvevők kiválasztásnál is alkalmazni.
Vizualizáld a beszélgetést
Jól ismert kognitív korlátok miatt nem várhatod el, hogy a meeting résztvevői minden fontos adatot memorizáljanak. Ezért kell a beszélgetést – értelemszerűen adatokat, témákat és ötleteket – egységes formában megjeleníteni.
Ennek egyszerű módja, ha az infókat white boardra, stikckyre, vagy a mostani életünk fényében remote kollaborációs eszköz segítségével, például Miroba/Muralba rögzíted.
Ezzel el lehet kerülni az ellentétes interpretációkat, és
mentális energiát spórolsz azáltal, hogy a részvevőknek kevesebb adatot kell a fejükben tárolniuk.
A lezárás kritikus
A meeting egyik legfontosabb része a lezárás. Ha az experience szempontjából nézzük, akkor erre fognak legjobban emlékezni az emberek a peak-end szabály miatt.
A meeting tehát tudatos lezárást igényel, jellemzően egyébként a lezáratlan meetingek az okai annak, hogy ezeknek az eseményeknek sok esetben nincs eredményük.
Ezek a lépések lehetnek hasznosak a lezáráshoz:
- A kulcs döntések és a következő lépések megerősítése
- Megegyezés a konkrét lépések felelőseiben
- Deadlineok meghatározása az egyes lépésekhez
- Visszajelzés kérése a meetingről, például az esemény után kiküldött űrlap segítségével
Pro tip: Timeboxold a meeting feladatokat
Tapasztalataim szerint az egyik leghatékonyabb eszköze a workshopoknak a timeboxing, az egyes feladatokra meghatározott időt tervezünk és azt igyekszünk be is tartani. Ha a meeting keretei engedik érdemes elgondolkodni hasonlón, ezzel ugyanis elejét lehet venni a végtelen vitáknak: szánjatok a napirend egyes tevékenységeire meghatározott időt és tartástok be ezt az ütemtervet.
Ez a megközelítés arra kényszeríti a csapatot, hogy hatékonyabban gondolkodjon, és elkerülje az ismétlődő vitákat.
Életünk során, hacsak nem fizikai munkával keressük a kenyerünket, jelentős számú meetingen kell a munkánk kapcsán résztvennünk. Bár a workshop egy sokkal eredményesebb módszertan a csapatmunkához, néhány alapelemének átvételével és alkalmazásával sokat javíthatunk a hagyományos meetingeken is.
Boros Norbert,
Business Designer
Az írás eredetileg az
Innovation Design oldalon jelent meg, a szerző hozzájárulásával közöltük.
