Most behúzzuk a drótot.

Brit tudósok ugyan nem kutatták még meg, de ha egy cégben van kávégép, az biztosan jelentősen segíti a belső információáramlást. Nagyobb cégeknél hálózatkutatást is lehet végezni, amiből kiderül, kiken keresztül jutnak el valójában a hírek a többiekhez. Várhatóan nem a felsővezetői körlevél lesz a megfejtés.

A folyosói pletykák és a munkához szükséges háttérbeszélgetés digitalizálására olyan pályázók vannak, mint a Salesforce által a közelmúltban közel 28 milliárd dollárért felvásárolt Slack vagy a Microsoft Teams. Ezekben szobákat lehet létrehozni, fájlokat megosztani, videóhívásokat indítani. Kisebb cégek viszont akár egy jól összerakott chatszobával is beérhetik. A lényeg nem a technológia, hanem az, hogy a korábban megbeszélt dolgok kereshető módon jelen legyenek valahol, és ne törje meg a munkavégzést aszinkron kommunikáció (leggyakrabban telefon- vagy videóhívás).

Nehéz követni, hogy melyik kommunikációs szoftvert épp milyen csomagokhoz kötik hozzá. Aki rendelkezik Microsoft 365 üzleti előfizetéssel, annak például a Teams biztosan ingyenes. Ráadásul a vírushelyzetre való tekintettel a cég létrehozott egy ingyen használható, csak Teamst tartalmazó csomagot is. A Slack árazása a felvásárlás előtt átlátható volt. A kisebb cégek, amelyek beérték azzal, hogy a legutolsó 10 ezer üzenetet látják, ingyen használhatták a platformot. Az első fizetős szint pedig felhasználónként 8 dollárba került.

Óvodás mondókát lehetne gyártani azoknak a módszereknek a nevéből, amelyeket az egyéni vállalkozóktól a nagyobb cégekig kitaláltak a projektek menedzselésére. Illetve egyéni szinten is vannak különböző módszerek (például Pomodoro vagy Getting Things Done), amelyek azt ígérik, hogy rendezettebbé válik a munkahelyi élet.

Az elképzelés tesztelését kockás papíron – profiknak pöttyösön, és akkor bullet journal – is el lehet kezdeni. Csak tisztázni kell, mit kell ma megcsinálni, az mennyi időt vesz igénybe, hogyan kapcsolódik a másnapi dolgokhoz vagy más kollégák által végzett munkákhoz. Ha sok a kapcsolódás, az egymás mellett futó projekt, akkor már a böngészőben futó Workflowy bevetése is indokolt lehet. A bonyolultság növekedésével pedig Trello, esetleg Jira is lehet a megoldás.

A Jira kivétel, a másik két szoftver azonban ingyenes a kisebb csapatoknak. Ha az ingyenesség határát átlépjük, akkor havi 5–7 dollárt kell felhasználónként fizetni a szolgáltatásért.

A NAV mindent megtett azért, hogy leszoktassa a magyar vállalkozókat a papír számlatömbök használatáról. Még mindig lehet számlatömböt használni, de mivel az ezzel kiállított számlákat fel kell vinni pár napon belül a NAV rendszerébe kézzel, nem sok minden szól a módszer mellett. A dupla munka csak növeli a hibázás esélyét.

A vállalkozások többségének már 2020-ban meg kellett oldania ezt a problémát. Több olyan számítógépre telepíthető számlázóprogram (például a Naturasoft vagy a RevolExpress kínál ilyeneket), vagy böngészőből, esetleg mobilappban elérhető megoldás van (ilyenek a Számlázz.hu és a Billingo), amely leveszi a vállunkról a terhet.

Ezek nem csak a számlákat állítják ki, de megfelelő beállítások mellett a NAV rendszerével is kommunikálnak. Ráadásul hozzáférést lehet adni a könyvelőnknek is, amivel további e-mailezést lehet megtakarítani. Az online számlázóknak ingyenes verziójuk is van, jellemzően az olyan fejlettebb funkciók, mint a KATA asszisztens kerülnek csupán évi 10 ezer forint körüli előfizetési díjba.

„Kedves vevőnk, múlt héten eladtunk neked egy fülhallgatót, ezen a héten ajánlunk másik nyolcat, hátha gyűjtő vagy” – aki vásárolt már bármit az Amazontól, az biztosan találkozott ilyen béna hírlevéllel. Pedig az Amazon nem szegény cég, és mérnöke is van elég, akikkel ajánlórendszert írathat.

Egy jó hírlevélhez azonban nem technológia kell – a kiküldéséhez igen, erre vannak szolgáltatók, mint például a Mailchimp –, hanem koncepció és jó szöveg. A kidolgozása úgy kezdődik, hogy keres az ember egy hírlevelet, amit elolvas, és megpróbálja megfejteni, mitől működik. Hónapok óta vett kocsit, de a kereskedés hírlevelét még mindig megnyitja álmodozni, és mert felhívják a figyelmet a szezonális karbantartásokra? Ott egy remek ötlet. A jó hírlevél elsősorban hasznos, másodsorban pedig el is ad. Esettanulmányt pedig két mobilfotóval bármilyen szakmáról lehet készíteni. Aki nem hiszi, nézzen asztalos videókat a Youtube-on.

Pár ezer levelet – szőnyegbombázás jelleggel egy csoportként kezelve az ügyfeleket – ingyen vagy zsebpénz méretű összegért is ki lehet küldeni. Ha ennél nagyobb a címlista, akkor a Mailchimp havi 10 dollárért ötvenezer címzettet is kezel, és ez a legkisebb csomagjuk.

Nem biztos, hogy minden cégnek szüksége van Facebook jelenlétre, vagy hogy az összes munkánkat be kell fotózni az Instagramra. Még akkor sem, ha amúgy csodálatos ipari csarnokot építettünk, vagy remek betonzsaluzatot szereltünk össze. Ellenpélda is akad, a japán TEPCO villamosművek Instagramja!

Arra viszont figyelni kell, hogy alapinformációkat egyszerűen meg lehessen találni a cégünkről. Hol lehet elérni minket? Meddig vagyunk nyitva? És persze mit írnak rólunk a korábbi ügyfelek? Ezekhez érdemes felvinni a céget a Google Mapsre, hetente-kéthetente megnézni, hátha kaptunk értékeléseket, kezelni a beérkező kritikákat, figyelni a Facebookot, hogy ott beszélnek-e rólunk. Ezzel még nem kezdtünk valójában digitális marketinget folytatni, de legalább már figyelünk a piacra.

Két olyan trükk is van, amivel a készpénzes fizetést – aminek a koronavírus-járvány alatt jelentősen romlott a renoméja – digitálisra lehet cserélni. Az egyik egy fizetési szolgáltató beiktatása a folyamatba. Bármelyik boltnak lehet webboltja, és bármelyik webbolt fogadhat fizetéseket, ha valamelyik bank (például CIB, OTP) vagy külső szolgáltató (például BigFish, Barion) fizetési szolgáltatását beépíti a vásárlási folyamatba. A járvány a legendásan személyes átvételt és készpénzes fizetést előnyben részesítő magyarokat is meggyőzte arról, hogy az online kártyás fizetés nem az ördögtől való.

A készpénz elkerülésének a másik formáját az azonnali utalási rendszer kínálja. A folyamatot igazán meggyorsító QR-kódos fizetés még nem elég elterjedt, de bármelyik cégnek érdemes megfontolnia, hogy azonnali utalásos fizetést is kínáljon. Kivételnek talán csak a sok kis értékű terméket értékesítő boltok számítanak. Az ilyeneknek a QR-es módszer lesz a megfelelő alternatíva.

A digitalizáció kellemetlen mellékterméke, hogy újabb adatokkal gazdagodunk, amelyekre vigyázni kell. A zsarolóvírusok, a hackerek és a hardver meghibásodásából fakadó spontán adatvesztés is ott van a veszélyforrások között. A legfontosabb annak felmérése, hogy egyáltalán mi ellen védekezünk. A hackereket például nem úgy kell elképzelni, hogy valahol egy sötét helyiségben pont a mi káefténk ellen fenekednek kapucnis pulóvert viselő fiatalok. Viszont, ha használunk népszerű webes szoftvereket (például Wordpress, WooCommerce), akkor egy olyan nagy célpontot képező csoport tagja vagyunk, amely ellen megérheti egy automatizált támadókódot kifejleszteni. Ugyanez igaz a zsarolóvírusokra is. A tönkremenő merevlemezek vagy SSD-k létezése pedig az élet ténye.

A védekezéshez – a veszélyforrások felmérése után – három megoldásra van szükség. Az első az adatokról készített biztonsági mentés. Ez alatt nem azt értjük, hogy időnként másoljuk ki a céges dokumentumokat pendrive-ra. Egy egyfős vállalkozás számára is megfizethető áron lehet profi backup szolgáltatást vásárolni.

A Backblaze legolcsóbb csomagja egy gép összes adatát menti, a legdrágább csomagja céges szintű, a hálózati meghajtók és szerverek backupolására is alkalmas. Emellett pedig szükség van tűzfalra és vírusirtóra is. Szerencsére ezeknek egy alapszintű verziója már szinte kikapcsolhatatlanul be van építve a Windowsba. A paranoiásabbak viszont a zsarolóvírusok elhárítására is alkalmas, profibb incidensjelentést készítő, vagy a céges okostelefonokra is feltelepíthető verziókat is vásárolhatnak. Iránymutatónak az Av-Test független tesztjeit ajánljuk.

Pár év alatt sokat változott, amit önmagunk azonosításáról gondolunk. Idén január elsejével pedig kötelezővé vált a netes pénzügyi tranzakciókhoz a kétfaktoros azonosítás. A módszer még nem kényelmes, de felhasználók százezrei tanulják most meg, hogy a felhasználónév és a jelszó mellett szükség lehet még egy azonosító adatra. Azok pedig, akiket nem dühít ez az extra védelmi intézkedés, több helyen beállíthatnak hasonló szintű biztonságot.

Kétlépcsős azonosítást kínál a Google, a Facebook, a Twitter is. Az előfizetős Adobe szoftvereket használók is ugyanazzal a Google Hitelesítő appal generálhatnak kódot a belépéshez, mint a fenti oldalak bármelyikéhez. Természetesen a megfizethető biztonsági mentéseket kínáló Backblaze is beállítható kétlépcsős azonosításra.

Az azonosítás nem megoldás mindenre, csak egy újabb réteg védelem. Érdemes hosszú, szolgáltatások között nem újrahasznosított jelszót használni, ami még véletlenül sem a jelszó1 vagy a password123. Ne féljünk viszont ezt eltárolni egy biztonságos – azaz jelszóval védett – jelszótároló alkalmazásba, vagy a közmondásos kockás füzetbe.

Az ügyfél akkor is ügyfél, ha éppen nem végzünk neki munkát, vagy nem adunk el neki semmit. Ha kedvező benyomást tettünk rá, könnyen lehet visszatérő partner. Ez pedig olcsóbb módja az ügyfélszerzésnek, mint a marketingtevékenység. Ügyféladatbázis építésére szolgáló, úgynevezett CRM szoftverből minden árkategóriában lehet találni. De már az is előrelépés, ha a cég egyáltalán elkezdi összeállítani a jelenlegi és potenciális partnereinek listáját. Ezeket az ügyfeleket aztán csoportokra lehet osztani, megtalálni a közös pontokat a jó kiszolgálásukban, és növelni az ügyfelek elégedettségét. A cél a hosszútávú kapcsolatok kialakítása. A CRM-ek árazása felhasználónként – nem feltétlenül kell mindenkinek hozzáférés a cégnél – 15 euró körüli áron indul, határ pedig a csillagos ég.

A CRM után következő varázsszó az ERP (vállalati erőforrástervezés), amely a cég működésének teljes digitalizálását jeleni. Az ilyen rendszerek – amelyekre a kis- és középvállalkozások többségének kevésbé van szüksége – nem csak az ügyféligényeket tartalmazzák, hanem lehetővé teszik, hogy digitális rendszerben kezeljük a cég erőforrásait is.