Ha a hegy nem megy Mohamedhez… Akkor vigyük el a konferenciát/meetinget a résztvevőkhöz mi. Adunk néhány tippet a hogyanra is.
A koronavírus-pánik miatt egyre több csoportos összejövetelt igénylő rendezvényt mondanak le, cégeken belül törlik a meetingeket, előnyben részesítik a home office-t, tréningeket, csapatépítő eseményeket húznak le – ezek mögött sokszor már nem is a félelem, hanem anyagi megfontolások (költségcsökkentés) állnak.
De a kommunikáció és az élet nem állhat meg! Különösen azért nem, mert ezek nélkül az események nélkül a negatív gazdasági spirál még gyorsabban pörög majd. Míg visszatérünk a rendes kerékvágásba, addig is szükség van arra, hogy a dolgozókkal, partnerekkel információt cseréljünk, tanítsuk őket, élményt adjunk nekik – és ehhez néha már nem elég egy szimpla telefon. Olyan is van, amikor a rendezvényt, oktatást, előadást mégiscsak el kell juttatni valahogy a célközönséghez, ha másért nem, azért, mert már ki van fizetve, és azért, mert a bajban is tartani kell a lelket és lelkesedést a dolgozókban. Sőt, talán akkor kell igazán! Ilyenkor a legjobb, ha nem hozzánk jönnek, hanem mi „megyünk” proaktív gondolkodással és némi technológiai kreativitással a lemondások elébe.
Eljött
tehát a webináriumok, live stream-ek, online-staff meetingek ideje.
A vírus következtében
felértékelődni látszanak a vlog-os formába öntött
oktatófilmek, az
e-learning anyagok, a 360-as és hagyományos virtuális túrák, és
az ezekhez köthető olyan digitális technológiák, melyek mind azt
erősítik, hogy az irodában, vagy az otthoni konyhaasztal mellett
ülve sem esünk ki a céges vérkeringésből. És segítenek abban
is, hogy a vírus távoztával minél gyorsabban regenerálódjon a
most megtépázott üzleti rendezvényes világ.
A 21. században egy rendezvényt meg lehet tartani résztvevők nélkül is
Pontosabban
úgy, hogy mindenki máshol van, de ugyanazt élvezi. Élő
közvetítést és élő interakciót biztosító mozgóképes
platformokat ma már könnyedén lehet találni. Nem kell ehhez sok
minden: egy már létező felület (pl. a YouTube, Facebook-live,
Zoom, Adobe Connect – utóbbi akár 1000 fő zárt regisztrációjára
is alkalmas) vagy éppen egy olyan, amit most szabunk villámgyorsan
egyedire egy honlapon, aloldalon, microsite-on, céges szerveren
belül (egy-két nap és maximum pár százezer forint már elég
lehet egy céges, brandingelt, egyedi alapplatform elkészítésére,
persze az igényektől függően).
Az élő közvetítés, vagy live streaming ma már kb. annyira mindennapos gyakorlat, mint a tízéves lányok számára a tiktok videók gyártása. A továbbfejlesztett streamelés a 360 fokos élőzés, amikor a közvetített esemény terében magunk nézhetünk szét egy joystick-gomb segítségével, vagy ha van, VR szemüveggel. (pl: Edda koncert, Aréna, 2020.03.07. 360-as live stream). Ennek kicsit összetettebb változata, amikor akár egy előadó, fellépő helyébe is képzelhetjük magunkat, és az ő szemszögéből is (körbe)nézhetünk az eseményen – ezt már bonyolultabb platformok támogatják csak, drágább is, de békeidőben is kifejezetten érdekes – pl. fesztiválokon, nagy eseményeken.
Múlt
héten több ügyfelem keresett meg, hogy segítsünk nekik bizonyos
események megtartása helyett legalább virtuálisan eljutni nagyobb
csoportokhoz. Előadók, trénerek, coach-ok, akik megrendeléseit
bizonytalan ideig elnapolták – de valahogy mégis pénzhez kell
jutniuk. Cégek, szervezetek, akik felsőbb utasításra nem
tarthatnak meg éves kick-off eseményeket, díjátadókat,
megbeszéléseket – de valahogy mégis meg kell osztaniuk
információkat bizonyos dolgozói közösségekkel – és az
emailnél kicsit izgalmasabban.
Az előbbieknek az oktatófilmek, video-tudásanyagok készítését javasoljuk. Egy nap alatt, akár egy helyszínen felvehető több előadás anyaga is – gyors, olcsó és hatékony megoldás lehet, hogy mégse egy apokaliptikus moziban kelljen élnünk az életünket a vírus ideje alatt. A minőség itt is pénztárca- és időfüggő: a legalapabb mobiltelefonos videofelvételtől a többkamerás hollywoodi csúcsminőségig mindenre van lehetőség. Ezek a filmek kiküldhetők kódolva, előfizetés útján, applikációs formában, megrendelhetők webshopból, csatolhatunk hozzájuk online teszteket, kérdőíveket, vagy interaktív chatszobát is nyithatunk.
Seattle-i
coach barátnőm szülőknek tartott
kiscsoportos workshopját online folytatta
le a múlt héten – ehhez nem kellett
más, mint egy csendes szoba, internet és egy mobiltelefon –
persze minden résztvevő oldaláról. Akár belépő is szedhető,
és hibátlanul kontrollálható a résztvevők köre.
Tény, hogy mindez nem pótolja a személyes találkozást, a felöltözöm, elindulok, ottvagyok élményét, de magát az eseményt igen. Át kell tréningeznünk az agyunkat, hozzáállásunkat a megváltozott helyzethez.
Az
e-learning már sok esetben nyújtott eddig is megoldást a céges
oktatásokban. Egyszeri költséggel kell számolni, sokszor
ismételhető, újabb és újabb belépőknek is kiadható extra
szervezési költségek nélkül, a hallgatók számára pedig
flexibilis tanulási lehetőséget biztosít – és most, amikor
sokaknak be sem kell menniük dolgozni – még idejük is több van
rá.
Ezek a filmes megoldások ráadásul a környezetvédelem frontján is segítenek, és akkor is hasznosak lehetnek, amikor már elül a veszély. Amikor a Világbank és az IMF is online szervezi a tavaszi meetingjeit, talán érdemes szélesebb körben is megtanulni ennek az újabb kommunikációs formának az elvárásait.
A
mozgóképes
közvetítésekkel másfajta előadói attitűdökre is szükség
lesz, hogy a figyelmet, izgalmat ugyanúgy fenntartsuk, mint amikor
egy térben vagyunk hallgatóinkkal. Ebben tudnak segíteni a profi
filmesek rendezői tanácsokkal, forgatási ötletekkel, hogy ne
váljanak komikus kapkodássá a szükség miatt meghozott
döntéseink, hanem hosszútávon használható megoldásként
épüljenek be ezek a mozgóképi formátumok a céges kultúrába.
És ilyenkor érdemes tanulnunk youtuberektől, infuencerektől,
celebektől – mert ők már, más területeken ugyan, de kitaposták
ennek a műfajnak az ösvényeit.
Ne sajnálják a fáradságot, kérjenek segítséget, gondolkodjanak előre, mert ami most válságkezelésnek tűnik, lehet, hogy a jövőben a business kommunikáció egyik újabb – sokkal tudatosabb – alapja lehet.
Hegyi Nóra
Kolibri Pictures
A vendégszerzők külsős szakértők, nem a Forbes szerkesztőségének tagjai, véleményük nem feltétlenül tükrözi a Forbesét.
